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EU-Compliance in docs101

docs101 erstellt Rechnungen im ZUGFeRD/Factur-X-Format — ein hybrides PDF mit eingebettetem EN 16931-konformem XML. Diese Seite behandelt die Standards hinter diesem Format und was Sie für Ihr Unternehmen konfigurieren müssen. Eine detaillierte Aufschlüsselung der unterstützten Länder finden Sie unter Länderverfügbarkeit & E-Rechnungspflichten.

Standards und Vorschriften​

docs101 ist für die Einhaltung folgender Normen konzipiert:

  • EN 16931 — Der europäische Standard für elektronische Rechnungen, der die Struktur und den Inhalt konformer E-Rechnungen definiert. Dies ist der Standard, den ZUGFeRD/Factur-X implementiert.
  • Richtlinie 2014/55/EU — EU-Verordnung, die vorschreibt, dass alle öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen im EN 16931-konformen Format akzeptieren müssen.

Beide Standards erfordern, dass Rechnungen spezifische Datenelemente enthalten und strukturierte Formate einhalten — was docs101 automatisch über seine ZUGFeRD/Factur-X-Implementierung übernimmt.

Was docs101 automatisch übernimmt​

Wenn Sie eine Rechnung in docs101 erstellen, stellt das System automatisch sicher:

  • EN 16931-konforme XML — Die eingebettete ZUGFeRD/Factur-X-XML folgt dem EN 16931-Schema und wird über KOSiT validiert
  • Erforderliche Datenelemente — Alle Pflichtfelder sind enthalten (Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Parteieninformationen)
  • MwSt.-Kategorisierung — Positionen werden der korrekten MwSt.-Kategorie zugewiesen:
    • S — Standardsatz
    • Z — Nullsatz
    • E — Befreit (einschließlich Kleinunternehmerregelung)
    • AE — Reverse Charge
    • K — Innergemeinschaftliche Lieferung
    • G — Export (außerhalb EU)
    • O — Nicht umsatzsteuerpflichtig
  • Währungsbehandlung — Rechnungen verwenden die von Ihnen angegebene Währung mit korrekt berechneten MwSt.-Beträgen
  • Zahlungsbedingungen — Fälligkeitsdaten und Zahlungsbedingungen werden in die XML eingebettet
  • VIES-Steuernummernvalidierung — EU-Steuernummern von Kunden werden gegen die offizielle VIES-Datenbank (VAT Information Exchange System) geprüft, um deren Gültigkeit und Aktivität zu bestätigen
info

Jede von docs101 generierte Rechnung wird vor der Fertigstellung über den KOSiT-Validator gegen EN 16931 validiert. Dies stellt automatisch strukturelle und geschäftsregelkonforme Compliance sicher.

Was Sie konfigurieren müssen​

1. Firmenprofil​

Navigieren Sie zu Administration > Firmeneinrichtung und stellen Sie sicher:

  • Firmenname, Adresse und Geschäftssitz stimmen mit Ihrer offiziellen Registrierung überein
  • Umsatzsteuer-ID ist korrekt eingegeben
  • Land ist korrekt eingestellt (bestimmt Standardsteuersaetze)
  • Geschäftsführername und andere erforderliche Felder sind vollständig
  • Geschäftsregistrierungsdetails (Steuernummer, Handelsregisternummer) sind korrekt

Siehe Firmeneinrichtung für detaillierte Anweisungen.

2. MwSt.-Konfiguration​

docs101 wendet MwSt. basierend auf folgenden Faktoren an:

  • Land Ihres Unternehmens — Verschiedene Länder haben unterschiedliche Standard- und ermaessigte Saetze
  • Land des Kunden — Innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse Charge und Exporte erfordern andere Kategorisierungen
  • MwSt.-Satz des Postens — Sie weisen dies beim Erstellen von Produkten oder Rechnungen zu

Standard- und ermaessigte MwSt.-Saetze für jedes EU-Land sind in docs101 vorkonfiguriert. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen auf Genauigkeit:

  • Standardsatz (S): Der normale MwSt.-Satz Ihres Landes
  • Ermaessigte Saetze: Für spezifische Waren/Dienstleistungen (variiert je nach Land)
  • Nullsatz (Z): Für Exporte außerhalb der EU
  • Befreit (E): Für steuerbefreite Lieferungen (z.B. Finanzdienstleistungen)
  • Reverse Charge (AE): Für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Lieferungen, bei denen der Käufer die MwSt. abführt
  • Innergemeinschaftlich (K): Für Lieferungen zwischen EU-Unternehmen mit gültigen Steuernummern
  • Export (G): Für Waren, die außerhalb der EU versandt werden
warnung

Wenn Sie in mehreren EU-Ländern verkaufen, stellen Sie sicher, dass das Land jedes Kunden in seinem Profil korrekt eingestellt ist. Dies beeinflusst direkt die MwSt.-Kategorisierung auf Rechnungen.

3. Reverse Charge​

Reverse Charge gilt, wenn Sie Dienstleistungen oder Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefern und der Kunde eine gültige Umsatzsteuer-ID hat. In diesem Fall:

  • docs101 setzt die MwSt.-Kategorie auf AE (Reverse Charge)
  • Auf der Rechnung wird keine MwSt. ausgewiesen
  • Der Käufer ist für die MwSt.-Abführung in seinem Land verantwortlich
  • Die Umsatzsteuer-ID des Kunden wird über VIES validiert, um die Berechtigung zu bestätigen

docs101 übernimmt diese Kategorisierung automatisch basierend auf Verkäuferland, Käuferland und dem Status der Umsatzsteuer-ID des Käufers.

