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Dashboard verstehen

Das docs101-Dashboard bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über Ihre Geschäftsentwicklung. Diese Anleitung erklärt jede KPI-Karte und wie Sie daraus geschäftliche Erkenntnisse gewinnen.

Dashboard-Layout​

Nach der Anmeldung bei docs101 zeigt das Dashboard sechs KPI-Karten und ein monatliches Leistungsdiagramm an.

KPI-Karten im Detail​

1. Gesamtrechnungen (YTD)​

Kennzahl: Anzahl der im laufenden Jahr erstellten Rechnungen

Was wird angezeigt:

  • Gesamtzahl aller Rechnungen (alle Status) vom 1. Januar bis heute
  • Umfasst Entwürfe, versendete, bezahlte und stornierte Rechnungen
  • Setzt sich am 1. Januar jedes Jahres zurück

Interpretation:

  • Steigende Zahl — Deutet auf wachsende Geschäftstätigkeit hin
  • Saisonale Trends — Vergleichen Sie das Monat-für-Monat-Wachstum
  • Basiskennzahl — Nutzen Sie sie zur Verfolgung von Kundenakquise und Transaktionsvolumen

Beispiel: "127 Rechnungen YTD" bedeutet, dass Sie seit dem 1. Januar 127 Rechnungen erstellt haben.

Rechnungsverfolgung

Klicken Sie auf die Karte, um Rechnungen nach Status zu filtern (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Storniert) und detaillierte Aufschlüsselungen zu sehen.

2. Volumen (YTD)​

Kennzahl: Netto-Gesamtumsatz im laufenden Jahr (ohne USt)

Was wird angezeigt:

  • Summe aller Rechnungszwischensummen (vor USt) vom 1. Januar bis heute
  • Umfasst Rechnungen in allen Status
  • Anzeige in Ihrer Standardwährung (standardmäßig EUR)

Interpretation:

  • Umsatzwachstum — Vergleichen Sie mit Vorjahren
  • Geschäftsentwicklung — Wachsendes Volumen deutet auf erfolgreiche Umsätze hin
  • Quartalsanalyse — Nutzen Sie die monatliche Aufschlüsselung, um Spitzenzeiten zu erkennen
  • Prognose — Hochrechnung auf Jahresumsatzziele

Beispiel: "145.350 EUR YTD" bedeutet, dass Ihr gesamter netto fakturierter Betrag in diesem Jahr bisher 145.350 EUR beträgt.

Volumen vs. Zahlungseingang

Das Volumen zeigt fakturierte Beträge, nicht tatsächlich eingegangene Zahlungen. Vergleichen Sie mit der Karte "Bezahlt", um die Einzugsquote zu sehen.

3. Bezahlt​

Kennzahl: Anzahl der bezahlten Rechnungen

Was wird angezeigt:

  • Anzahl der als "Bezahlt" markierten Rechnungen
  • Unterscheidet nicht nach Betrag oder Zahlungsdatum
  • Zählt nur explizit als bezahlt markierte Rechnungen

Interpretation:

  • Einzugsquote — Dividieren Sie durch "Gesamtrechnungen" für das Zahlungsverhältnis
    • Beispiel: 95 bezahlt / 127 gesamt = 75% Einzugsquote
  • Kundenzuverlässigkeit — Hoher Anteil bezahlter Rechnungen deutet auf zuverlässige Kunden hin
  • Cashflow — Mehr bezahlte Rechnungen = besserer Cashflow

Beispiel: "95 bezahlt" bei "127 Gesamtrechnungen" = 75% Zahlungsquote

Rechnungen als bezahlt markieren

Vergessen Sie nicht, Rechnungen als bezahlt zu markieren, wenn die Zahlung eingegangen ist. Die KPI wird in Echtzeit aktualisiert.

4. Offen​

Kennzahl: Anzahl unbezahlter Rechnungen

Was wird angezeigt:

  • Anzahl der Rechnungen mit Status "Versendet" (noch nicht bezahlt oder storniert)
  • Umfasst keine Entwürfe oder stornierten Rechnungen
  • Zeigt Ihre offenen Forderungen

Interpretation:

  • Ausstehende Forderungen — Offene Rechnungen = Ihnen geschuldetes Geld
  • Nachverfolgungsbedarf — Hohe Anzahl deutet auf Handlungsbedarf hin
  • Cashflow-Risiko — Mehr offene Rechnungen = weniger verfügbare Liquidität
  • Fälligkeitsanalyse — Klicken Sie, um überfällige Rechnungen zu sehen

Beispiel: "32 offen" bedeutet, dass 32 Rechnungen auf Zahlung warten.

Offen + Bezahlt = Aktive Rechnungen

Zusammen bilden offene und bezahlte Rechnungen (ohne Entwürfe und Stornos) Ihre aktive Rechnungsstellung ab.

