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Rechnung stornieren & Stornorechnungen

Diese Anleitung behandelt drei Szenarien: das Verwerfen eines Entwurfs, der nie finalisiert wurde, das Stornieren einer finalisierten, noch unbezahlten Rechnung und das Stornieren einer Rechnung, die der Kunde bereits bezahlt hat. Der richtige Ansatz hängt vom aktuellen Status Ihrer Rechnung ab.

Wann eine Rechnung storniert werden muss​

Häufige Gründe für eine Stornierung:

  • Die Rechnung wurde an den falschen Kunden gesendet
  • Fehlerhafte Beträge, USt-Sätze oder Positionen
  • Das zugrunde liegende Geschäft wurde storniert oder rückabgewickelt
  • Es wurde versehentlich eine doppelte Rechnung erstellt

Der Ablauf unterscheidet sich danach, ob die Rechnung bereits finalisiert und ob sie bezahlt wurde.

Szenario A — Entwurf verwerfen​

Rechnungsentwürfe haben noch keine endgültige Rechnungsnummer erhalten und sind nicht rechtsverbindlich. Sie können direkt verworfen werden.

  1. Öffnen Sie die Rechnung aus der Rechnungsliste
  2. Klicken Sie auf Entwurf verwerfen
  3. Bestätigen Sie im Dialog

Der Rechnungsstatus wechselt auf Storniert. Es wird keine Stornorechnung erstellt, da die Rechnung nie finalisiert wurde.

tipp

Da Rechnungsentwürfe keine rechtliche Bindung haben, ist das Verwerfen unkompliziert und hat keinen Einfluss auf Ihren Nummernkreis.

Szenario B — Finalisierte Rechnung stornieren​

Finalisierte Rechnungen — mit Status Erstellt, Versendet oder Bezahlt — haben eine Rechnungsnummer erhalten und sind rechtsverbindliche Dokumente. Sie können nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen erstellt docs101 eine Stornorechnung, die die Originalrechnung formal aufhebt.

Schritt für Schritt​

  1. Öffnen Sie die finalisierte Rechnung aus der Rechnungsliste
  2. Klicken Sie auf Storno erstellen
  3. Prüfen Sie den Bestätigungsdialog: „Rechnung {Nummer} stornieren? Es wird eine Stornorechnung erstellt, die alle Positionen dieser Rechnung aufhebt. Die Originalrechnung wird als storniert markiert.“
  4. Bestätigen Sie, um die Stornorechnung zu erstellen

Wurde die Rechnung bereits bezahlt, enthält der Dialog eine zweite Zeile, zum Beispiel: „Diese Rechnung wurde am {Datum} bezahlt. Nach dem Storno musst du dem Kunden {Betrag} erstatten.“ Siehe Bezahlte Rechnung erstatten.

Was passiert danach​

  • Eine neue Stornorechnung wird als Entwurf erstellt, mit allen Positionen der Originalrechnung, jedoch mit negativen Beträgen
  • Der Status der Originalrechnung wechselt auf Storniert. Ein bereits erfasstes Zahlungsdatum bleibt an der Rechnung erhalten.
  • Die Originalrechnung zeigt einen Link zur Stornorechnung
  • Die Stornorechnung enthält einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer
warnung

Das Stornieren einer finalisierten Rechnung ist unwiderruflich. Sobald die Stornorechnung erstellt wurde, kann die Originalrechnung nicht mehr in ihren vorherigen Status zurückversetzt werden.

Unbezahlte und bezahlte Rechnungen​

Was Sie nach dem Erstellen der Stornorechnung tun müssen, hängt davon ab, ob der Kunde die Originalrechnung bezahlt hatte.

Unbezahlte Rechnung stornierenBezahlte Rechnung stornieren
OriginalrechnungWird StorniertWird Storniert, Zahlungsdatum bleibt erhalten
StornorechnungEntwurf, Erstellt, Versendet. Danach ist der Vorgang abgeschlossen.Entwurf, Erstellt, Versendet, Erstattet
Was Sie tunNichts weiterGeld zurückzahlen und Als erstattet markieren klicken (Datum, Zahlungsart, Referenz)
ErstattungsdatumEntfälltNicht in der Zukunft, nicht vor der ursprünglichen Zahlung, darf vor dem Datum der Stornorechnung liegen
Kunden-E-MailEntfälltOptional: Erstattungsbestätigung (Checkbox im Dialog oder später über einen eigenen Button, erneut sendbar)
Dashboard und KennzahlenOriginal und Stornorechnung tragen nichts bei, offene Beträge werden also nie negativEbenso, zusätzlich ein Hinweis auf ausstehende Erstattungen, bis die Erstattung erfasst ist

Hintergrund finden Sie unter Stornorechnungen erklärt.