4. Bankkontodetails​

Für B2B-Rechnungen sind Bankdaten oft erforderlich. Konfigurieren Sie unter Administration > Bankkonten:

  • Legen Sie ein Standardbankkonto fest (wird auf allen Rechnungen verwendet)
  • Geben Sie IBAN, BIC, Kontoinhaber und Land ein
  • Überprüfen Sie, dass die Währung Ihrer Rechnungswährung entspricht

Siehe Bankkonten für Details.

5. Länderspezifische Anforderungen​

Eine vollständige Übersicht, welche Länder docs101 unterstützt, wo es ohne Einschränkungen funktioniert und wo nationale E-Rechnungspflichten gelten, finden Sie im Leitfaden Länderverfügbarkeit & E-Rechnungspflichten.

Wichtige länderspezifische Konfigurationshinweise:

  • Deutschland: Stellen Sie sicher, dass das USt-IdNr.-Format korrekt ist (DE gefolgt von 9 Ziffern). Rechnungen an Privatkunden erfordern Ihre Handelsregisternummer. Kleinunternehmerregelung verfügbar gemäß § 19 UStG.
  • Frankreich: Rechnungen müssen die Bestellreferenz enthalten, falls vorhanden. SIRET-Nummer (Geschäftskennzeichen) ist oft erforderlich. USt-IdNr.-Format: FR gefolgt von 11 alphanumerischen Zeichen.
  • Andere Länder: Wenden Sie sich an Ihre lokale Steuerbehörde oder Ihren Steuerberater für länderspezifische Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass Steuernummern von Kunden korrekt formatiert sind und MwSt.-Sätze den aktuellen Ländersätzen entsprechen.

6. Kleinunternehmerregelung​

Wenn Ihr Land eine MwSt.-Befreiung für kleine Unternehmen anbietet:

  1. Gehen Sie zu Administration > Firmeneinrichtung
  2. Aktivieren Sie "Kleinunternehmer", falls Sie berechtigt sind
  3. docs101 weist allen Positionen automatisch die Steuer-Behandlung „Kleinunternehmer" zu (USt-Kategorie E, 0% USt) und kennzeichnet sie als steuerbefreite Lieferungen
hinweis

Die Aktivierung der Kleinunternehmerregelung kann Kundenanforderungen beeinflussen — einige Kunden können keine Null-MwSt.-Rechnungen akzeptieren. Überprüfen Sie dies mit jedem Kunden, bevor Sie die Option aktivieren.

Validierung und Überprüfung​

Jede Rechnung in docs101 wird vor der Fertigstellung gegen EN 16931 validiert. Falls ein Problem auftritt:

  • Sie sehen eine Fehlermeldung mit Details zu fehlenden oder falschen Informationen
  • Beheben Sie das Problem im Rechnungs-Editor
  • Das System validiert erneut, wenn Sie speichern

Für zusätzliche Überprüfung:

  • Verwenden Sie das PDF-Validierungstool zur Validierung beliebiger ZUGFeRD/Factur-X-PDFs
  • Laden Sie Rechnungen herunter und überprüfen Sie sie mit externen ZUGFeRD-Validatoren
  • Teilen Sie Rechnungen mit Ihrem Steuerberater — er kann die Compliance in seiner Buchhaltungssoftware überprüfen

Compliance über die Zeit gewährleisten​

EU-Vorschriften und MwSt.-Saetze ändern sich gelegentlich. Um konform zu bleiben:

  1. MwSt.-Satzänderungen überwachen — Wenn Ihr Land MwSt.-Saetze aktualisiert, aktualisieren Sie Ihre Konfiguration in docs101
  2. Rechnungen regelmäßig überprüfen — Prüfen Sie gelegentlich Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
  3. Mit Ihrem Buchhalter arbeiten — Teilen Sie Rechnungen regelmäßig und bitten Sie um Feedback zur Compliance
  4. docs101 aktualisiert halten — Updates werden veröffentlicht, um neue Vorschriften widerzuspiegeln; halten Sie Ihr Konto aktuell

Häufige Probleme und Lösungen​

Problem: "Ungültiges Steuernummerformat"

  • Überprüfen Sie, dass Ihre Steuernummer dem Format Ihres Landes entspricht. Jedes Land hat spezifische Steuernummerformate (z.B. DE gefolgt von 9 Ziffern für Deutschland).

Problem: "Erforderliches Feld fehlt"

  • Überprüfen Sie, dass Ihr Firmenprofil und Kundenprofil vollständig sind. EN 16931 erfordert spezifische Felder wie Adresse, Geschäftskennzeichen und Steuerinformationen.

Problem: "Falsche MwSt.-Kategorie"

  • Überprüfen Sie das Land und die Steuernummer des Kunden. Innergemeinschaftliche und Exportlieferungen erfordern andere MwSt.-Kategorien als Inlandsverkaeufe.

Problem: "VIES-Validierung fehlgeschlagen"

  • Die Steuernummer des Kunden ist möglicherweise ungültig, inaktiv oder noch nicht in der VIES-Datenbank registriert. Kontaktieren Sie den Kunden, um seine Steuernummer zu bestätigen.

Ressourcen​

Weiter: Erfahren Sie, wie das PDF-Validierungstool Ihnen helfen kann, beliebige ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen zu überprüfen.