5. Durchschnittliche Zahlungsdauer​

Kennzahl: Durchschnittliche Anzahl der Tage vom Rechnungsversand bis zur Zahlung

Was wird angezeigt:

  • Mittlere Dauer bis zum Zahlungseingang über alle bezahlten Rechnungen
  • Berücksichtigt nur als bezahlt markierte Rechnungen
  • Wird bei neuen Zahlungseingängen aktualisiert

Interpretation:

  • Zahlungsgeschwindigkeit — Niedriger ist besser; zeigt prompte Zahlungen an
  • Cashflow-Planung — Nutzen Sie den Wert zur Prognose von Zahlungseingängen
  • Kundenzuverlässigkeit — Beobachten Sie den Trend über die Zeit
  • Zahlungsziel-Einhaltung — Vergleichen Sie mit Ihren Zahlungsbedingungen (z.B. Netto 30)
    • Beispiel: Bei Zahlungsziel Netto 30 sind durchschnittlich 28 Tage ein ausgezeichneter Wert

Beispiel: "22 Tage" bedeutet, dass Kunden im Durchschnitt 22 Tage nach Rechnungsversand zahlen.

Berechnungshinweis

Dieser Durchschnitt umfasst alle bezahlten Rechnungen. Überfällige Rechnungen, die spät bezahlt werden, erhöhen den Wert. Nutzen Sie ihn als Trendindikator, nicht als absolute Regel.

Zahlungsdauer verbessern
  • Klare Zahlungsbedingungen auf Rechnungen angeben
  • Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen versenden
  • Skonti für frühe Zahlung anbieten
  • Säumige Zahler gezielt nachverfolgen

6. Monatliches Diagramm​

Kennzahl: Rechnungsanzahl und Umsatzvolumen pro Monat im laufenden Jahr

Was wird angezeigt:

  • Zwei überlagerte Kennzahlen:
    • Blaue Balken — Anzahl der Rechnungen pro Monat
    • Orange Linie — Gesamtumsatz pro Monat
  • Zeigt alle Monate des laufenden Jahres
  • Aktualisiert sich automatisch bei neuen Rechnungen

Diagramm lesen:

  • X-Achse — Monate (Januar bis Dezember)
  • Y-Achse (links) — Rechnungsanzahl
  • Y-Achse (rechts) — Umsatzvolumen
  • Tooltips — Fahren Sie mit der Maus über Balken/Linien für exakte Werte

Beispiel:

  • Januar: 12 Rechnungen, 18.500 EUR Umsatz
  • März: 18 Rechnungen, 32.200 EUR Umsatz
  • Juni: 25 Rechnungen, 41.800 EUR Umsatz

Jahresnavigation​

Über dem Diagramm können Sie zwischen Jahren wechseln:

  • Vorjahr — Pfeil klicken, um die Vorjahresleistung anzuzeigen
  • Aktuelles Jahr — Standardmäßig angezeigt
  • Nächstes Jahr — Vorwärts navigieren, sobald Daten vorliegen
Jahresvergleich

Nutzen Sie die Jahresauswahl, um die aktuelle Leistung mit früheren Jahren zu vergleichen. Wachsen Sie Monat für Monat?

Dashboard für Geschäftserkenntnisse nutzen​

1. Umsatz-Tracking​

Ziel: Überprüfen, ob Sie Ihre Jahresumsatzziele erreichen

  1. Schauen Sie sich die Karte Volumen (YTD) an
  2. Teilen Sie durch die aktuelle Monatszahl
  3. Multiplizieren Sie mit 12 für den geschätzten Jahresumsatz
  4. Vergleichen Sie mit Ihren Geschäftszielen

Beispiel:

  • Aktuelles Datum: 15. Juni (6,5 Monate)
  • YTD-Volumen: 145.350 EUR
  • Geschätzter Jahresumsatz: (145.350 / 6,5) x 12 = 267.885 EUR
  • Ziel: 250.000 EUR — Sie liegen im Plan!

2. Einzugsquote überwachen​

Ziel: Verstehen, wie effizient Sie Zahlungen einziehen

  1. Prüfen Sie die Karte "Bezahlt" (z.B. 95)
  2. Prüfen Sie die Karte "Gesamtrechnungen" (z.B. 127)
  3. Berechnen Sie die Quote: 95 / 127 = 74,8%
  4. Setzen Sie ein Ziel (z.B. 90%) und verfolgen Sie es monatlich

Maßnahme: Wenn die Einzugsquote unter das Ziel fällt, versenden Sie Zahlungserinnerungen.

3. Analyse offener Forderungen​

Ziel: Wissen, wie viel Geld Ihnen geschuldet wird

  1. Schauen Sie sich die Karte "Offen" an (z.B. 32 offene Rechnungen)
  2. Klicken Sie für eine Liste unbezahlter Rechnungen
  3. Identifizieren Sie überfällige Kunden
  4. Versenden Sie Nachfassschreiben an säumige Zahler
Mahnwesen

docs101 hilft Ihnen, offene Rechnungen zu identifizieren, aber die Nachverfolgung überfälliger Zahlungen erfolgt manuell. Setzen Sie Erinnerungen für Rechnungen, die länger als 30 Tage offen sind.

