Rechnungs- & Kundennummerierung

Überblick

Die Nummerierungseinstellungen steuern, wie Ihre Rechnungen und Kunden nummeriert werden. Ordnungsgemäße Nummerierung ist für die rechtliche Compliance und Buchhaltungsgenauigkeit erforderlich.

Zugriff auf Nummerierungseinstellungen

1. Gehen Sie zu Geschäftseinstellungen > Nummerierung
2. Konfigurieren Sie separate Einstellungen für Rechnungen und Kunden

Änderungen werden automatisch gespeichert, während Sie tippen.

Rechnungsnummerierung

Komponenten von Rechnungsnummern

Jede Rechnungsnummer besteht aus drei Teilen:

• Präfix (optional) — Text vor der fortlaufenden Nummer
• Fortlaufende Nummer — Der automatisch inkrementierende Zähler
• Suffix (optional) — Text nach der fortlaufenden Nummer

Konfigurationsoptionen

Präfix

• Optionaler Text, der jede Rechnungsnummer einleitet
• Unterstützt dynamische Platzhalter (siehe unten)
• Häufige Beispiele: "RG-", "INV-", "RG-{YYYY}-"
• Lassen Sie leer für nur Nummern

Suffix

• Optionaler Text, der nach der fortlaufenden Nummer angehängt wird
• Unterstützt ebenfalls dynamische Platzhalter
• Häufige Beispiele: "-{YYYY}", "-DE"
• Lassen Sie leer für kein Suffix

Padding

• Anzahl der Ziffern im fortlaufenden Zähler, aufgefüllt mit führenden Nullen
• Bereich: 0 bis 10
• Beispiele:
  • Padding 3: "001", "002", "003"
  • Padding 4: "0001", "0002", "0099"
  • Padding 5: "00001", "00002", "00999"
• Empfohlen: 4--5 Ziffern für die meisten Unternehmen

Zählerposition

• Die aktuelle Zählerposition wird unter der Live-Vorschau angezeigt
• docs101 inkrementiert diese automatisch nach jeder Rechnung
• Sie können den Zähler über den „Edit"-Link manuell anpassen, dies sollte jedoch nur bei einer Migration von einem anderen System erfolgen

warnung

Das manuelle Ändern des Rechnungszählers kann Lücken in der Nummerierungsfolge verursachen. Lücken in Rechnungsnummern können bei Steuerprüfungen Fragen aufwerfen. Passen Sie den Zähler nur an, wenn Sie von einem anderen Rechnungssystem migrieren und eine bestehende Sequenz fortsetzen müssen.

Zurücksetzhäufigkeit

• Wie oft der fortlaufende Zähler auf 1 zurückgesetzt wird:
  • Keine — Nummern werden unbegrenzt inkrementiert (1, 2, 3, ...)
  • Täglich — Zurücksetzen am Beginn jedes Tages
  • Monatlich — Zurücksetzen am ersten Tag jedes Monats
  • Jährlich — Zurücksetzen am 1. Januar jedes Jahres
• Am häufigsten: Jährlich (entspricht dem Kalenderjahr in europäischer Praxis)

Dynamische Platzhalter

Sie können folgende Platzhalter in den Feldern Präfix und Suffix verwenden. Sie werden beim Erstellen einer Rechnung automatisch durch die aktuellen Datumswerte ersetzt:

Platzhalter	Beschreibung	Beispiel
{YYYY}	Vierstelliges Jahr	2026
{YY}	Zweistelliges Jahr	26
{MM}	Zweistelliger Monat	03
{DD}	Zweistelliger Tag	15

tipp

Die Verwendung von Platzhaltern wie {YYYY} oder {YY} in Ihrem Präfix oder Suffix bedeutet, dass sich das Jahr automatisch aktualisiert. Sie müssen das Präfix nicht jedes Jahr im Januar manuell ändern.

Live-Vorschau

Während Sie die Nummerierungseinstellungen konfigurieren, wird unterhalb der Formularfelder automatisch eine Live-Vorschau aktualisiert. Diese zeigt Ihnen genau, wie die nächste Rechnungsnummer basierend auf Ihren aktuellen Einstellungen aussehen wird.

Beispiele

Beispiel 1: Deutsches Unternehmen mit jährlichem Zurücksetzen und Jahres-Platzhalter

Präfix: "RG-{YYYY}-"
Padding: 4
Zurücksetzhäufigkeit: Jährlich
Suffix: (leer)

Ergebnisse: "RG-2026-0001", "RG-2026-0002", ... und am 1. Januar 2027: "RG-2027-0001"

Beispiel 2: Monatliches Zurücksetzen mit Monats-Platzhalter

Präfix: "RG-{YYYY}{MM}-"
Padding: 3
Zurücksetzhäufigkeit: Monatlich
Suffix: (leer)

Ergebnisse: "RG-202603-001", "RG-202603-002", ... und im April: "RG-202604-001"

Beispiel 3: Einfache fortlaufende Nummerierung

Präfix: (leer)
Padding: 5
Zurücksetzhäufigkeit: Keine
Suffix: (leer)

Ergebnisse: "00001", "00002", "00003", ...

Beispiel 4: Kurzjahr im Präfix

Präfix: "RG-{YY}-"
Padding: 4
Zurücksetzhäufigkeit: Jährlich
Suffix: (leer)

Ergebnisse: "RG-26-0001", "RG-26-0002", ...

Beispiel 5: Jahr im Suffix

Präfix: "RG-"
Padding: 4
Zurücksetzhäufigkeit: Jährlich
Suffix: "-{YYYY}"

Ergebnisse: "RG-0001-2026", "RG-0002-2026", ...