Stornorechnung finalisieren und versenden​

Die neu erstellte Stornorechnung beginnt als Entwurf. Finalisierung und Versand erfolgen wie bei einer regulären Rechnung:

  1. Öffnen Sie die Stornorechnung aus der Rechnungsliste
  2. Prüfen Sie die Stornorechnung — überprüfen Sie, ob alle Positionen, Beträge und der Verweis auf die Originalrechnung korrekt sind
  3. Klicken Sie auf Rechnung finalisieren, um eine Stornorechnungsnummer zuzuweisen und das PDF zu erzeugen
  4. Klicken Sie nach der Finalisierung auf Per E-Mail senden, um die Stornorechnung zu versenden, oder auf Als versendet markieren, wenn Sie sie auf anderem Weg zugestellt haben

Das PDF der Stornorechnung enthält den Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, negative Positionsbeträge und einen negativen Gesamtbetrag — so ist klar ersichtlich, dass dieses Dokument die Originalrechnung aufhebt.

ZUGFeRD-Konformität

Stornorechnungen sind vollständig ZUGFeRD-konform. Sie verwenden den Dokumenttyp-Code 381 (Credit Note) gemäß UNTDID 1001 und enthalten die Preceding Invoice Reference (BG-3) mit Verweis auf die Originalrechnung. Das eingebettete XML wird wie bei regulären Rechnungen durch den KOSiT-Validator geprüft.

Bezahlte Rechnung erstatten​

Hatte der Kunde die stornierte Rechnung bereits bezahlt, schulden Sie ihm durch die Stornorechnung Geld. docs101 bewegt kein Geld. Das System dokumentiert die Erstattung, sobald Sie das Geld zurückgezahlt haben, damit die Stornorechnung in Ihren Unterlagen abgeschlossen ist.

  1. Finalisieren und versenden Sie die Stornorechnung wie oben beschrieben. Die Stornorechnung muss den Status Versendet haben, bevor Sie die Erstattung erfassen können.
  2. Zahlen Sie den Betrag außerhalb von docs101 an den Kunden zurück, zum Beispiel per Überweisung.
  3. Öffnen Sie die Stornorechnung und klicken Sie auf Als erstattet markieren.
  4. Prüfen oder füllen Sie im Dialog Erstattung erfassen aus:
    • Erstattungsbetrag — Der Bruttobetrag der Stornorechnung als positiver Betrag. Das Feld ist schreibgeschützt.
    • Erstattungsdatum — Pflichtfeld. Standardmäßig das heutige Datum.
    • Zahlungsart — Optional. Lassen Sie das Feld leer, erfasst docs101 Überweisung.
    • Referenz — Optional, zum Beispiel die Überweisungsreferenz.
  5. Klicken Sie auf Erstattung bestätigen.

Der Status der Stornorechnung wechselt auf Erstattet. Das Erstattungsdatum erscheint an der Stornorechnung als Erstattet am.

Regeln für das Erstattungsdatum
  • Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen.
  • Das Datum darf nicht vor der ursprünglichen Zahlung liegen.
  • Das Datum darf vor dem Datum der Stornorechnung liegen. Das deckt den Fall ab, dass Sie das Geld zurückgezahlt haben, bevor Sie die Unterlagen erstellt haben.

Statusanzeige​

Der Status-Stepper oben an einer Stornorechnung zeigt drei Schritte — Entwurf, Erstellt, Versendet —, wenn die Originalrechnung unbezahlt war. War die Originalrechnung bezahlt, kommt ein vierter Schritt Erstattet hinzu, den die Stornorechnung von Anfang an zeigt. Eine Stornorechnung mit Status Versendet, die noch auf ihre Erstattung wartet, behält den Schritt Versendet als aktiven Schritt.

Die stornierte Originalrechnung zeigt einen von zwei Hinweisen:

  • Solange die Erstattung offen ist: „Diese Rechnung wurde storniert. Die Erstattung an den Kunden steht noch aus.“
  • Nachdem Sie die Erstattung erfasst haben: „Diese Rechnung wurde storniert. Die Erstattung erfolgte am {Datum}.“

In der Rechnungsliste trägt eine erstattete Stornorechnung den Status Erstattet. Sie zählt nicht als Zahlungseingang.

Erstattungen sind Vollerstattungen

docs101 erfasst die Erstattung des vollen Betrags der Stornorechnung. Teilerstattungen werden nicht unterstützt.

Kunden informieren​

Nachdem Sie eine Erstattung erfasst haben, können Sie Ihrem Kunden eine Bestätigung per E-Mail senden. Die E-Mail ist optional, ohne Ihre Aktion wird nichts versendet.

