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Kundenverwaltungs-Anleitung

Willkommen zur Kundenverwaltungs-Anleitung für docs101. Dieser Bereich behandelt alles, was Sie über das Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Kundendaten in Ihrer Rechnungsplattform wissen müssen.

Ob Sie B2B-Partner verwalten, B2C-Verbraucher erfassen, USt-IdNr. validieren oder Kontoauszuege generieren — hier finden Sie detaillierte Anweisungen und Best Practices.

Schnelleinstieg​

  • Kunden verwalten — Erlernen Sie die Grundlagen der Kundenverwaltung: Erstellen neuer Kunden, Festlegen von Standardwerten, Verwalten von Adressen und Organisieren Ihrer Kundenliste mit Filterung und Sortierung.

  • Kunden importieren — Importieren Sie Kunden gesammelt aus CSV, Excel, PDF-Dokumenten oder Visitenkartenfotos. Inklusive Migrationsanleitungen für den Wechsel von anderen Rechnungstools.

  • B2B vs. B2C — Verstehen Sie die Unterschiede zwischen B2B- und B2C-Kundentypen und wann welcher Typ in Ihren Geschäftsprozessen verwendet wird.

  • USt-IdNr.-Validierung (VIES) — Validieren Sie europäische USt-IdNr. mit Echtzeit-VIES-Prüfungen, um Compliance und korrekte Reverse-Charge-Berechtigung sicherzustellen.

  • Kontoauszuege — Generieren Sie Kontoauszuege für Ihre Kunden auf Abruf mit einem frei waehlbaren Zeitraum, gerendert als PDF-Dokumente.

Kundentypen​

docs101 unterstützt zwei Kundentypen:

  • B2B (Geschäftskunde): Für Business-to-Business-Transaktionen, einschließlich USt-IdNr.-Nachverfolgung und Reverse-Charge-Unterstützung.
  • B2C (Verbraucher): Für Direktverkaeufe an Verbraucher und Privatpersonen.

Beide Typen können nebeneinander in Ihrer Kundendatenbank verwaltet werden, jeweils mit den passenden Feldern und Verhaltensweisen.

Kundenstatus​

Jeder Kunde in docs101 hat einen Status, der Ihnen hilft, Ihre Kundenbasis zu organisieren und zu filtern:

  • Lead: Potenzielle Kunden, noch nicht bestätigt.
  • Aktiv: Laufende, aktuelle Geschäftsbeziehungen.
  • Inaktiv: Ehemalige Kunden oder Beziehungen auf Eis.

Hauptfunktionen​

KI-gestützter Massenimport​

  • Kunden aus CSV, Excel, PDF oder PNG importieren — KI übernimmt Felderkennung und Spaltenzuordnung automatisch.
  • Kein manuelles Mapping nötig: Datei hochladen und KI die Daten extrahieren lassen.
  • Extrahierte Daten vor dem Import prüfen und bearbeiten.
  • Integrierte Duplikaterkennung meldet Übereinstimmungen nach Name, E-Mail oder USt-IdNr.
  • Migrationsanleitungen für den Wechsel von Tools wie sevdesk.

Kundendatenverwaltung​

  • Umfangreiche Kundeninformationen speichern: Namen, Kontaktdaten, Organisationsnamen und mehr.
  • Mehrere Adressen pro Kunde konfigurieren, mit einer Standardadresse für die Rechnungsstellung.
  • Kundenspezifische Standardwerte für Zahlungsbedingungen, Rechnungsvorlagen und Spracheinstellungen festlegen.
  • Kundennummern automatisch generieren oder manuell anpassen.

Compliance und Validierung​

  • Echtzeit-VIES-Validierung von USt-IdNr. für B2B-Kunden.
  • Automatische Bestimmung der Reverse-Charge-Berechtigung, wenn ein B2B-Kunde eine gültige USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land hat.
  • Validierungsergebnisse mit Zeitstempel gespeichert.

Kontoauszuege​

  • Kontoauszuege pro Kunde für einen gewählten Zeitraum auf Abruf generieren.
  • Auszuege werden über die Template-Engine gerendert und als PDF-Dokumente erstellt.

Flexible Ansichten​

  • Listenansicht: Tabellenformat mit Sortierung nach Kundennummer, Name, E-Mail oder Status.
  • Kartenansicht: Rasterformat für schnelle visuelle Übersicht.
  • Erweiterte Filterung nach Kundentyp und Status.

Nächste Schritte​