Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf häufige Fragen zu docs101 — Rechnungsstellung, Abrechnung, Funktionen und technischer Support.

Erste Schritte

Wie starte ich mit docs101?

Der Einstieg ist einfach und kostenlos:

1. Besuche docs101.com und klicke auf Registrieren
2. Erstelle ein Konto mit deiner E-Mail-Adresse
3. Vervollständige dein Firmenprofil (Name, Adresse, Steuernummer)
4. Erstelle sofort Rechnungen mit dem Free-Plan (bis zu 3 Rechnungen pro Monat)

Für den Free-Plan ist keine Kreditkarte erforderlich. Upgrade jederzeit auf den Professional-Plan für bis zu 100 Rechnungen pro Monat.

Gibt es einen kostenlosen Plan?

Ja! docs101 bietet einen Free-Plan, der dauerhaft kostenlos bleibt — ohne Haken, ohne versteckte Kosten, ohne zeitliche Begrenzung. Er ist speziell für Freelancer gedacht, die eine zuverlässige Lösung brauchen, um eigenständig Rechnungen zu schreiben. Mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat ist alles abgedeckt, was ein typischer Freelancer benötigt. Dabei kannst du unbegrenzt viele Kunden anlegen und verwalten.

Im Free-Plan enthalten:

• Bis zu 3 Rechnungen pro Monat
• Unbegrenzte Kunden
• Unbegrenzte Rechnungsvalidierungen
• Basis-Integrationen (Clockify)
• Community-Support

Deine aktuelle Nutzung ist jederzeit auf dem Dashboard und der Abonnement-Seite sichtbar, inklusive Fortschrittsbalken und dem Datum der nächsten Zurücksetzung.

Du bist auch nicht an docs101 gebunden: Über die Export-Funktion kannst du deine Daten jederzeit vollständig exportieren und problemlos zu einem anderen Anbieter wechseln. Alle Pläne vergleichen.

Welche Länder werden unterstützt?

Unser Ziel ist es, docs101 zur Rechnungsplattform für ganz Europa zu machen. Aktuell erstellt docs101 Rechnungen im ZUGFeRD/Factur-X-Format (EN 16931-konform) — und wir arbeiten aktiv daran, weitere nationale E-Rechnungssysteme zu integrieren, um jedes EU-Land abzudecken.

Hier der aktuelle Stand:

Vollständig konform — docs101 erfüllt alle inländischen B2B-E-Rechnungsanforderungen:

• Deutschland: ZUGFeRD ist ein akzeptiertes Format für die verpflichtende B2B-E-Rechnung (stufenweise 2025–2028)
• Frankreich: Factur-X ist ein akzeptiertes Format für die verpflichtende B2B-E-Rechnung (stufenweise 2026–2027)

Ohne Einschränkungen nutzbar — diese Länder haben keine B2B-E-Rechnungspflicht, PDF-Rechnungen sind vollständig legal. docs101 übertrifft das gesetzliche Minimum durch EN 16931-konforme Rechnungen:

• Zypern, Malta, Österreich, Niederlande, Irland, Tschechien, Slowakei, Schweden, Finnland, Dänemark

Auf unserer Roadmap — diese Länder haben verpflichtende E-Rechnungs- oder Steuermeldepflichten, die docs101 noch nicht integriert. Wir arbeiten an der Erweiterung:

• Italien (SDI), Rumänien (e-Factura), Polen (KSeF), Belgien, Kroatien, Lettland, Spanien
• Griechenland (myDATA-Meldepflicht), Ungarn (Echtzeit-Meldung an NAV)

B2G (Rechnungen an Behörden) wird nicht unterstützt. B2G erfordert in der gesamten EU dedizierte E-Rechnungskanäle (z.B. Peppol).

Grenzüberschreitendes B2B funktioniert überall — nationale E-Rechnungspflichten enden an der Landesgrenze, PDF ist für innergemeinschaftliche Transaktionen legal.

Alle Details finden Sie im Leitfaden Länderverfügbarkeit & E-Rechnungspflichten.

Kunden

Kann ich Kunden aus meinem bisherigen Rechnungstool importieren?

Ja! docs101 nutzt KI-gestützten Import, um Kundendaten aus CSV-, Excel (.xlsx)-, PDF- und PNG-Dateien zu extrahieren. Anders als bei herkömmlichen Tools, die manuelles Spalten-Mapping erfordern, liest die KI von docs101 deine Datei und erkennt Kundenfelder intelligent — unabhängig von Sprache, Spaltenreihenfolge oder Format. Du kannst sogar ein Foto einer Visitenkarte machen und die KI legt den Kunden für dich an.

