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Ihre erste Rechnung — Von Kunde bis Versand

Jetzt, da Ihr Konto konfiguriert ist, erstellen und versenden wir Ihre erste Rechnung. Diese Anleitung dauert etwa 15 Minuten.

Schritt 1: Ihren ersten Kunden erstellen​

Jede Rechnung beginnt mit einem Kunden. docs101 unterstützt sowohl B2B als auch B2C-Kunden.

  1. Navigieren Sie zu Kunden > Neuer Kunde
  2. Wählen Sie den Kundentyp:
    • B2B — Business-to-Business-Kunde
    • B2C — Business-to-Consumer-Kunde
  3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
    • Unternehmensname (B2B) oder Vollständiger Name (B2C)
    • E-Mail — Wohin Rechnungen versendet werden
    • Status — Wählen Sie aus:
      • Lead — Potenzieller Kunde
      • Aktiv — Aktueller Kunde (empfohlen für erste Rechnung)
      • Inaktiv — Archivierter Kunde
  4. (Optional) Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu:
    • Telefon — Kontaktnummer
    • Steuernummer / USt-ID — Für B2B-Kunden in der EU
      • Falls vorhanden, wird docs101 dies automatisch gegen VIES validieren

Kundenadresse hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf Adresse hinzufügen, um die Rechnungsadresse hinzuzufügen:
    • Adresstyp — Rechnungsadresse
    • Straße — Vollständige Adresse
    • Stadt, Postleitzahl, Land
    • Als Standard festlegen — Aktivieren, um dies als Standard-Rechnungsadresse zu verwenden
  2. Klicken Sie auf Kunde speichern
Mehrere Adressen

B2B-Kunden können mehrere Adressen haben (Rechnungs-, Liefer- und Kontaktadresse). Sie können diese auf der Kundenseite verwalten.

USt-ID-Validierung

Für B2B-Kunden in der EU ist die Eingabe einer USt-ID optional, aber empfohlen. docs101 validiert sie automatisch — wenn die Validierung fehlschlägt, wird eine Warnung angezeigt, aber Sie können den Kunden dennoch speichern.

Ihr erster Kunde wurde erstellt und ist bereit für die Rechnungsstellung.

Schritt 2: Rechnung erstellen​

Der schnellste Weg, eine Rechnung für einen gerade angelegten Kunden zu erstellen, ist direkt von der Kundendetailseite aus.

  1. Klicken Sie auf der Kundendetailseite auf Neue Rechnung
    • Der Kunde und seine Standard-Rechnungsadresse sind automatisch vorausgewählt
  2. Wählen Sie Ihre Einstellungen:
    • Rechnungstyp — Lassen Sie "Rechnung" als Standard
    • Vorlage — Wählen Sie eine Rechnungsvorlage (Vorlagen können Sie später anpassen)
  3. Stellen Sie das Rechnungsdatum ein:
    • Rechnungsdatum — Heutiges Datum (automatisch ausgefüllt)
    • Lieferdatum — Wann Waren/Dienstleistungen erbracht wurden (optional)
  4. Konfigurieren Sie die Zahlungsbedingungen:
    • Zahlungsbedingungen — Z.B. "Netto 30" oder "Bei Erhalt fällig" — das Fälligkeitsdatum wird daraus automatisch berechnet
    • Notizen — Optionale Zahlungshinweise
  5. Klicken Sie auf Rechnung erstellen

Die Rechnung ist sofort im Status Entwurf — Sie können direkt mit dem Hinzufügen von Positionen beginnen.

Schritt 3: Rechnungspositionen hinzufügen​

Fügen Sie Positionen zur geöffneten Rechnung hinzu.

  1. Scrollen Sie zu Rechnungspositionen und klicken Sie auf Position hinzufügen
  2. Füllen Sie die Felder der Position aus:
  • Titel — Bezeichnung des Artikels oder der Dienstleistung (z.B. "Webdesign")
  • Menge — Anzahl der Einheiten (z.B. 5)
  • Einheit — z.B. "Stunden", "Stück", "Tage"
  • Preis — Nettopreis pro Einheit (vor USt)
  • Steuer-Behandlung — Wählen Sie, wie diese Position besteuert wird (z.B. Reguläre Besteuerung, Reverse Charge, Kleinunternehmer). Siehe Steuer-Behandlung & USt für Details.
  • USt-Satz — Der Steuerprozentsatz (wird für die meisten Behandlungen automatisch auf 0% gesetzt; bei Regulärer Besteuerung editierbar) Nach dem Speichern der Position können Sie über das Rabatt-Icon (Tag-Symbol) in der Positionstabelle optional einen prozentualen oder Festbetrag-Rabatt hinzufügen.

