Zum Hauptinhalt springen

Kontoauszuege

Kontoauszuege bieten Kunden einen Überblick über ihren Transaktionsverlauf und ausstehende Salden für einen gewählten Zeitraum. In docs101 werden Auszuege auf Abruf generiert und über die Template-Engine als PDF-Dokumente gerendert.

Was sind Kontoauszuege?​

Ein Kontoauszug ist ein Zusammenfassungsdokument, das die Transaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und einem Kunden über einen ausgewählten Zeitraum zeigt. Er enthält typischerweise:

  • Rechnungsreferenzen: Alle im gewählten Zeitraum ausgestellten Rechnungen.
  • Zahlungsstatus: Ob jede Rechnung bezahlt, teilweise bezahlt oder ausstehend ist.
  • Ausstehender Saldo: Der noch fällige Gesamtbetrag.

Kontoauszuege sind nützlich für:

  • Kunden einen klaren Überblick über ihre Kontoaktivität zu geben.
  • Streitbeilegung durch Verweis auf konkrete Transaktionen zu unterstützen.
  • Dokumentation für Prüfungs- und Buchhaltungszwecke zu führen.

Welche Daten sind enthalten​

Ein Kontoauszug enthält:

Kopfzeileninformationen​

  • Ihr Firmenname und Kontaktdaten.
  • Kundenname und Rechnungsadresse.
  • Auszugszeitraum (der von Ihnen gewählte Zeitraum).
  • Erstellungsdatum des Auszugs.

Transaktionsdetails​

Jede Position enthält:

  • Rechnungsnummer: Verweis auf die Originalrechnung.
  • Rechnungsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Betrag: Gesamtbetrag der Rechnung.
  • Zahlungsstatus: Bezahlt, Teilweise bezahlt oder Ausstehend.
  • Ausstehender Betrag: Verbleibender Saldo für diese Rechnung.

Zusammenfassung​

  • Gesamtrechnungen: Anzahl der Rechnungen im Zeitraum.
  • Gesamtbetrag abgerechnet: Summe aller Rechnungsbeträge.
  • Summe bezahlt: Summe aller eingegangenen Zahlungen.
  • Ausstehender Saldo: Noch fälliger Gesamtbetrag.

Einen Kontoauszug generieren​

So generieren Sie einen Auszug für einen Kunden:

  1. Navigieren Sie zu Kunden und oeffnen Sie die Kundendetailseite.
  2. Klicken Sie auf Auszug generieren (oder navigieren Sie zum Auszugsbereich).
  3. Wählen Sie den Zeitraum:
    • Wählen Sie ein Startdatum und ein Enddatum für den gewünschten Zeitraum.
  4. Klicken Sie auf Generieren.
  5. Der Auszug wird über die Template-Engine gerendert und als PDF-Dokument erstellt.
tipp

Wählen Sie einen Zeitraum, der den gewünschten Berichtszeitraum abdeckt. Wählen Sie beispielsweise den ersten und letzten Tag eines Monats für einen Monatsauszug oder ein vollständiges Quartal für eine Quartalsübersicht.

Den Auszug herunterladen​

Sobald der Auszug generiert ist:

  1. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um die Auszugsdatei auf Ihrem Computer zu speichern.
  2. Sie können den Auszug dann per E-Mail, Dateiübertragung oder Ausdruck an den Kunden weitergeben.

Inhalt und Layout des Auszugs​

Der Auszug wird über die Template-Engine gerendert, aehnlich wie Rechnungen erstellt werden. Die Vorlage steuert:

  • Kopfzeile: Firmenlogo, Name und Kontaktinformationen.
  • Kundenbereich: Empfängeradresse und Details.
  • Auszugszeitraum: Der abgedeckte Zeitraum.
  • Transaktionentabelle: Alle Rechnungen mit Spalten für Datum, Nummer, Betrag und Status.
  • Zusammenfassung: Gesamtbeträge und ausstehender Saldo.
  • Fußzeile: Zahlungsbedingungen und Kontaktinformationen.

QR-Code-Verifizierung​

Jeder Kontoauszug enthält einen fälschungssicheren QR-Code. Dieser verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite, auf der der Empfänger die Echtheit des Dokuments bestätigen kann — ohne Login.

Was der QR-Code enthält​

Der QR-Code kodiert einen eindeutigen Link zu einer Verifizierungsseite auf docs101. Beim Scannen öffnet sich eine öffentliche Seite mit folgenden Informationen:

  • Name des ausstellenden Unternehmens
  • Dokumenttyp (Kontoauszug)
  • Kundenreferenz
  • Ausstellungsdatum
  • Auszugszeitraum (Start- und Enddatum)
  • Gesamtbeträge (Soll und Haben)
  • Schlusssaldo

So nutzt Ihr Kunde den QR-Code​

  1. Der Empfänger scannt den QR-Code mit der Smartphone-Kamera
  2. Ein Browser öffnet die öffentliche Verifizierungsseite
  3. Die Seite bestätigt die Gültigkeit des Dokuments und zeigt die wichtigsten Daten

Das schafft Vertrauen: Ihr Kunde kann sofort prüfen, ob der Auszug echt ist und von Ihnen stammt. Gleichzeitig schützt es vor gefälschten Dokumenten — jeder QR-Code ist kryptografisch einzigartig und kann nicht dupliziert werden.

tipp

Der QR-Code ist besonders wertvoll in der B2B-Kommunikation, wo Kontoauszüge zwischen Abteilungen weitergeleitet werden. Jeder mit dem Dokument kann die Echtheit in Sekunden prüfen.

Best Practices​

  • Daten überprüfen: Prüfen Sie das generierte PDF auf Richtigkeit, bevor Sie es an den Kunden senden.
  • Klarer Zeitraum: Wählen Sie einen aussagekraeftigen Zeitraum, der zu Ihren Berichtsanforderungen passt.
  • Professionelle Präsentation: Die Template-Engine sorgt für einheitliche Formatierung und Branding.
  • Aufzeichnungen führen: Speichern Sie Kopien der generierten Auszuege für Ihre eigenen Unterlagen.
  • Nachverfolgung: Nutzen Sie die Auszugsinformationen, um überfällige Rechnungen zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.
info

Kontoauszuege werden manuell auf Abruf generiert. Es gibt keine automatische Planung für die Auszugserstellung. Generieren Sie einen Auszug, wann immer Sie oder Ihr Kunde einen benötigen.

Verwandte Themen​