Wenn dein bisheriges Tool (z. B. sevdesk, Lexoffice oder ähnliche) einen Kundenexport als CSV oder Excel anbietet, kannst du die Datei direkt hochladen. Zum Importieren gehe zu Kunden und klicke auf den Import-Button (Upload-Symbol).

Siehe die vollständige Anleitung: Kunden importieren.

Rechnungsstellung

Kann ich Rechnungen in verschiedenen Sprachen versenden?

Ja! docs101 unterstützt mehrsprachige Rechnungen. Die Rechnungssprache wird über die Spracheinstellung des jeweiligen Kunden gesteuert, die du unter Kunde → Allgemein → Sprache festlegst. Alle Rechnungsfelder (Bezeichnungen, AGB usw.) werden automatisch in der Sprache des Kunden erstellt.

Aktuell unterstützte Sprachen: Deutsch und Englisch.

Welche Rechnungsformate unterstützt docs101?

docs101 erstellt PDF-Rechnungen mit optionaler ZUGFeRD/Factur-X-Konformität:

• PDF: Standardformat für alle Rechnungen
• ZUGFeRD/Factur-X: EU-konformes elektronisches Rechnungsformat mit eingebetteten XML-Daten, validiert gegen den EN-16931-Standard

Alle generierten Rechnungen können mit dem integrierten PDF-Validierungstool geprüft werden. Mehr über ZUGFeRD-Konformität.

Wie füge ich einen Rabatt hinzu?

docs101 unterstützt Positions-Rabatte:

1. Füge deine Rechnungspositionen hinzu
2. Klicke in der Positionstabelle auf das Rabatt-Icon (Tag-Symbol) neben der Position
3. Wähle einen prozentualen oder Festbetrag-Rabatt und speichere
4. Positionssumme und Rechnungssumme werden automatisch aktualisiert

Rabatte erscheinen auf der gedruckten/PDF-Rechnung. Siehe die vollständige Anleitung zu Rabatten & Befreiungen.

Kann ich das Rechnungslayout anpassen?

Ja! docs101 bietet flexible Anpassung über Templates:

1. Gehe zu Templates in der Hauptnavigation
2. Wähle ein bestehendes Template oder erstelle ein neues
3. Passe Header, Footer, CSS-Styling und Layout an
4. Nutze Template-Variablen, um zu steuern, welche Daten wo erscheinen
5. Speichere dein Template und verwende es für neue Rechnungen

Siehe die Template-Anpassungsanleitung für Details.

Was ist Skonto (Frühzahlungsrabatt)?

Skonto ermöglicht es Ihnen, Kunden einen reduzierten Rechnungsbetrag anzubieten, wenn sie vor dem regulären Fälligkeitsdatum zahlen. Sie können bis zu drei Rabattstufen auf jede Zahlungsbedingung vom Typ "Tage nach Rechnungsdatum" konfigurieren — zum Beispiel 3% bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 2% innerhalb von 14 Tagen oder 1% innerhalb von 21 Tagen. docs101 berechnet automatisch die konkreten Rabattbeträge und Fristen für jede Rechnung.

Siehe die vollständige Anleitung: Zahlungsbedingungen > Skonto.

Kann ich eine Rechnung für eine bereits erhaltene Zahlung erstellen?

Ja! Verwenden Sie die Zahlungsbedingung „Bereits bezahlt" beim Erstellen einer Rechnung. Wählen Sie die Zahlungsart (z. B. Kreditkarte), wählen Sie „Bereits bezahlt" als Zahlungsbedingung und geben Sie das Datum des Zahlungseingangs ein. Die Rechnung wird direkt als „Bezahlt" finalisiert und kann als Beleg an den Kunden gesendet werden.

Dies ist nützlich für SaaS-Abonnements über Stripe, Kreditkartenkäufe oder jede Situation, in der die Zahlung vor der Rechnungsstellung eingegangen ist.

Siehe Zahlungsbedingungen und Rechnung erstellen & versenden für Details.

Kann ich eine bereits versendete oder bezahlte Rechnung erneut senden?

