Kunden verwalten

Diese Anleitung behandelt die wichtigsten Funktionen zur Verwaltung von Kunden in docs101 — von der Erstellung über die Pflege bis zur Löschung.

Einen neuen Kunden erstellen

So erstellen Sie einen neuen Kunden:

1. Navigieren Sie zu Kunden im Hauptmenü.
2. Klicken Sie auf + Neuer Kunde.
3. Füllen Sie die Kundendetails aus.

Kundeninformationsfelder

Feld	Erforderlich	Hinweise
Anrede	Optional	Herr, Frau, Dr., Prof. usw.
Titel	Optional	Akademischer oder beruflicher Titel (Dr., Prof.)
Vorname	Erforderlich	Vorname des Kunden
Nachname	Erforderlich	Familienname des Kunden
Zusätzlicher Name	Optional	Zweiter Vorname oder Namenszusatz
Organisationsname	Optional	Firmenname (für B2B-Kunden)
E-Mail	Erforderlich	Primäre Kontakt-E-Mail-Adresse
Mobil	Optional	Mobilfunknummer
Telefon	Optional	Festnetznummer
Website	Optional	Firmen- oder persönliche Website-URL
Kundennummer	Automatisch	Bearbeiten für benutzerdefinierte Nummerierung

Kundentyp und Status

• Kundentyp: Wählen Sie zwischen B2B (Geschäftskunde) oder B2C (Verbraucher).
• Status: Setzen Sie auf Lead, Aktiv oder Inaktiv.
  • Lead: Potenzieller Kunde (noch nicht bestätigt).
  • Aktiv: Aktuelle Kundenbeziehung.
  • Inaktiv: Ehemalige Kunden oder ruhende Beziehungen.

Kundenstandards festlegen

Konfigurieren Sie kundenspezifische Standardwerte, die auf alle für diesen Kunden erstellten Rechnungen angewendet werden:

• Standard-Zahlungsbedingung: Wählen Sie die Standard-Zahlungsfrist (Netto 30, Netto 60 usw.).
• Standard-Rechnungsvorlage: Wählen Sie die zu verwendende Rechnungsvorlage.
• Spracheinstellung: Wählen Sie EN (Englisch) oder DE (Deutsch) für Dokumente.

Diese Standardwerte können bei Bedarf auf einzelnen Rechnungen überschrieben werden.

Adressen verwalten

Kunden können mehrere Adressen für verschiedene Zwecke haben (Rechnungsadresse, Lieferadresse usw.). Eine Adresse wird als Standard festgelegt.

Eine Adresse hinzufügen

1. Scrollen Sie auf der Kundendetailseite zum Bereich Adressen.
2. Klicken Sie auf + Adresse hinzufügen.
3. Geben Sie die Adressinformationen ein:
   • Firmenname
   • Vor- und Nachname
   • Straße und Hausnummer
   • Postleitzahl und Stadt
   • Land (ISO-3166-Format)
4. Legen Sie die Adresszwecke fest:
   • Aktivieren Sie Standard-Rechnungsadresse für die Rechnungsstellung.
   • Aktivieren Sie Standard-Versandadresse für die Auftragsabwicklung.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Adresse bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Adresse.
2. Aktualisieren Sie die Informationen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Adresse löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Adresse.
2. Bestätigen Sie die Löschung.

warnung

Pro Kunde muss mindestens eine Adresse vorhanden sein.

Standard-Adressen festlegen

Jeder Kunde sollte eine Standard-Rechnungsadresse haben. Diese wird automatisch bei der Erstellung von Rechnungen für den Kunden verwendet.

Kundenliste filtern und sortieren

Listenansicht (Tabellenformat)

Die Standard-Listenansicht zeigt Kunden in einer Tabelle. Nutzen Sie diese Funktionen:

• Nach Spalte sortieren: Klicken Sie auf Spaltenüberschriften, um nach Kundennummer, Name (Nachname, Vorname), E-Mail, Status oder Kundentyp zu sortieren.
• Nach Status filtern: Verwenden Sie den Statusfilter, um nur aktive Kunden, Leads oder inaktive Kunden anzuzeigen.
• Nach Typ filtern: Zeigen Sie nur B2B- oder B2C-Kunden an.
• Suche: Verwenden Sie das Suchfeld, um Kunden schnell nach Name oder E-Mail zu finden.

Kartenansicht (Rasterformat)

Wechseln Sie zur Kartenansicht für einen visuellen Überblick:

1. Klicken Sie auf den Kartenansicht-Umschalter (oben rechts in der Kundenliste).
2. Karten zeigen Kundenname, Typ, Status und wichtige Kontaktdaten.
3. Klicken Sie auf eine Karte, um die Kundendetailseite zu oeffnen.
4. Filter und Suche funktionieren wie in der Listenansicht.

Kunden-KPIs

Das Kunden-Dashboard zeigt wichtige Kennzahlen:

• Gesamtkunden (Diesen Monat): Anzahl der in diesem Monat hinzugefügten neuen Kunden.
• Ausstehender Saldo: Summe aller unbezahlten Rechnungen über alle Kunden.
• Überfällige Konten: Anzahl der Kunden mit überfälligen Rechnungen.

Diese KPIs aktualisieren sich automatisch, wenn Rechnungen erstellt und bezahlt werden.

Kundendetails bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen Kundennamen in der Liste oder oeffnen Sie seine Karte.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten auf der Kundendetailseite.
3. Aktualisieren Sie die gewünschten Kundenfelder.
4. Klicken Sie auf Speichern.

info

Einige Felder wie die Kundennummer können bearbeitet werden, während andere (wie das Erstellungsdatum) schreibgeschützt sind.

Einen Kunden löschen

So löschen Sie einen Kunden:

1. Oeffnen Sie die Kundendetailseite.
2. Klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

warnung

Das Löschen eines Kunden entfernt auch alle zugehörigen Adressen und kann Rechnungsaufzeichnungen beeinflussen. Verwenden Sie stattdessen den Status Inaktiv, wenn Sie historische Daten beibehalten moechten.

USt-IdNr.-Verwaltung (B2B-Kunden)

Für B2B-Kunden können Sie:

1. Eine USt-IdNr. im Bereich Kundeninformationen eingeben.
2. Auf Validieren klicken, um eine Echtzeit-VIES-Prüfung durchzuführen.
3. Die Validierungsergebnisse einsehen:
   • Gültig- oder Ungültig-Status
   • Firmenname aus dem Register
   • Registrierte Adresse
   • Zeitstempel der letzten Prüfung
   • Reverse-Charge-Berechtigung

Weitere Informationen finden Sie unter USt-IdNr.-Validierung (VIES).

Kundennummernverwaltung

• Automatisch generiert: Standardmäßig werden Kundennummern automatisch generiert (z. B. C-001, C-002).
• Benutzerdefinierte Nummern: Bearbeiten Sie das Kundennummernfeld für eine eigene Nummerierung (z. B. firmenspezifische Codes).
• Nummern ändern: Kann nach der Erstellung bearbeitet werden, wobei es am besten ist, die Nummerierungsstrategie frühzeitig festzulegen.

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