Prepaid-Rechnungen
Eine Prepaid-Rechnung ist eine Rechnung, die für eine bereits eingegangene Zahlung erstellt wird. Im Gegensatz zu regulären Rechnungen — bei denen Sie zuerst die Rechnung senden und dann auf die Zahlung warten — dokumentieren Prepaid-Rechnungen bereits abgeschlossene Transaktionen. Sie dienen als Belege oder formale Nachweise über erfolgte Zahlungen.
docs101 unterstützt Prepaid-Rechnungen nativ. Wählen Sie die Zahlungsbedingung „Bereits bezahlt", die Zahlungsart, und die Rechnung wird direkt als „Bezahlt" finalisiert. Keine Workarounds oder manuelle Statusänderungen nötig.
Wann Prepaid-Rechnungen verwenden
Prepaid-Rechnungen sind die richtige Wahl, wenn die Zahlung vor der Rechnungserstellung eingeht:
- SaaS-Abonnements — Ihr Kunde zahlt monatlich oder jährlich über Stripe, PayPal oder einen anderen Zahlungsanbieter. Sie erstellen eine Prepaid-Rechnung nach der Belastung als formalen Beleg.
- E-Commerce-Bestellungen — Ein Kunde bezahlt per Kreditkarte beim Checkout. Die Prepaid-Rechnung dokumentiert die Transaktion für beide Seiten.
- Vorauszahlungen — Ein Kunde überweist vor Arbeitsbeginn. Die Prepaid-Rechnung bestätigt den Zahlungseingang.
- Retainer — Ein Kunde zahlt eine Retainer-Gebühr im Voraus. Die Prepaid-Rechnung dient als Zahlungsnachweis.
- Point-of-Sale-Transaktionen — Ein Kunde zahlt bar oder per Karte bei der Leistungserbringung. Die Prepaid-Rechnung wird nachträglich erstellt.
Wie Prepaid-Rechnungen in docs101 funktionieren
Status-Flow
Reguläre Rechnungen folgen dem Pfad Entwurf → Versendet → Bezahlt — Sie erstellen, versenden und warten dann auf die Zahlung. Prepaid-Rechnungen kehren die letzten beiden Schritte um:
Entwurf → Bezahlt → Versendet
- Entwurf: Sie erstellen die Rechnung, fügen Positionen hinzu und konfigurieren die Zahlungsdetails wie gewohnt
- Bezahlt: Bei der Finalisierung erkennt docs101 die Zahlungsbedingung „Bereits bezahlt" und setzt den Status direkt auf „Bezahlt", wobei „Offen" komplett übersprungen wird
- Versendet: Sie senden die Rechnung per E-Mail als Beleg. Der Status ändert sich auf „Versendet" — dies ist der Endzustand, d. h. die Rechnung ist sowohl bezahlt als auch zugestellt
Zahlungsdetails auf der Rechnung
Beim Erstellen einer Prepaid-Rechnung geben Sie an:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Zahlungsart | Wie der Kunde bezahlt hat | Kreditkarte, PayPal, Überweisung |
| Bezahlt am | Wann die Zahlung eingegangen ist | 08.04.2026 |
| Referenz | Optionale Transaktionskennung | ch_3abc123, TXN-2026-0408 |
Diese Details erscheinen im Zahlungstext auf der Rechnungs-PDF. Beispiel: „Bereits bezahlt per Kreditkarte am 08.04.2026."
ZUGFeRD-Kompatibilität
Prepaid-Rechnungen sind vollständig ZUGFeRD/Factur-X-konform. Das eingebettete XML enthält den korrekten Payment Means Type Code basierend auf der gewählten Zahlungsart (z. B. Code 48 für Kreditkarte statt dem Standard 58 für Überweisung). Dies stellt sicher, dass automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme die Zahlungsart korrekt erkennen können.
Prepaid vs. reguläre Rechnungen
| Aspekt | Reguläre Rechnung | Prepaid-Rechnung |
|---|---|---|
| Einsatzgebiet | Zahlung nach Rechnungsstellung erwartet | Zahlung bereits erhalten |
| Status-Flow | Entwurf → Versendet → Bezahlt | Entwurf → Bezahlt → Versendet |
| Zahlungsbedingung | Netto 7, Netto 30, Sofort, usw. | Bereits bezahlt |
| Finalisiert als | Offen (wartet auf Versand) | Bezahlt (wartet auf Versand als Beleg) |
| E-Mail-Zweck | Zahlungsaufforderung | Beleg / Bestätigung |
| Fälligkeitsdatum | Berechnet aus Bedingung | Gleiches Datum wie Rechnungsdatum |
| Überfälligkeits-Tracking | Ja — erscheint im Überfälligkeits-Dashboard | Nein — bei Erstellung bereits bezahlt |
Prepaid-Rechnungen vs. Proforma-Rechnungen
Eine Prepaid-Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Proforma-Rechnung. Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das vor einem Verkauf gesendet wird — sie ist keine rechtlich bindende Rechnung und dokumentiert keine abgeschlossene Transaktion. Eine Prepaid-Rechnung hingegen ist eine vollständige, rechtsgültige Rechnung, die eine bereits erfolgte Zahlung dokumentiert.
Warum das für Ihr Unternehmen wichtig ist
Die korrekte Dokumentation von Prepaid-Transaktionen ist essenziell für:
- Steuerkonformität — Jede erhaltene Zahlung benötigt eine entsprechende Rechnung für Ihre Steuerunterlagen, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgte
- Buchhalterische Genauigkeit — Prepaid-Rechnungen stellen sicher, dass Ihre Bücher das tatsächliche Zahlungsdatum und die Zahlungsart widerspiegeln, nicht nur das Rechnungserstellungsdatum
- Kundentransparenz — Das Versenden einer formalen Rechnung als Beleg gibt Ihren Kunden die Dokumentation, die sie für ihre eigene Buchhaltung benötigen
- Audit-Bereitschaft — Vollständige Rechnungsunterlagen mit Zahlungsdetails machen Prüfungen reibungsloser und schneller
Referenz-Links
- Rechnung erstellen & versenden — Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. Prepaid-Rechnungserstellung
- Zahlungsbedingungen — Die Zahlungsbedingung „Bereits bezahlt" konfigurieren
- Zahlungen verfolgen — Den Prepaid-Status-Lebenszyklus verstehen
- ZUGFeRD erklärt — Wie docs101 konforme E-Rechnungen erzeugt