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Stornorechnungen erklärt

Eine Stornorechnung (englisch: Credit Note) ist ein Dokument, das eine zuvor ausgestellte Rechnung formal aufhebt. Diese Seite erklärt, was Stornorechnungen sind, wie sie sich von ähnlichen Dokumenttypen unterscheiden, welche gesetzlichen Anforderungen dahinterstehen und wie docs101 sie ZUGFeRD-konform umsetzt.

Was ist eine Stornorechnung?​

Eine Stornorechnung hebt eine bestehende, finalisierte Rechnung vollständig auf. Sie erstellt ein neues Dokument mit denselben Positionen, jedoch mit negativen Beträgen, und macht damit die finanzielle Wirkung der Originalrechnung rückgängig. Die Originalrechnung bleibt mit dem Status Storniert im System — sie wird niemals gelöscht.

Wann wird eine Stornorechnung benötigt?

  • Eine Rechnung wurde an den falschen Kunden gesendet
  • Die berechneten Beträge, USt-Sätze oder Positionen waren fehlerhaft
  • Das zugrunde liegende Geschäft wurde nach Finalisierung der Rechnung storniert
  • Es wurde versehentlich eine doppelte Rechnung erstellt
info

Stornorechnungen sind nur für finalisierte Rechnungen erforderlich (Status Offen, Versendet oder Bezahlt). Rechnungsentwürfe können direkt storniert werden, da sie noch keine rechtsverbindliche Rechnungsnummer erhalten haben.

Abgrenzung häufig verwechselter Begriffe​

Drei Dokumenttypen werden im Rechnungswesen häufig verwechselt. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und haben verschiedene rechtliche Auswirkungen:

Stornorechnung (Credit Note)Rechnungskorrektur (Corrective Invoice)Gutschrift (Self-billed Credit Note)
ZweckHebt eine bestehende Rechnung vollständig aufKorrigiert einzelne Fehler in einer bestehenden RechnungKäufer stellt eine Rechnung im Namen des Verkäufers aus
Ausgestellt vonVerkäuferVerkäuferKäufer
BeträgeAlle Positionen negiert (negativer Gesamtbetrag)Nur korrigierte Positionen aufgeführtPositive Beträge (stellt Zahlung an Verkäufer dar)
ReferenzMuss die ursprüngliche Rechnungsnummer enthaltenMuss die ursprüngliche Rechnungsnummer enthaltenVerweist auf Bestellung oder Vertrag
Typischer AnwendungsfallFalscher Kunde, storniertes GeschäftFehler bei Einzelpreis oder MengeProvisionsabrechnungen, Konsignation
docs101-UnterstützungJa (Vollstorno)Noch nicht unterstütztNicht anwendbar
warnung

Im alltäglichen Sprachgebrauch wird „Gutschrift" häufig als Synonym für Stornorechnung oder Erstattung verwendet. Steuerrechtlich bezeichnet eine Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) jedoch speziell eine Rechnung, die der Leistungsempfänger (Käufer) im Namen des Leistenden (Verkäufer) ausstellt. Die korrekte Terminologie vermeidet Missverständnisse mit Ihrem Steuerberater und dem Finanzamt.

Rechtsgrundlage​

Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG)​

Stornorechnungen sind im rechtlichen Sinne Rechnungen. Alle Pflichtangaben, die § 14 Abs. 4 UStG für reguläre Rechnungen vorschreibt, gelten auch für Stornorechnungen:

  • Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum und Stornorechnungsnummer
  • Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
  • Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
  • Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer — dies ist eine zusätzliche Anforderung speziell für Stornorechnungen

Archivierung und Nummerierung (GoBD)​

Gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) unterliegen Stornorechnungen denselben Archivierungspflichten wie Rechnungen:

  • Stornorechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
  • Der Nummernkreis muss lückenlos und nachvollziehbar sein
  • Sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung müssen aufbewahrt werden
Eigener vs. gemeinsamer Nummernkreis

Das deutsche Steuerrecht (GoBD) erlaubt sowohl einen gemeinsamen Nummernkreis für Rechnungen und Stornorechnungen als auch separate Nummernkreise. docs101 verwendet einen eigenen Nummernkreis für Stornorechnungen, um eine klare optische Trennung zwischen Rechnungen und Stornierungen zu gewährleisten. Das Standard-Präfix ist SR (für Stornorechnung).

Wie docs101 Stornorechnungen umsetzt​

docs101 implementiert Stornorechnungen als Vollstorno — jede Position der Originalrechnung wird 1:1 aufgehoben.

Wichtige Implementierungsdetails:

  • Eigener Nummernkreis — Stornorechnungen haben eine eigene konfigurierbare Nummerierung mit Präfix, Padding, Suffix und Zurücksetzhäufigkeit. Siehe Nummerierung für die Konfiguration.
  • Vollstorno — Alle Positionen der Originalrechnung werden mit negierten Beträgen übernommen. Keine Teilstornierungen.
  • Negative Beträge im PDF — Das PDF der Stornorechnung zeigt negative Einzelpreise, negative Positionssummen und einen negativen Rechnungsbetrag.
  • Positive Beträge im ZUGFeRD-XML — Gemäß der EN-16931-Konvention werden Beträge in den strukturierten XML-Daten als positive Werte ausgedrückt. Der Dokumenttyp-Code (381) signalisiert, dass diese Beträge eine Gutschrift und keine Belastung darstellen.
  • Bidirektionale Verknüpfung — Die Originalrechnung verweist auf ihre Stornorechnung, und die Stornorechnung referenziert die ursprüngliche Rechnungsnummer. Beide Verweise sind in der Rechnungsdetailansicht sichtbar.
  • Kein Einfluss auf das Rechnungslimit — Stornorechnungen zählen in keinem Plan gegen Ihr monatliches Rechnungskontingent.

ZUGFeRD-Kompatibilität​

Stornorechnungen in docs101 sind vollständig konform mit dem ZUGFeRD-2.x-/Factur-X-Standard und bestehen die KOSiT-Validierung.

Technische Details:

FeldWertStandard
Dokumenttyp-Code381 (Credit Note)UNTDID 1001
Preceding Invoice Reference (BG-3)Ursprüngliche Rechnungsnummer + AusstellungsdatumEN 16931
PositionsbeträgePositive WerteEN-16931-Konvention für Typ 381
USt-Kategorie-CodesIdentisch zur OriginalrechnungEN 16931
ValidierungKOSiT-ValidatorXRechnung / EN-16931-Regeln

Die Preceding Invoice Reference (Business Group BG-3) enthält die ursprüngliche Rechnungsnummer und deren Ausstellungsdatum und stellt damit die formale Verknüpfung zwischen Stornorechnung und stornierter Rechnung her.