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Erste Schritte — Ihr Konto einrichten

In dieser Anleitung durchlaufen Sie die grundlegende Einrichtung, um docs101 nutzen zu können. Das dauert etwa 15 Minuten.

Schritt 1: Unternehmensprofil ausfüllen​

Ihr Unternehmensprofil bildet die Grundlage aller Rechnungen und Korrespondenz.

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Geschäftseinstellungen > Details
  2. Füllen Sie die für vollständige Rechnungen erforderlichen Felder aus:
    • Unternehmensname — Ihr offizieller Firmenname
    • Straße — Vollständige Straße und Hausnummer
    • Postleitzahl, Stadt, Land — Land aus dem Dropdown auswählen
    • Telefon / E-Mail — Kontaktdaten, die auf Rechnungen erscheinen
    • Gesetzlicher Vertreter — Dringend empfohlen; erscheint auf Rechnungen als verantwortliche Person
  3. (Optional) Logo hochladen — PNG mit transparentem Hintergrund eignet sich am besten für farbige Vorlagen
  4. Klicken Sie auf Speichern

Ihr Firmenname und Ihre Adresse erscheinen ab sofort auf allen zukünftigen Rechnungen.

Schritt 2: Geschäftsinformationen hinzufügen​

Konfigurieren Sie Ihre steuerlichen und geschäftlichen Kennungen für die Konformität.

  1. Öffnen Sie Geschäftseinstellungen > Details und suchen Sie den Abschnitt Geschäftsinformationen
  2. Wählen Sie die Option, die auf Sie zutrifft:
Regelbesteuerung — Ich weise Umsatzsteuer aus

Geben Sie Ihre USt-ID ein — Ihre europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. docs101 validiert diese automatisch über VIES. Erforderlich für B2B-Rechnungen innerhalb der EU.

Optional können Sie Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) eingeben — länderspezifisch, für die meisten EU-Unternehmen optional.

VIES-Validierung

docs101 validiert Ihre USt-ID gegen die VIES-Datenbank. Prüfen Sie das Format bei fehlgeschlagener Validierung: Ländercode + Nummer, z.B. DE123456789.

Kleinunternehmerregelung — Ich bin umsatzsteuerbefreit

Wenn Sie nach der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerbefreit sind (§ 19 UStG oder vergleichbar):

  1. Aktivieren Sie den Schalter Kleinunternehmer
  2. Das USt-ID-Feld wird automatisch geleert — Sie geben keine USt-ID ein
  3. Sie müssen mindestens eines der folgenden Felder angeben:
    • Handelsregisternummer (he_number) — z.B. HRB 12345
    • Verkäuferkennung — z.B. GLN- oder DUNS-Nummer
  4. Klicken Sie auf Speichern

Dies ist gemäß E-Rechnungsstandards (EN 16931) erforderlich, um Ihr Unternehmen ohne USt-ID eindeutig zu identifizieren.

Detaillierte Informationen zu den Steueranforderungen in Ihrem Land finden Sie unter Verwaltung > EU-Konformität.

Schritt 3: Bankkonten einrichten​

Fügen Sie Ihre Bankverbindungen hinzu, damit Kunden wissen, wohin sie überweisen sollen.

  1. Navigieren Sie zu Geschäftseinstellungen > Bankkonten
  2. Klicken Sie auf Bankkonto hinzufügen
  3. Füllen Sie Folgendes aus:
    • Kontoinhaber — Name auf dem Bankkonto
    • IBAN — Internationale Bankkontonummer (z.B. DE75 51210 80012 4512 6199)
    • BIC — Bankleitzahl (optional, aber empfohlen, z.B. TESTDE01XXX)
    • Währung — EUR, GBP, CHF usw.
    • Als Standard festlegen — Aktivieren, um dieses Konto für alle neuen Rechnungen zu verwenden
  4. Klicken Sie auf Speichern
IBAN-Validierung

docs101 validiert das IBAN-Format. Achten Sie auf korrekte Eingabe (keine Leerzeichen). Beispiel: DE75512108001245126199

Sie können mehrere Bankkonten für verschiedene Währungen oder Geschäftsbereiche anlegen. Nur eines kann als Standard markiert werden.