4. Cashflow-Prognose​

Ziel: Vorhersagen, wann Zahlungen eingehen

  1. Prüfen Sie die Durchschnittliche Zahlungsdauer (z.B. 22 Tage)
  2. Schauen Sie ins Monatliche Diagramm für aktuelle Rechnungserstellung
  3. Addieren Sie 22 Tage zu den Rechnungsdaten für die prognostizierte Zahlungseingänge

Beispiel:

  • 25 Rechnungen im Juni versendet (41.800 EUR)
  • Durchschnittliche Zahlungsdauer: 22 Tage
  • Erwarteter Zahlungseingang: Anfang bis Mitte Juli

5. Wachstumstrends erkennen​

Ziel: Wachstumsmuster und saisonale Schwankungen identifizieren

  1. Betrachten Sie das Monatliche Diagramm für das gesamte Jahr

  2. Achten Sie auf:

    • Stetiges Wachstum — Aufwärtstrend = gesunde Entwicklung
    • Saisonale Einbrüche — Erwartbare Muster (z.B. Sommerflaute)
    • Ausreisser — Ungewöhnlich hohe/niedrige Monate, die einer Erklärung bedürfen

  3. Vergleichen Sie mit dem Vorjahr über die Jahresnavigation

Beispiel:

  • März--Mai: Stetiges Wachstum (gutes Zeichen)
  • Juni--Juli: Saisonaler Rückgang (branchenüblich)
  • Ab August: Erholung erwartet

6. Kundenvolumen-Analyse​

Ziel: Transaktionshäufigkeit verstehen

  1. Beobachten Sie das Wachstum der Gesamtrechnungen
  2. Vergleichen Sie die Rechnungen pro Monat im Diagramm
  3. Berechnen Sie die durchschnittlichen Rechnungen pro Kunde:
    • Gesamtrechnungen / Gesamtkunden = durchschnittliche Häufigkeit
  4. Höhere Häufigkeit = bessere Kundenbindung

Best Practices für das Dashboard​

Tägliche Prüfung​

  • Morgenroutine — Offene und bezahlte Karten prüfen
  • Handeln — Überfällige Rechnungen nachverfolgen
  • Erinnerungen versenden — Für Rechnungen aelter als 30 Tage

Wöchentliche Auswertung​

  • Einzugsquote — Verhältnis bezahlt/gesamt prüfen
  • Neukunden — Wachstum der Gesamtrechnungsanzahl beobachten
  • Problemfälle — Auffälligkeiten identifizieren und klären

Monatliche Analyse​

  • Vollständige Kennzahlen-Prüfung — Alle sechs KPI-Karten
  • Monatliches Diagramm — Vergleich mit dem Vormonat
  • Prognose — Jahresumsatzschätzungen aktualisieren
  • Trendanalyse — Wachstums- oder Rückgangsmuster erkennen

Vierteljahres-Review​

  • YTD-Trends — Über die Jahresnavigation
  • Cashflow-Gesundheit — Bezahlt vs. Offen analysieren
  • Wachstumskennzahlen — Trends bei Gesamtrechnungen und Volumen
  • Planung — Ziele anhand der tatsächlichen Leistung anpassen

Fehlerbehebung​

Kennzahl aktualisiert sich nicht?​

  • Prüfen Sie, ob die Rechnungen gespeichert sind (nicht im Entwurf)
  • Stellen Sie sicher, dass Kunden- und Rechnungsdaten vollständig sind
  • Laden Sie die Seite neu, um die aktuellen Daten zu sehen

Durchschnittliche Zahlungsdauer erscheint zu hoch?​

  • Bedenken Sie, dass ALLE bezahlten Rechnungen einfließen, auch überfällige
  • Betrachten Sie nur die letzten Monate für die aktuelle Zahlungsgeschwindigkeit
  • Prüfen Sie auf Ausreisser (eine einzelne sehr späte Zahlung kann den Durchschnitt verzerren)

Volumen stimmt nicht mit Ihren Aufzeichnungen überein?​

  • Das Volumen zeigt Nettobeträge (vor USt)
  • Prüfen Sie, ob alle Positionen auf den Rechnungen enthalten sind
  • Stellen Sie sicher, dass stornierte Rechnungen den Wert nicht verfälschen

Nächste Schritte​

Jetzt, da Sie Ihr Dashboard verstehen:

  1. KPI-Ziele definieren — Zielwerte für bezahlte Rechnungen und durchschnittliche Zahlungsdauer festlegen
  2. Routine etablieren — Dashboard täglich/wöchentlich auf handlungsrelevante Erkenntnisse prüfen
  3. Details erkunden — Auf KPI-Karten klicken, um ins Detail zu gehen
  4. Trends verfolgen — Das monatliche Diagramm zur Überwachung des Geschäftswachstums nutzen
  5. Forderungsmanagement optimieren — Die Karte "Offen" für proaktives Forderungsmanagement nutzen

Für die detaillierte Rechnungsverwaltung siehe das Verwaltungshandbuch.

Dashboard-Kompetenz

Nutzen Sie diese KPI-Karten regelmäßig, um Ihre Geschäftsentwicklung zu verstehen, den Cashflow zu prognostizieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.