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DATEV-EXTF-Format

DATEV ist das dominierende Buchhaltungssoftware-Ökosystem in Deutschland, genutzt von über 40.000 Steuerberatungskanzleien und deren Mandanten. docs101 exportiert Ihre Rechnungsdaten im EXTF-Format (Extended Text Format), das DATEV-Anwendungen direkt importieren können.

Was ist DATEV?​

DATEV eG ist eine deutsche Genossenschaft, die Software und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und deren Mandanten anbietet. Die meisten deutschen Steuerberater nutzen DATEV zur Verwaltung der Buchhaltung ihrer Mandanten. Durch den Export aus docs101 im nativen DATEV-Format entfällt die manuelle Dateneingabe und Fehler werden reduziert.

Das EXTF-Format​

EXTF ist DATEVs CSV-basiertes Austauschformat. Wichtige Eigenschaften:

EigenschaftWert
KodierungWindows-1252 (CP1252)
TrennzeichenSemikolon (;)
ZeilenendeCR/LF (\r\n)
TextqualifiziererAnführungszeichen (")
Version700

Eine EXTF-Datei hat drei Teile:

  1. Kopfzeile (Zeile 1) — Metadaten: Formatversion, Kategorie, Berater-/Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Datumsbereich
  2. Spaltenüberschriften (Zeile 2) — Feldnamen für die Datenzeilen
  3. Datenzeilen (Zeile 3+) — Eine Zeile pro Buchung oder Debitorendatensatz

Buchungsstapel (Kategorie 21)​

Der Buchungsstapel enthält Ihre Rechnungstransaktionen. Jede MwSt.-Zeile einer Rechnung wird zu einer Buchungszeile mit 120 Feldern, darunter:

  • Umsatz (Feld 1) — Immer positiv, mit Komma als Dezimaltrennzeichen (z.B. 119,00)
  • Soll/Haben (Feld 2) — Bezieht sich auf das Konto in Feld 7, das Erlöskonto. H (Haben) für reguläre Rechnungen, weil der Erlös im Haben gebucht wird. S (Soll) für Stornorechnungen, weil sie den Erlös stornieren. Das Debitorenkonto des Kunden in Feld 8 ist das Gegenkonto.
  • Konto (Feld 7) — Erlöskonto aus Ihrer SKR-Zuordnung
  • Gegenkonto (Feld 8) — Debitorennummer des Kunden
  • BU-Schlüssel (Feld 9) — Steuerklassifizierungscode (z.B. 9 für 19% USt)
  • Belegdatum (Feld 10) — Im TTMM-Format (z.B. 1501 für 15. Januar)
  • Belegfeld 1 (Feld 11) — Ihre Rechnungsnummer

Debitoren-Stammdaten (Kategorie 16)​

Die Debitoren-Stammdatendatei enthält Ihre Kundendatensätze mit 243 Feldern, einschließlich Name, Adresse, USt-IdNr und Debitorenkontonummer.

Kontenrahmen (SKR)​

Deutschland verwendet standardisierte Kontenrahmen. docs101 unterstützt:

  • SKR03 — Prozessgliederungsprinzip, am häufigsten bei KMU
  • SKR04 — Abschlussgliederungsprinzip, verbreitet bei größeren Unternehmen

Jeder Kontenrahmen definiert unterschiedliche Erlöskontonummern. Zum Beispiel ist das Erlöskonto für den Regelsteuersatz 8400 in SKR03, aber 4400 in SKR04.

Belegarchiv​

Zusätzlich zu den CSV-Dateien kann ein DATEV-Export ein Belegarchiv enthalten mit:

  • Rechnungs-PDFs als Belegbilder
  • Einer document.xml-Datei mit Metadaten (Rechnungsnummer, Datum), die PDFs mit Buchungen verknüpft

Jahreswechsel-Aufteilung​

DATEV erfordert, dass alle Buchungen in einer Datei zum selben Wirtschaftsjahr gehören. Wenn Ihr Exportzeitraum mehrere Kalenderjahre umfasst, teilt docs101 den Export automatisch in separate ZIP-Dateien auf — eine pro Jahr.

info

Die Jahreswechsel-Aufteilung erfolgt automatisch. Sie sehen mehrere Download-Links, wenn ein Export aufgeteilt wird.

Weiterführende Informationen​