Kundennummerierung

Die Kundennummerierung funktioniert ähnlich wie die Rechnungsnummerierung, mit einem wesentlichen Unterschied: Kundennummern können nicht zurückgesetzt werden. Sie werden immer fortlaufend inkrementiert.

Konfigurationsoptionen:

• Präfix — z. B. "K-", "CUST-" (unterstützt dieselben Platzhalter)
• Padding — Anzahl der Ziffern (0--10)
• Zählerposition — Der aktuelle Zähler, anpassbar über den „Edit"-Link
• Suffix — Optionaler Text nach der Nummer

docs101 weist automatisch eine Kundennummer zu, wenn Sie einen neuen Kunden erstellen.

info

Anders als bei der Rechnungsnummerierung gibt es bei der Kundennummerierung keine Zurücksetzhäufigkeit. Kundennummern werden immer fortlaufend inkrementiert, ohne zurückgesetzt zu werden.

Gesetzliche Anforderungen

Die Pflicht zur fortlaufenden, eindeutigen Rechnungsnummerierung basiert auf der EU-Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (2006/112/EG, Artikel 226) und gilt daher grundsätzlich EU-weit. Einzelne Länder haben jedoch eigene Regeln — insbesondere beim Umgang mit Fehlern und Stornierungen.

Deutschland

• Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG)
• Nummern können aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen
• Das Zurücksetzen des Zählers zum Jahreswechsel ist zulässig und gängige Praxis (z. B. RG-2025-0001, RG-2026-0001) — das Jahrespräfix stellt die Einmaligkeit sicher
• „Fortlaufend" bedeutet eindeutig und nachvollziehbar, nicht zwingend lückenlos. Deutsche Gerichte (FG Köln, BFH) haben bestätigt, dass keine gesetzliche Pflicht zur lückenlos fortlaufenden Nummerierung besteht. Allerdings können unerklärte Lücken bei Betriebsprüfungen Fragen aufwerfen und zu zusätzlicher Prüfung führen. Best Practice ist daher, Lücken wo möglich zu vermeiden
• Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, darf sie nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen muss eine Stornorechnung erstellt werden, die sich auf die ursprüngliche Nummer bezieht. Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt im System bestehen — nur ihr Wert wird storniert

Frankreich

• Fortlaufende und eindeutige Nummerierung ist streng vorgeschrieben (Code général des impôts)
• Frankreich ist hier besonders streng aufgrund des Anti-Betrugs-Gesetzes (Loi Anti-Fraude TVA): Rechnungssoftware darf es technisch nicht zulassen, dass Rechnungen gelöscht oder Lücken in der Nummerierung erzeugt werden
• Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, darf sie nicht gelöscht werden. Es muss zwingend eine Gutschrift (Avoir) erstellt werden, um die ursprüngliche Rechnung zu neutralisieren. Die Nummernfolge muss jederzeit vollständig und lückenlos bleiben

Andere EU-Länder

• Die gleichen Grundprinzipien — fortlaufend und einmalig — gelten EU-weit auf Basis der Mehrwertsteuer-Richtlinie
• Jährliches Zurücksetzen ist EU-weit gängig und akzeptiert, solange ein Präfix (wie das Jahr) die Einmaligkeit gewährleistet
• Einige Länder wie Italien, Polen oder Rumänien haben eigene E-Invoicing-Plattformen eingeführt, bei denen Rechnungen erst durch die Steuerbehörde validiert werden müssen, bevor sie als gültig gelten
• Konsultieren Sie Ihre lokale Steuerbehörde oder Ihren Steuerberater für länderspezifische Regeln

Best Practices

1. Format planen — Entscheiden Sie Ihr Nummerierungsformat vor der Rechnungserstellung (spätere Änderungen betreffen nur zukünftige Rechnungen)
2. Jährliches Zurücksetzen verwenden — In Europa passt das jährliche Zurücksetzen zu Kalenderanforderungen
3. Platzhalter verwenden — Verwenden Sie {YYYY} oder {YY} in Ihrem Präfix oder Suffix, damit sich das Jahr automatisch aktualisiert
4. Von 1 starten — Beginnen Sie mit "001" oder "0001" für einen sauberen Start
5. Lücken vermeiden — Überspringen Sie keine Nummern; Lücken werfen Compliance-Fragen auf
6. Format dokumentieren — Schreiben Sie Ihr Format für Ihren Buchhalter auf

Änderung des Nummerierungsschemas

Sie können das Nummerierungsschema jederzeit ändern:

1. Gehen Sie zu Geschäftseinstellungen > Nummerierung
2. Aktualisieren Sie die Einstellungen (Präfix, Suffix, Padding, Zurücksetzhäufigkeit)
3. Änderungen werden automatisch gespeichert

info

Nur zukünftige Rechnungen verwenden das neue Format. Bestehende Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Nummern.

Migration von anderen Systemen

Wenn Sie von einem anderen Rechnungstool migrieren:

1. Notieren Sie Ihre letzte Rechnungsnummer — z. B. "RG-2025-0500"
2. Setzen Sie den Zähler entsprechend — Klicken Sie auf „Edit" neben der Zählerposition und geben Sie die nächste Nummer ein (z. B. "501")
3. Stimmen Sie mit Ihrem alten Nummerierungsformat überein — Verwenden Sie dasselbe Präfix, Suffix und Padding
4. Behalten Sie alte Systemdaten — Bewahren Sie Sicherungen von Rechnungen aus Ihrem vorherigen System auf

---

Weiter: Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen für die Rechnungszustellung.