Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Me, THEKROLL LTD, Akathiotis 2, 7000 Meneou, Kypros, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Kyproksen tietosuojalain mukaisena rekisterinpitäjänä sitoudumme suojaamaan henkilötietojasi. Tämä tietosuojaseloste selittää verkkopalveluissamme ja SaaS-laskutusalustassamme käsiteltävien henkilötietojen tyypit, laajuuden ja tarkoituksen.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

THEKROLL LTD
Akathiotis 2, 7000 Meneou, Kypros
Yritysrekisteri: HE 456413
Sähköposti: info@docs101.com
Tietosuojayhteys: privacy@docs101.com

3. Käsiteltävien tietojen kategoriat

Jonotuslistan rekisteröityminen: Sähköpostiosoite (pakollinen), valinnaiset tiedot kuten käyttäjätyyppi, maa, suunniteltu käyttö, muistiinpanot. Oikeusperuste: Suostumus (art. 6(1)(a) GDPR).
Käyttäjätilit ja palvelun tarjoaminen: Nimi, yrityksen nimi, osoite, ALV-tunniste, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutiedot, syöttämäsi asiakastiedot. Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b) GDPR), lakisääteiset velvoitteet (art. 6(1)(c) GDPR).
Maksunkäsittely: Laskutustiedot, maksutavan tiedot (käsittelee Stripe Inc.), tapahtumahistoria. Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b) GDPR).
Dokumenttien validointi: Ladatut PDF-tiedostot käsitellään väliaikaisesti muistissa validointia varten ja poistetaan välittömästi käsittelyn jälkeen — ei pysyvää tallennusta. Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b) GDPR).
Tuki ja viestintä: Sähköpostikirjeenvaihto, tukipyynnöt, chat-viestit, palaute. Oikeusperuste: Oikeutettu etu (art. 6(1)(f) GDPR) tai suostumus.
Käyttö- ja analytiikkatiedot: Ominaisuuksien käyttötilastot, kirjautumisajat, käyttäjävuorovaikutukset (anonymisoitu mahdollisuuksien mukaan). Oikeusperuste: Oikeutettu etu (art. 6(1)(f) GDPR).
Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi ja versio, käyttöjärjestelmä, viittaava URL, istuntotiedot, virhelokit. Oikeusperuste: Oikeutettu etu (art. 6(1)(f) GDPR).

4. Käsittelyn tarkoitukset

SaaS-palveluiden tarjoaminen (laskujen luonti, dokumenttien validointi, käyttäjätilien hallinta).
Maksunkäsittely ja laskutuksen hallinta.
Asiakastuki ja viestintä (jonotuslistan kutsut, tili-ilmoitukset, tukipyynnöt).
Vero-, kirjanpito- ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (ALV-validointi, laskujen arkistointi).
Turvallisuuden valvonta, petosten estäminen ja palvelun optimointi.
Palvelun parantaminen anonymisoidun käyttöanalytiikan avulla.
Markkinointiviestintä (vain suostumuksella).

5. Oikeusperusteet ja tietojen vastaanottajat

Suostumus (art. 6(1)(a)): Markkinointiviestintä, valinnainen analytiikka

Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b)): Palvelun tarjoaminen, maksunkäsittely
Lakisääteiset velvoitteet (art. 6(1)(c)): Verosäännösten noudattaminen, laskujen säilyttäminen
Oikeutetut edut (art. 6(1)(f)): Turvallisuus, petosten estäminen, palvelun optimointi

Tietojenkäsittelijät ja vastaanottajat:

Stripe (EU-asiakkaat): Stripe Technology Europe Limited (Irlanti) maksunkäsittelyyn. Tietosuojakäytäntö: stripe.com/privacy
Amazon Web Services (AWS SES): Sähköpostin toimituspalvelu EU-Central-alueella (Frankfurt). Tietosuojakäytäntö: aws.amazon.com/privacy
Cloudflare, Inc. (R2 Object Storage): Laskujen, dokumenttien ja asiakkaan lataamien resurssien (logot) tallennus EU:n Länsi-Euroopan alueella S3-yhteensopivan API:n kautta. Data Localization Suite varmistaa, että tiedot pysyvät EU:ssa. Tietosuojakäytäntö: cloudflare.com/privacypolicy
Tunnistautumispalveluntarjoaja: Keycloak (itse ylläpidetty EU:ssa)
Hosting-palveluntarjoaja: Saksassa sijaitseva hosting GDPR-vaatimustenmukaisuudella

Kaikki tietojenkäsittelijät toimivat tietojenkäsittelysopimusten (DPA) alaisuudessa, jotka varmistavat GDPR-vaatimustenmukaisuuden. Tietoja ei myydä tai siirretä kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman nimenomaista suostumustasi.