Schritt 4: Rechnungsnummerierung konfigurieren​

Legen Sie fest, wie Ihre Rechnungen nummeriert werden — das ist wichtig für die Konformität und Nachverfolgung.

  1. Gehen Sie zu Geschäftseinstellungen > Nummerierung
  2. Unter Rechnungsnummerierung konfigurieren Sie:
    • Präfix — Text vor der Nummer (z.B. "RG-" oder "INV-")
    • Auffüllung — Anzahl der Stellen, von 0 bis 10 (z.B. 5 für "00001", 6 für "000001")
    • Zurücksetzung — Wann die Nummerierung zurückgesetzt wird:
      • Nie — Fortlaufend ohne Zurücksetzung (empfohlen für Konformität)
      • Täglich — Setzt jeden Tag zurück
      • Monatlich — Setzt am 1. jedes Monats zurück
      • Jährlich — Setzt am 1. Januar zurück
  3. Sie können Datums-Platzhalter im Präfix verwenden:
    • {YYYY} — Vierstelliges Jahr (z.B. 2026)
    • {YY} — Zweistelliges Jahr (z.B. 26)
    • {MM} — Zweistelliger Monat (z.B. 03)
    • {DD} — Zweistelliger Tag (z.B. 15)
  4. Klicken Sie auf Speichern

Beispielkonfiguration:

  • Präfix: "RG-{YYYY}-"
  • Auffüllung: 5
  • Zurücksetzung: Jährlich
  • Ergebnis: RG-2026-00001, RG-2026-00002, usw. (setzt am 1. Januar zurück)
Rechnungsnummern sind unveränderlich

Sobald eine Rechnung erstellt ist, kann ihre Nummer nicht mehr geändert werden. Planen Sie Ihr Nummerierungsschema sorgfältig. Fortlaufende Nummerierung ist von den meisten EU-Steuerbehörden vorgeschrieben.

Für erweiterte Nummerierungseinstellungen siehe Geschäftseinstellungen > Nummerierung.

Schritt 5: E-Mail-Versand einrichten​

Konfigurieren Sie, wie Rechnungen an Ihre Kunden versendet werden.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (⚙) oben rechts im Header und wählen Sie E-Mail-Einstellungen
  2. Unter System-E-Mail konfigurieren Sie:
    • Anzeigename — Wie der Absender im Posteingang Ihrer Kunden erscheint
      • Beispiel: "Acme Corp Rechnungsstellung" oder "Buchhaltung"
    • Die Absender-E-Mail-Adresse wird von docs101 verwaltet und kann nicht geändert werden
  3. Klicken Sie auf Speichern

Test-E-Mail versenden​

Um Ihre Konfiguration zu überprüfen:

  1. Klicken Sie in den E-Mail-Einstellungen auf Test-E-Mail versenden
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
  3. Klicken Sie auf Senden
  4. Prüfen Sie Ihren Posteingang (und Spam-Ordner) auf die Test-E-Mail
  5. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um den Empfang zu bestätigen

Bestätigungs-Checkliste​

Stellen Sie sicher, dass alle Einstellungen korrekt sind:

  • Firmenname und Adresse sind ausgefüllt
  • Gesetzlicher Vertreter ist eingetragen
  • Logo ist hochgeladen (falls gewünscht)
  • USt-ID besteht die VIES-Validierung (Regelbesteuerung) — oder Kleinunternehmer-Schalter ist aktiviert mit Handelsregisternummer oder Verkäuferkennung
  • Mindestens ein Bankkonto ist konfiguriert und als Standard markiert
  • Rechnungsnummerierung ist konfiguriert (Präfix, Auffüllung, Zurücksetzung)
  • E-Mail-Anzeigename ist festgelegt
  • Test-E-Mail wurde empfangen

Nächste Schritte​

Ihr Konto ist nun einsatzbereit. Als Nächstes können Sie Ihren ersten Kunden anlegen und Ihre erste Rechnung versenden.

Für weitere Konfigurationsmöglichkeiten siehe das Verwaltungshandbuch.