Ja. Sie können Rechnungen aus jedem Status außer Entwurf und Storniert erneut versenden. Wenn ein Kunde die ursprüngliche E-Mail nicht erhalten hat oder eine Kopie benötigt, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf „Erneut senden". Der Rechnungsstatus wird durch das erneute Senden nicht beeinflusst.

Siehe Rechnung erstellen & versenden für Details.

Compliance

Ist docs101 ZUGFeRD-konform?

Ja! docs101 unterstützt ZUGFeRD/Factur-X vollständig:

• Rechnungen enthalten eingebettete XML-Daten nach dem ZUGFeRD-Standard
• Generierte Rechnungen werden gegen den EN-16931-Standard mittels KOSiT-Validierung geprüft
• PDF/A-Konformität wird automatisch überprüft

Du kannst auch das kostenlose PDF-Validierungstool nutzen, um beliebige ZUGFeRD/Factur-X PDFs zu prüfen — ganz ohne Konto.

Mehr über ZUGFeRD und wie es funktioniert.

Brauche ich ZUGFeRD für meine Rechnungen?

Das hängt davon ab, wo dein Unternehmen sitzt und wem du Rechnungen stellst:

• Deutschland: Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. ZUGFeRD und XRechnung sind akzeptierte Formate.
• Frankreich: Ab September 2026 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; große und mittlere Unternehmen müssen sie ausstellen. Bis September 2027 gilt dies für alle Unternehmen einschließlich Kleinstunternehmen. Factur-X ist ein akzeptiertes Format.
• Viele andere EU-Länder (Zypern, Malta, Österreich, Niederlande, Irland, Tschechien, Slowakei, Skandinavien): Keine B2B-E-Rechnungspflicht. Ein PDF reicht rechtlich aus — aber ZUGFeRD ermöglicht deinen Kunden automatische Verarbeitung.
• Länder mit nationalen Pflichten (Italien, Rumänien, Polen, Belgien, Kroatien, Lettland, Spanien): Diese erfordern eigene nationale E-Rechnungssysteme (z.B. SDI, KSeF, e-Factura). ZUGFeRD allein reicht dort nicht aus.
• Grenzüberschreitendes B2B: Nationale E-Rechnungspflichten enden an der Landesgrenze. Für innergemeinschaftliche Rechnungen ist PDF legal, unabhängig vom Land des Empfängers.

Die ViDA-Initiative der EU (VAT in the Digital Age) wird EN 16931-konforme E-Rechnungen (der Standard hinter ZUGFeRD) für grenzüberschreitendes B2B EU-weit verpflichtend machen, voraussichtlich ab 2030.

Fazit: docs101 erstellt bei jeder Rechnung automatisch ZUGFeRD/Factur-X. Du bist in Deutschland und Frankreich konform, übertriffst die Anforderungen in Ländern ohne Pflicht und nutzt bereits das Format, das ViDA EU-weit vorschreiben wird.

Siehe den Länderverfügbarkeit-Leitfaden für die vollständige Übersicht.

Wie funktioniert die USt-ID-Validierung?

docs101 validiert EU-USt-IDs automatisch über den VIES-Dienst (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) — kein manueller Button nötig:

1. Beim Öffnen der Kundendetailseite oder bei der Kundenauswahl auf einer Rechnung prüft docs101, ob ein gecachtes VIES-Ergebnis vorliegt
2. Falls kein gültiger Cache verfügbar ist, wird automatisch eine Hintergrund-VIES-Abfrage ausgelöst
3. Gültige Ergebnisse werden 30 Tage gecacht, ungültige 24 Stunden
4. Wenn VIES nicht erreichbar ist, wiederholt docs101 die Abfrage automatisch im Hintergrund bis eine Antwort eingeht
5. Beim Finalisieren einer Rechnung mit ungültiger USt-IdNr. muss ausdrücklich bestätigt werden, dass fortgefahren werden soll

Mehr zur USt-IdNr.-Validierung und VIES.

Kann ich eine Rechnung finalisieren, wenn die USt-IdNr. ungültig ist?

Ja, aber mit ausdrücklicher Bestätigung. Wenn die USt-IdNr. des Kunden ungültig ist, wird der Bestätigen & Finalisieren-Button deaktiviert, bis die Bestätigungs-Checkbox aktiviert wird: „Ich bestätige, dass ich diese Rechnung trotz der ungültigen USt-IdNr. finalisieren möchte." Diese Bestätigung wird im Audit-Log für Compliance-Zwecke protokolliert. Beachten Sie, dass Reverse Charge (0% USt) bei ungültiger USt-IdNr. nicht angewendet werden kann — es gelten die regulären Steuersätze.

