Ihre erste Rechnung — Von Kunde bis Versand

Jetzt, da Ihr Konto konfiguriert ist, erstellen und versenden wir Ihre erste Rechnung. Diese Anleitung dauert etwa 15 Minuten und verwendet den Geführten Wizard — den Standard-Erstellungsmodus für neue Nutzer.

Zwei Erstellungs-Modi

docs101 bietet einen Geführten Wizard (Schritt für Schritt) und ein Expert Dashboard (alle Felder auf einem Bildschirm). Dieser Leitfaden verwendet den Wizard. Für Details zu beiden Modi siehe Rechnungserstellungs-Modi.

Schritt 1: Neue Rechnung starten

1. Navigieren Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung
2. Der Wizard öffnet sich in Phase 1: Kundenauswahl

Kunde auswählen oder erstellen

Sie können einen bestehenden Kunden auswählen oder direkt im Wizard einen neuen erstellen — kein Umweg über den Kundenbereich nötig.

Neuen Kunden erstellen:

1. Klicken Sie auf Neuer Kunde in Phase 1
2. Wählen Sie den Kundentyp:
   • B2B — Business-to-Business-Kunde
   • B2C — Business-to-Consumer-Kunde
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
   • Unternehmensname (B2B) oder Vollständiger Name (B2C)
   • E-Mail — Wohin Rechnungen versendet werden
4. (Optional) Fügen Sie eine USt-ID für B2B-Kunden in der EU hinzu — docs101 validiert sie automatisch über VIES
5. Fügen Sie eine Rechnungsadresse mit Straße, Stadt, Postleitzahl und Land hinzu
6. Speichern Sie den Kunden

Bestehenden Kunden auswählen:

1. Geben Sie den Kundennamen in das Suchfeld ein
2. Wählen Sie den Kunden aus den Ergebnissen
3. Wählen Sie die Rechnungsadresse für diese Rechnung

Smart Defaults überprüfen

Nach der Kundenauswahl erscheinen Smart-Default-Chips, die die Standardwerte für diese Rechnung anzeigen:

• Adresse — Die ausgewählte Rechnungsadresse
• Zahlungsbedingungen — Aus dem Kundenprofil übernommen (z. B. Netto 30)
• Währung — Die Standard-Währung des Kunden
• Vorlage — Die zugewiesene Rechnungsvorlage des Kunden
• E-Invoicing — Das erkannte Format (ZUGFeRD/Factur-X oder PDF)

Diese Standardwerte werden automatisch aus dem Kundenprofil übernommen. Sie können sie später in Phase 3 anpassen. Sie können auch eine Zahlungsart auswählen (Überweisung ist der Standard), um anzugeben, wie Ihr Kunde bezahlen wird.

Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2: Positionen hinzufügen

Der Wizard wechselt zu Phase 2: Positionen. Fügen Sie die Produkte oder Dienstleistungen hinzu, die Sie verrechnen möchten.

1. Füllen Sie eine Zeile in der Inline-Tabelle aus:

Feld	Beschreibung	Beispiel
Titel	Name des Produkts oder der Dienstleistung	"Webdesign"
Menge	Anzahl der Einheiten	5
Einheit	Maßeinheit	Stunden
Nettopreis	Preis pro Einheit vor USt	100,00
Steuer-Behandlung	Wie diese Position besteuert wird	Reguläre Besteuerung
USt-Satz	Steuerprozentsatz	19%

2. Drücken Sie Enter, um die Position zu speichern und eine neue Zeile zu beginnen, oder Tab, um zwischen Feldern zu wechseln
3. Wiederholen Sie dies für weitere Positionen

Der Footer zeigt eine laufende Summe (Zwischensumme, USt und Brutto), die sich beim Hinzufügen von Positionen aktualisiert.

Automatische Steuerermittlung

docs101 empfiehlt automatisch eine Steuer-Behandlung und einen USt-Satz basierend auf Ihrem Unternehmensprofil und den Kundendaten. Zum Beispiel:

• Inlandsverkauf → Reguläre Besteuerung zum Landessteuersatz (z. B. 19% in Deutschland)
• B2B an anderes EU-Land mit gültiger USt-ID → Reverse Charge mit 0%
• Export in Nicht-EU-Land → Export außerhalb EU mit 0%

Steuerempfehlung überprüfen

Die automatische Empfehlung deckt gängige Szenarien ab, kann aber die Art Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung nicht bestimmen. Ermäßigte Sätze (z. B. 7% für Lebensmittel in Deutschland), steuerbefreite Leistungen (Medizin, Bildung) oder Nullsatz-Lieferungen erfordern manuelle Auswahl. Überprüfen Sie die vorausgefüllte Steuer-Behandlung immer, bevor Sie fortfahren.

Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Prüfung & Finalisierung

Der Wizard wechselt zu Phase 3: Prüfung & Finalisierung.

1. PDF-Vorschau — Prüfen Sie die Rechnung, wie Ihr Kunde sie sehen wird:
   • Ihr Unternehmensname, Logo und Adresse erscheinen korrekt
   • Kundenname und Adresse sind korrekt
   • Alle Positionen und Berechnungen stimmen
   • Rechnungsnummer und Datum sind korrekt
   • Bankverbindung ist sichtbar
2. Zusammenfassungs-Karten — Prüfen Sie die wichtigsten Details (Kunde, Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum)
3. Validierungs-Checkliste — docs101 prüft auf Vollständigkeit und Compliance-Probleme. Beheben Sie etwaige Warnungen vor der Finalisierung.
4. Klicken Sie auf Finalisieren, um die Rechnung zu erstellen

Ihre Rechnung hat jetzt den Status Offen und ist versandbereit.

Schritt 4: Rechnung versenden

Ihre Rechnung ist bereit. Sie haben zwei Möglichkeiten, sie an Ihren Kunden zu übermitteln:

Option A: Versand über docs101

1. Klicken Sie auf Rechnung versenden
2. Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen:
   • Empfänger-E-Mail — Kunden-E-Mail (automatisch aus dem Kundendatensatz übernommen)
   • Anzeigename — Wie Ihr Unternehmen erscheint (z. B. "Acme Corp Rechnungsstellung")
   • (Optional) BCC-E-Mail — Um sich selbst eine Kopie zu senden
3. Überprüfen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Versenden

Die Rechnung wechselt automatisch in den Status Versendet. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit Ihren Unternehmensdetails, Logo und der Rechnung als Anhang.

Option B: Selbst herunterladen und versenden

Wenn Sie die Rechnung lieber selbst verschicken möchten — per E-Mail, Post oder auf einem anderen Weg:

1. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um die Rechnung als PDF-Datei zu speichern
2. Versenden Sie sie über Ihren bevorzugten Kanal an Ihren Kunden
3. Klicken Sie anschließend auf Als versendet markieren, um den Status auf Versendet zu setzen

Das ist praktisch, wenn Sie Rechnungen ausdrucken und per Post verschicken oder ein externes E-Mail-Programm verwenden.

Schritt 5: Als bezahlt markieren

Wenn Sie Zahlung vom Kunden erhalten, markieren Sie die Rechnung als bezahlt.

1. Klicken Sie auf der Rechnungsdetailseite auf das Status-Dropdown
2. Wählen Sie Als bezahlt markieren
3. Geben Sie das Zahlungsdatum ein (wann die Zahlung eingegangen ist)
4. (Optional) Geben Sie eine Zahlungsreferenz ein (Transaktions-ID, Schecknummer usw.)
5. Klicken Sie auf Speichern

Die Rechnung zeigt jetzt den Status Bezahlt und erscheint in Ihren Dashboard-KPIs.

Detaillierte Informationen zur Verfolgung von Rechnungsversand, E-Mail-Verlauf und Zahlungsstatus finden Sie unter Rechnungsstellung > Zahlungen und Status verfolgen.

Bestätigungs-Checkliste

• Kunde erstellt (oder ausgewählt) mit korrekten Details und Standard-Rechnungsadresse
• Smart Defaults überprüft (Zahlungsbedingungen, Währung, Vorlage)
• Positionen mit korrekten Mengen, Einheiten, Steuer-Behandlung und Preisen hinzugefügt
• Steuer-Behandlung verifiziert — automatische Empfehlung gegen Produkt-/Dienstleistungsart geprüft
• PDF-Vorschau zeigt korrektes Layout und korrekte Berechnungen
• Rechnung versendet oder heruntergeladen und als versendet markiert
• Rechnung als bezahlt markiert (bei Zahlungserhalt)

Nächste Schritte

1. Vorlagen anpassen — Rechnungsvorlagen personalisieren
2. Weitere Kunden anlegen — Weitere B2B/B2C-Kunden hinzufügen
3. Produktkatalog aufbauen — Produkte anlegen für schnellere Rechnungsstellung
4. Expert-Modus ausprobieren — Alle Felder auf einem Bildschirm? Zum Expert Dashboard wechseln unter Einstellungen > Präferenzen
5. Dashboard beobachten — Geschäftsmetriken in Echtzeit verfolgen

Für detaillierte Anleitungen zu erweiterten Funktionen siehe das Verwaltungshandbuch.