6. Säilytysaika ja tietojen säilyttäminen

Jonotuslistatiedot: Tuotteen lanseeraukseen asti + 2 vuotta tai suostumuksen peruuttamiseen asti
Lasku- ja kirjanpitotiedot: 10 vuotta (Kyproksen verolainsäädännön vaatimukset)
Käyttäjätilin tiedot: Sopimuksen kesto + 3 vuotta mahdollisia vaatimuksia varten
Maksutiedot: Stripen säilytyskäytännön ja lakisääteisten vaatimusten mukaisesti
Tukiviestintä: 3 vuotta ratkaisun jälkeen
Tekniset lokit: Enintään 12 kuukautta
Markkinointisuostumus: Peruuttamiseen tai 3 vuoteen käyttämättömyyden jälkeen asti

Tiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeen ilmoitettuihin tarkoituksiin, ellei pidempi säilytys ole lain edellyttämää. Poistopyynnöt kunnioitetaan lain sallimissa rajoissa.

7. Oikeutesi GDPR:n nojalla

Pääsy (art. 15): Pyydä tietoja käsittelemistämme tiedoista

Oikaisu (art. 16): Korjaa epätarkat tai puutteelliset tiedot
Poisto (art. 17): Pyydä poistoa lain sallimissa rajoissa
Rajoittaminen (art. 18): Rajoita käsittelyä tietyissä olosuhteissa
Tietojen siirrettävyys (art. 20): Vastaanota tietosi jäsennellyssä muodossa
Vastustaminen (art. 21): Vastusta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
Suostumuksen peruuttaminen: Suostumukseen perustuvasta käsittelystä, tulevaisuuteen vaikuttaen

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen privacy@docs101.com. Vastaamme 30 päivän kuluessa.

8. Tietoturvatoimenpiteet

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, mukaan lukien:

Päästä päähän salaus tiedonsiirrossa (TLS/SSL)
Tietokannan salaus levossa
Kaksivaiheinen tunnistautuminen Keycloakin kautta
Säännölliset tietoturvapäivitykset ja valvonta
Pääsynhallinta ja käyttöoikeuksien hallinta
EU-pohjainen hosting GDPR-yhteensopivalla infrastruktuurilla
Säännölliset varmuuskopiot salauksella

9. Kansainväliset tiedonsiirrot

Tietoja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella tietojenkäsittelijöidemme toimesta:

Stripe: EU-asiakkaiden maksut käsittelee Stripe Technology Europe Limited (Irlanti)
AWS SES: Sähköpostipalvelut EU-Central-alueella (Frankfurt)
Cloudflare R2: Dokumenttien ja resurssien tallennus EU:ssa (Länsi-Euroopan alue, Data Localization Suite)
Hosting: Saksassa sijaitseva infrastruktuuri

Mahdolliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvat vain: Euroopan komission riittävyyspäätöksillä (art. 45 GDPR) tai asianmukaisilla suojatoimilla kuten vakiosopimuslausekkeilla (art. 46 GDPR). Nimenomaisella suostumuksellasi erityisiin siirtoihin.

10. Evästeet ja seuranta

Välttämättömät evästeet: Istunnonhallinta, tunnistautuminen, turvallisuus — ei suostumusta tarvita.

Analytiikkaevästeet: Analytiikkaan ei käytetä evästeitä.

Voit hallita evästeasetuksiasi selaimesi asetuksista. Välttämättömien evästeiden poistaminen käytöstä voi rajoittaa toiminnallisuutta.

11. Asiakastiedot ja sinun vastuusi

SaaS-alustamme käytössä voit syöttää asiakkaidesi henkilötietoja laskuihin. Tällaisten tietojen osalta toimit rekisterinpitäjänä ja olet vastuussa:

Asiakastietojesi käsittelyn laillisen perusteen varmistamisesta
Asianmukaisten tietosuojailmoitusten antamisesta asiakkaillesi
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta asiakkaillesi
Tietojen tarkkuuden ja ajantasaisuuden varmistamisesta

Toimimme tietojenkäsittelijänäsi järjestelmäämme syötettyjen asiakastietojen osalta ja käsittelemme niitä vain ohjeidesi mukaisesti.

12. Valvontaviranomainen ja valitukset

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

Kypros: Commissioner for Personal Data Protection
1 Iasonos Street, 1082 Nikosia, Kypros
Sähköposti: commissioner@dataprotection.gov.cy
Verkkosivusto: dataprotection.gov.cy

13. Tämän selosteen päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta käytäntöjemme tai lakisääteisten vaatimusten muutosten mukaisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostitse tai alustan ilmoituksella. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.

Viimeksi päivitetty: 27. maaliskuuta 2026

14. Yhteystiedot

Tätä tietosuojaselostetta tai tietosuoja-asioita koskevat kysymykset:
Sähköposti: privacy@docs101.com
Yleiset tiedustelut: info@docs101.com