Beim Erfassen der Erstattung senden​

Wählen Sie im Dialog Erstattung erfassen die Option Kunden per E-Mail über die Erstattung informieren. Die Checkbox ist standardmäßig deaktiviert. Darunter wird die Empfängeradresse angezeigt. Mit Erstattung bestätigen erfasst docs101 die Erstattung und versendet die E-Mail.

Später senden​

Klicken Sie an einer erstatteten Stornorechnung auf Erstattungsbestätigung senden. Ein Dialog fragt „Erstattungsbestätigung an {E-Mail} senden?“ und versendet die E-Mail nach Ihrer Bestätigung. Wurde bereits eine Bestätigung gesendet, heißt der Button Erstattungsbestätigung erneut senden. Sie können sie beliebig oft erneut senden.

Nach einem Versandversuch zeigt die linke Seite der Aktionsleiste das Ergebnis: „Erstattungsbestätigung an {E-Mail} gesendet am {Datum}“ oder „Erstattungsbestätigung konnte nicht gesendet werden“.

Was die E-Mail enthält​

  • Sprache: Die beim Kunden hinterlegte Sprache (Englisch oder Deutsch).
  • Betreff: „Erstattung zu Stornorechnung {Stornorechnungsnummer} (Rechnung {Rechnungsnummer})“, auf Englisch „Refund for credit note {credit note number} (invoice {invoice number})“.
  • Text: Der erstattete Betrag, das Erstattungsdatum sowie die Stornorechnung und die Rechnung, auf die sich die Erstattung bezieht. Haben Sie Zahlungsart oder Referenz angegeben, werden sie ebenfalls genannt.
  • Anhang: Die Stornorechnung als PDF. Das gilt auch für Kunden, die die Stornorechnung nie erhalten haben, weil Sie sie nur als versendet markiert haben.
  • Fußzeile: Ihre Firmendaten, wie bei allen Kunden-E-Mails. Siehe E-Mail-Konfiguration.

Kunden ohne E-Mail-Adresse​

Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, sind die Checkbox und der Button Erstattungsbestätigung senden deaktiviert. Im Dialog erscheint der Text „Für diesen Kunden ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt.“ an der Stelle, an der sonst der Empfänger steht. Am Button erscheint er als Tooltip. Hinterlegen Sie eine Adresse im Kundendatensatz, um sie zu aktivieren.

Eine fehlgeschlagene E-Mail macht die Erstattung nicht rückgängig

Erstattung und E-Mail sind getrennte Schritte. Kann die E-Mail nicht versendet werden, bleibt die Erstattung erfasst. docs101 zeigt „Erstattung gespeichert, E-Mail konnte nicht versendet werden“. Mit Erstattungsbestätigung senden oder Erstattungsbestätigung erneut senden versuchen Sie es erneut.

Gut zu wissen​

Kein Einfluss auf das Rechnungslimit

Stornorechnungen zählen nicht gegen Ihr monatliches Rechnungslimit. Unabhängig davon, ob Sie den Free- oder Pro-Plan nutzen — das Erstellen von Stornorechnungen reduziert Ihr verfügbares Rechnungskontingent nicht. Die Erstattungsbestätigung verbraucht ebenfalls keine Credits.

  • Eigener Nummernkreis — Stornorechnungen verwenden einen eigenen Nummernkreis mit konfigurierbarem Präfix (Standard: SR). Siehe Rechnungs-, Kunden- & Stornorechnungsnummerierung für Konfigurationsdetails.
  • Nur eine Stornierung pro Rechnung — Jede Rechnung kann nur einmal storniert werden. Wenn bereits eine Stornorechnung existiert, ist der Button Storno erstellen nicht mehr verfügbar.
  • Stornorechnungen können nicht storniert werden — Eine Stornorechnung ist ein abschließendes Korrekturdokument. Sie können keine Stornorechnung für eine andere Stornorechnung erstellen.
  • Nur Vollstorno — docs101 erstellt eine Vollstornierung, die alle Positionen 1:1 aufhebt. Teilstornierungen werden nicht unterstützt.
  • Nur Vollerstattung — Die Erstattung deckt den gesamten Betrag der Stornorechnung ab.
  • Keine Zahlungsbuchung im DATEV-Export — Der DATEV-Export enthält die Rechnung und die Stornorechnung, aber keine Buchung für die Erstattung selbst. Ihr Steuerberater sieht die Erstattung über den Bankauszug. Siehe DATEV-Export.
  • Audit-Log — Erstellen, Versenden, Erstatten und Benachrichtigen werden protokolliert. Siehe Audit-Log.