Was passiert, wenn der VIES-Dienst nicht erreichbar ist?

docs101 behandelt VIES-Ausfälle automatisch. Wenn der EU-VIES-Dienst vorübergehend nicht verfügbar ist, wird ein Hintergrund-Wiederholungsauftrag erstellt, der die Validierung mit steigenden Verzögerungen versucht (beginnend bei 1 Minute, bis zu 60 Minuten zwischen den Versuchen). Die USt-Status-Karte zeigt den Status „Wiederholung" mit einem Spinner. Sobald VIES antwortet, aktualisiert sich der Status automatisch — kein manuelles Eingreifen nötig. Sie können Rechnungen weiterhin finalisieren, während die Prüfung aussteht; ein Informationshinweis erscheint in der Finalisierungs-Checkliste.

Was ist Reverse Charge?

Reverse Charge ist ein EU-USt-Mechanismus:

• Was es ist: Der Käufer (nicht der Verkäufer) schuldet die Umsatzsteuer
• Wann es gilt: B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten
• Wie docs101 es handhabt: Wenn ein Kunde eine gültige EU-USt-ID aus einem anderen Land hat, kann Reverse Charge auf die Rechnung angewendet werden
• Auf der Rechnung: Ein Reverse-Charge-Hinweis erscheint anstelle der Umsatzsteuer

Beispiel: Du bist Freelancer in Deutschland und stellst einem Unternehmen in Frankreich eine Rechnung. Deren gültige französische USt-ID qualifiziert die Transaktion für Reverse Charge — du stellst also ohne USt in Rechnung.

Mehr zum Reverse-Charge-Verfahren.

Wo finde ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und wie lade ich ihn herunter?

Der AVV ist Teil deiner Nutzungsvereinbarung — du hast ihm bei der Kontoerstellung zugestimmt. Den vollständigen Text findest du unter docs101.com/dpa. Um ein personalisiertes PDF mit deinen Firmendaten herunterzuladen, gehe zu Settings > Legal und klicke auf Generate & Download DPA. Voraussetzung ist, dass deine Firmendaten (Firmenname, Adresse, Geschäftsführer und E-Mail) unter Business Settings > Details vollständig ausgefüllt sind. Weitere Informationen im AVV-Leitfaden.

Technisches

Wie werden meine Daten gespeichert und gesichert?

docs101 nimmt Sicherheit ernst:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (HTTPS/TLS)
• Authentifizierung: Single Sign-On via Keycloak mit sicherer Sitzungsverwaltung
• Sensible Daten: API-Schlüssel und Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert
• Infrastruktur: Gehostet in EU-Rechenzentren
• DSGVO: Vollständig DSGVO-konform

Siehe Account-Sicherheit für mehr Details.

Kann ich meine Daten exportieren?

Ja. docs101 bietet eine Paket-Export-Funktion:

1. Gehe zu Exporte in der Hauptnavigation
2. Wähle einen Zeitraum
3. Das System erstellt eine ZIP-Datei mit:
   • Allen Rechnungs-PDFs aus dem gewählten Zeitraum
   • Einer Sachkonten-CSV-Datei (Buchhaltungsdaten)
   • Einer Kunden-/Lieferanten-CSV-Datei

Dieser Export ist für die Übergabe an deinen Steuerberater konzipiert. Siehe Buchhaltungs-Export für Details.

Welche Browser werden unterstützt?

docs101 funktioniert in allen modernen Browsern:

• Chrome (letzte 2 Versionen)
• Firefox (letzte 2 Versionen)
• Safari (letzte 2 Versionen)
• Edge (letzte 2 Versionen)

Für die beste Erfahrung halte deinen Browser aktuell.

Abrechnung

Wie upgrade ich meinen Plan?

Das Upgrade geht schnell:

1. Gehe zu Administration und öffne den Bereich Abonnement
2. Klicke auf Upgrade
3. Wähle deinen Abrechnungszeitraum: Monatlich oder Jährlich
4. Du wirst zur sicheren Stripe-Checkout-Seite weitergeleitet
5. Gib deine Zahlungsdaten ein und bestätige

Dein neuer Plan ist sofort aktiv. Mehr zu Plänen und Preisen.

Kann ich mein Abonnement jederzeit kündigen?