Beispiel: Sie liefern 5 Stunden Beratung à €100,00 netto, Steuer-Behandlung: Reguläre Besteuerung mit 19%:

  • Nettosumme: 5 × €100,00 = €500,00
  • USt (19%): €95,00
  • Bruttosumme auf der Rechnung: €595,00

Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Position zu speichern.

  1. Wiederholen Sie dies für weitere Positionen — die Rechnungssumme wird automatisch aktualisiert

Die Rechnung zeigt jetzt:

  • Zwischensumme (Summe aller Positionen, netto)
  • USt-Aufschlüsselung (nach Satz)
  • Gesamtsumme (inkl. USt)

Schritt 4: Rechnung in der Vorschau anzeigen​

Schauen Sie sich die Vorschau immer an, bevor Sie versenden.

  1. Klicken Sie auf PDF-Vorschau — prüfen Sie:
    • Ihr Unternehmensname, Logo und Adresse sind korrekt
    • Kundenname und Adresse sind korrekt
    • Alle Positionen und Berechnungen stimmen
    • Rechnungsnummer und Datum sind korrekt
    • Bankverbindung ist sichtbar
Wichtig vor dem Versand
  • Überprüfen Sie alle Kundendetails (besonders die E-Mail-Adresse)
  • Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsnummer Ihrem Schema entspricht
  • Überprüfen Sie die USt-Sätze auf Richtigkeit

Schritt 5: Rechnung versenden​

Ihre Rechnung ist bereit. Sie haben zwei Möglichkeiten, sie an Ihren Kunden zu übermitteln:

Option A: Versand über docs101
  1. Klicken Sie auf Rechnung versenden
  2. Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen:
    • Empfänger-E-Mail — Kunden-E-Mail (automatisch aus dem Kundendatensatz übernommen)
    • Anzeigename — Wie Ihr Unternehmen erscheint (z.B. "Acme Corp Rechnungsstellung")
    • (Optional) BCC-E-Mail — Um sich selbst eine Kopie zu senden
  3. Überprüfen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Versenden

Die Rechnung wechselt automatisch in den Status Versendet. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit Ihren Unternehmensdetails, Logo und der Rechnung als Anhang.

Option B: Selbst herunterladen und versenden

Wenn Sie die Rechnung lieber selbst verschicken möchten — per E-Mail, Post oder auf einem anderen Weg:

  1. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um die Rechnung als PDF-Datei zu speichern
  2. Versenden Sie sie über Ihren bevorzugten Kanal an Ihren Kunden
  3. Klicken Sie anschließend auf Als versendet markieren, um den Status auf Versendet zu setzen

Das ist praktisch, wenn Sie Rechnungen ausdrucken und per Post verschicken oder ein externes E-Mail-Programm verwenden.

Schritt 6: Als bezahlt markieren​

Wenn Sie Zahlung vom Kunden erhalten, markieren Sie die Rechnung als bezahlt.

  1. Klicken Sie auf der Rechnungsdetailseite auf das Status-Dropdown
  2. Wählen Sie Als bezahlt markieren
  3. Geben Sie das Zahlungsdatum ein (wann die Zahlung eingegangen ist)
  4. (Optional) Geben Sie eine Zahlungsreferenz ein (Transaktions-ID, Schecknummer usw.)
  5. Klicken Sie auf Speichern

Die Rechnung zeigt jetzt den Status Bezahlt und erscheint in Ihren Dashboard-KPIs.

Detaillierte Informationen zur Verfolgung von Rechnungsversand, E-Mail-Verlauf und Zahlungsstatus finden Sie unter Rechnungsstellung > Zahlungen und Status verfolgen.

Bestätigungs-Checkliste​

  • Kunde mit korrekten Details und Standard-Rechnungsadresse erstellt
  • Rechnung mit korrektem Kunden, Datum und Zahlungsbedingungen erstellt
  • Positionen mit korrekten Mengen, Einheiten, Steuer-Behandlung und Preisen hinzugefügt
  • PDF-Vorschau zeigt korrektes Layout und korrekte Berechnungen
  • Rechnung versendet oder heruntergeladen und als versendet markiert
  • Rechnung als bezahlt markiert (bei Zahlungserhalt)

Nächste Schritte​

  1. Vorlagen anpassen — Rechnungsvorlagen personalisieren
  2. Weitere Kunden anlegen — Weitere B2B/B2C-Kunden hinzufügen
  3. Produktkatalog aufbauen — Produkte anlegen für schnellere Rechnungsstellung
  4. Dashboard beobachten — Geschäftsmetriken in Echtzeit verfolgen

Für detaillierte Anleitungen zu erweiterten Funktionen siehe das Verwaltungshandbuch.