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Rechnung stornieren & Stornorechnungen

Diese Anleitung behandelt zwei Szenarien: das Stornieren eines Rechnungsentwurfs, der nie finalisiert wurde, und das Stornieren einer finalisierten Rechnung durch Erstellung einer Stornorechnung. Der richtige Ansatz hängt vom aktuellen Status Ihrer Rechnung ab.

Wann eine Rechnung storniert werden muss​

Häufige Gründe für eine Stornierung:

  • Die Rechnung wurde an den falschen Kunden gesendet
  • Fehlerhafte Beträge, USt-Sätze oder Positionen
  • Das zugrunde liegende Geschäft wurde storniert oder rückabgewickelt
  • Es wurde versehentlich eine doppelte Rechnung erstellt

Der Stornierungsprozess unterscheidet sich je nachdem, ob die Rechnung bereits finalisiert wurde.

Szenario A — Entwurf stornieren​

Rechnungsentwürfe haben noch keine endgültige Rechnungsnummer erhalten und sind nicht rechtsverbindlich. Sie können direkt storniert werden.

  1. Öffnen Sie die Rechnung aus der Rechnungsliste
  2. Klicken Sie auf Rechnung stornieren
  3. Bestätigen Sie die Stornierung im Dialog

Der Rechnungsstatus wechselt auf Storniert. Es wird keine Stornorechnung erstellt, da die Rechnung nie finalisiert wurde.

tipp

Da Rechnungsentwürfe keine rechtliche Bindung haben, ist die Stornierung unkompliziert und hat keinen Einfluss auf Ihren Nummernkreis.

Szenario B — Finalisierte Rechnung stornieren​

Finalisierte Rechnungen — mit Status Offen, Versendet oder Bezahlt — haben eine Rechnungsnummer erhalten und sind rechtsverbindliche Dokumente. Sie können nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen erstellt docs101 eine Stornorechnung, die die Originalrechnung formal aufhebt.

Schritt für Schritt​

  1. Öffnen Sie die finalisierte Rechnung aus der Rechnungsliste
  2. Klicken Sie auf Storno erstellen
  3. Prüfen Sie den Bestätigungsdialog — er zeigt die ursprüngliche Rechnungsnummer und den Gesamtbetrag
  4. Bestätigen Sie, um die Stornorechnung zu erstellen

Was passiert danach​

  • Eine neue Stornorechnung wird als Entwurf erstellt, mit allen Positionen der Originalrechnung, jedoch mit negativen Beträgen
  • Der Status der Originalrechnung wechselt auf Storniert
  • Die Originalrechnung zeigt einen Link zur Stornorechnung
  • Die Stornorechnung enthält einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer
warnung

Das Stornieren einer finalisierten Rechnung ist unwiderruflich. Sobald die Stornorechnung erstellt wurde, kann die Originalrechnung nicht mehr in ihren vorherigen Status zurückversetzt werden.

Stornorechnung finalisieren und versenden​

Die neu erstellte Stornorechnung beginnt als Entwurf. Finalisierung und Versand erfolgen wie bei einer regulären Rechnung:

  1. Öffnen Sie die Stornorechnung aus der Rechnungsliste
  2. Prüfen Sie die Stornorechnung — überprüfen Sie, ob alle Positionen, Beträge und der Verweis auf die Originalrechnung korrekt sind
  3. Klicken Sie auf Finalisieren, um eine Stornorechnungsnummer zuzuweisen und das PDF zu erzeugen
  4. Klicken Sie nach der Finalisierung auf Rechnung senden, um die Stornorechnung per E-Mail zu versenden

Das PDF der Stornorechnung enthält den Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, negative Positionsbeträge und einen negativen Gesamtbetrag — so ist klar ersichtlich, dass dieses Dokument die Originalrechnung aufhebt.

ZUGFeRD-Konformität

Stornorechnungen sind vollständig ZUGFeRD-konform. Sie verwenden den Dokumenttyp-Code 381 (Credit Note) gemäß UNTDID 1001 und enthalten die Preceding Invoice Reference (BG-3) mit Verweis auf die Originalrechnung. Das eingebettete XML wird wie bei regulären Rechnungen durch den KOSiT-Validator geprüft.

Gut zu wissen​

Kein Einfluss auf das Rechnungslimit

Stornorechnungen zählen nicht gegen Ihr monatliches Rechnungslimit. Unabhängig davon, ob Sie den Free- oder Pro-Plan nutzen — das Erstellen von Stornorechnungen reduziert Ihr verfügbares Rechnungskontingent nicht.

  • Eigener Nummernkreis — Stornorechnungen verwenden einen eigenen Nummernkreis mit konfigurierbarem Präfix (Standard: SR). Siehe Rechnungs-, Kunden- & Stornorechnungsnummerierung für Konfigurationsdetails.
  • Nur eine Stornierung pro Rechnung — Jede Rechnung kann nur einmal storniert werden. Wenn bereits eine Stornorechnung existiert, ist der Button Storno erstellen nicht mehr verfügbar.
  • Stornorechnungen können nicht storniert werden — Eine Stornorechnung ist ein abschließendes Korrekturdokument. Sie können keine Stornorechnung für eine andere Stornorechnung erstellen.
  • Nur Vollstorno — docs101 erstellt eine Vollstornierung, die alle Positionen 1:1 aufhebt. Teilstornierungen werden nicht unterstützt.