Ja, du kannst jederzeit kündigen:

1. Gehe zu Konto > Abonnement
2. Klicke auf Abonnement kündigen
3. Bestätige die Kündigung
4. Dein Konto wechselt nach Ende des Abrechnungszeitraums zum Free-Plan
5. Du behältst vollen Zugriff bis dahin

Mehr zu Abonnement & Abrechnung.

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

docs101 nutzt Stripe für die sichere Zahlungsabwicklung. Alle gängigen Zahlungsmethoden wie Kreditkarte werden in der Regel angeboten. Die genauen Optionen können je nach Standort variieren.

USt & Steuer-Behandlungen

Kann ich mehrere verschiedene USt-Befreiungsgründe auf einer Rechnung verwenden?

Nein. Das System unterstützt genau einen Befreiungsgrund pro USt-Kategorie-Code pro Rechnung. Alle steuerbefreiten Positionen auf einer Rechnung teilen sich denselben Befreiungsgrund und werden in einer einzigen Aufschlüsselungszeile zusammengefasst.

Warum kann ich keine Steuer-Behandlung auswählen, wenn der Kleinunternehmer-Schalter aktiv ist?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ist ein Merkmal auf Verkäuferebene, keine Auswahl pro Position. Wenn die Kleinunternehmerregelung in Ihrem Unternehmen aktiviert ist, wird allen Positionen auf allen Rechnungen automatisch die Behandlung „Kleinunternehmer" zugewiesen (0% USt, Kategorie E). Das Dropdown ist gesperrt, da die Kombination von Kleinunternehmer-Positionen mit regulären USt-Positionen auf derselben Rechnung nicht zulässig ist. Um eine andere Steuer-Behandlung zu verwenden, muss der Schalter auf Unternehmensebene zuerst deaktiviert werden.

Kann ich „Nicht umsatzsteuerpflichtig" mit anderen Steuer-Behandlungen auf derselben Rechnung kombinieren?

Ja. „Nicht umsatzsteuerpflichtig" (USt-Code O) kann frei mit jeder anderen Steuer-Behandlung auf derselben Rechnung kombiniert werden. Zum Beispiel können eine Softwarelizenz für einen Schweizer Kunden (Nicht steuerbar) und eine inländische Buchlieferung (7% USt) auf derselben Rechnung erscheinen. Die Aufschlüsselung zeigt separate Zeilen für jede Kombination. Hinweis: Dies gilt nicht für die „Kleinunternehmer"-Behandlung — siehe oben.

Meine Rechnung hat nur einen Steuersatz. Erscheint trotzdem eine USt-Aufschlüsselung?

Ja. Die Aufschlüsselung wird immer erstellt, auch bei nur einem Steuersatz. Sie zeigt dann eine Zeile (z. B. „Netto (19% USt)") mit den kumulierten Beträgen. So bleibt die Darstellung bei Ein- und Mehrfach-Steuersätzen einheitlich.

DATEV-Export

Was ist der DATEV-Export?

Der DATEV-Export erzeugt Dateien im EXTF-Format, die Ihr deutscher Steuerberater direkt in die DATEV-Software importieren kann. Er umfasst Buchungseinträge (Buchungsstapel), Kunden-Stammdaten (Debitoren-Stammdaten) und Rechnungs-PDFs mit Metadaten. Dies eliminiert manuelle Dateneingabe und reduziert Fehler. Siehe unseren DATEV-Export-Leitfaden für Einrichtungsanweisungen.

Warum ist der DATEV-Tab nicht sichtbar?

Der DATEV-Export-Tab wird nur für Unternehmen angezeigt, die in Deutschland registriert sind (Ländercode DE). Überprüfen Sie Ihre Unternehmenseinstellungen unter Administration, ob Ihr Ländercode korrekt gesetzt ist.

Was passiert, wenn mein Export mehrere Jahre umfasst?

DATEV erfordert, dass alle Buchungen in einer Datei zum selben Wirtschaftsjahr gehören. Wenn Ihr Zeitraum einen Jahreswechsel überschreitet (z.B. Dezember 2024 bis Januar 2025), teilt docs101 den Export automatisch in separate ZIP-Dateien auf — eine pro Jahr. Sie sehen einzelne Download-Links für jeden Teil.

Noch Fragen?

Deine Frage war nicht dabei? Wir helfen gerne:

• E-Mail-Support: support@docs101.com