Zum Hauptinhalt springen

Kunden importieren

Bei den meisten Rechnungstools heißt Kundenimport: CSV exportieren, Spalten manuell zuordnen, Encoding-Fehler beheben und hoffen, dass die Daten korrekt ankommen. docs101 macht es anders: Laden Sie eine beliebige Datei hoch — eine Tabelle, ein PDF oder sogar ein Foto einer Visitenkarte — und KI extrahiert die Kundendaten für Sie. Ergebnisse prüfen, bestätigen, fertig.

KI-gestützter Import

Diese Funktion nutzt künstliche Intelligenz, um Ihre Dateien zu lesen und zu verstehen. Ob strukturierte Tabelle oder gescannte Visitenkarte — docs101 erkennt Kundenfelder intelligent, ordnet Spalten sprachübergreifend zu und verarbeitet unstrukturierte Realdaten — ganz ohne manuelles Mapping. Jeder Import verbraucht einen KI-Credit aus dem enthaltenen Tageskontingent Ihres Plans — unabhängig vom Dateityp.

Unterstützte Dateiformate​

FormatIdeal fürDateitypen
CSVMassenmigration aus anderen Tools.csv
ExcelTabellen mit Kundenlisten.xlsx
PDFRechnungen, Briefe oder Verträge mit Kundendaten.pdf
PNGFotos von Visitenkarten oder gedruckten Kontaktdaten.png

Alle Uploads sind auf 5 MB pro Datei begrenzt.

Welches Format soll ich verwenden?

Sie wechseln von einem anderen Rechnungstool? Exportieren Sie Ihre Kundenliste als CSV oder Excel und laden Sie sie direkt hoch — docs101 erkennt gängige Spaltennamen automatisch. Für Einzelimporte funktioniert auch ein PDF oder Foto.

So funktioniert es​

Schritt 1 — Datei hochladen​

  1. Navigieren Sie zu Kunden im Hauptmenü.
  2. Klicken Sie auf den Import-Button (Upload-Symbol) oben rechts.
  3. Ziehen Sie Ihre Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Durchsuchen.

Schritt 2 — KI-gestützte Extraktion​

Nach dem Hochladen verarbeitet docs101 Ihre Datei im Hintergrund mittels KI. Was passiert, hängt vom Dateityp ab:

  • CSV / Excel: KI parst die Tabelle, erkennt Spaltenüberschriften und ordnet sie intelligent Kundenfeldern zu — unabhängig von Sprache, Abkürzungsstil oder Spaltenreihenfolge. Kein manuelles Spalten-Mapping nötig.
  • PDF: KI liest das Dokument und extrahiert die Kontaktdaten des Empfängers — aus Rechnungen, Briefen, Verträgen oder jedem anderen Dokument mit Kundendaten.
  • PNG: KI analysiert das Bild mittels Bilderkennung und extrahiert sichtbare Kontaktdaten — ideal für Visitenkarten oder gedruckte Briefköpfe.

Eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über den Verarbeitungsstatus.

Schritt 3 — Ergebnisse prüfen​

Nach Abschluss der Verarbeitung zeigt docs101 die extrahierten Daten zur Überprüfung:

  • Einzelner Kunde (PDF, PNG): Ein Formular, vorausgefüllt mit den extrahierten Feldern. Sie können jedes Feld vor der Bestätigung bearbeiten.
  • Mehrere Kunden (CSV, Excel): Eine Tabelle mit allen extrahierten Zeilen. Sie können einzelne Zeilen abwählen, Felder inline bearbeiten und Warnungen bei unvollständigen Daten prüfen.
Duplikaterkennung

Wenn ein importierter Kunde mit einem bestehenden Datensatz übereinstimmt (nach Name, E-Mail oder USt-IdNr.), markiert docs101 ihn als potenzielles Duplikat. Sie können den Eintrag überspringen, den bestehenden Kunden aktualisieren oder einen neuen anlegen.

Schritt 4 — Import bestätigen​

Nach der Überprüfung klicken Sie auf Importieren, um die Kunden anzulegen. Importierte Kunden erscheinen sofort in Ihrer Kundenliste mit dem Status Aktiv.

Erkannte Felder​

docs101 extrahiert und ordnet die folgenden Kundenfelder zu:

FeldBeispiele erkannter Spaltennamen
KontakttypType, Typ, B2B/B2C
AnredeSalutation, Anrede, Mr/Mrs
TitelTitle, Titel, Dr., Prof.
VornameFirst Name, Vorname
NachnameLast Name, Nachname, Familienname
OrganisationCompany, Firma, Organisation
E-MailEmail, E-Mail, Mail
TelefonPhone, Telefon, Festnetz
MobilMobile, Mobil, Handy
USt-IdNr.VAT ID, USt-IdNr., UmSt.-ID
WebsiteWebsite, URL, Homepage
KundennummerCustomer No., Kundennummer, Knd.-Nr.
StraßeStreet, Straße, Address Line 1
PostleitzahlZIP, PLZ, Postal Code
StadtCity, Stadt, Ort
LandCountry, Land, Country Code

Spaltennamen werden unabhängig von Sprache, Groß-/Kleinschreibung oder Abkürzungsstil zugeordnet. Spalten, die keinem Kundenfeld entsprechen (wie IBAN, Faxnummer oder interne Kategorien), werden automatisch ignoriert.

CSV- oder Excel-Datei vorbereiten​

Für optimale Ergebnisse halten Sie Ihre Datei einfach:

  • Fügen Sie eine Kopfzeile als erste Zeile mit Spaltennamen ein.
  • Verwenden Sie eine Zeile pro Kunde — keine zusammengeführten Zellen oder gruppierten Zeilen.
  • Speichern Sie Postleitzahlen als Text (nicht als Zahlen), um führende Nullen zu erhalten.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit ISO-Ländercodes (z. B. DE, AT, FR), wobei auch vollständige Ländernamen erkannt werden.

Die Spaltenreihenfolge spielt keine Rolle — docs101 ordnet Spalten anhand ihrer Überschriften zu, nicht nach Position.

Migration von anderen Tools​

Wenn Sie von einem anderen Rechnungstool zu docs101 wechseln, können Sie dort Ihre Kundenliste exportieren und hier importieren. Nachfolgend finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für gängige Tools.

sevdesk​

  1. Melden Sie sich in Ihrem sevdesk-Konto an.
  2. Navigieren Sie zu Kontakte in der linken Seitenleiste.
  3. Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
  4. Wählen Sie CSV (Excel) als Exportformat.
  5. Speichern Sie die heruntergeladene Datei.
  6. Öffnen Sie in docs101 den Kundenimport und laden Sie die CSV-Datei hoch.

docs101 erkennt das sevdesk-Spaltenformat automatisch und ordnet die Felder entsprechend zu.

Weitere Tools folgen

Wir ergänzen laufend Migrationsanleitungen für weitere Rechnungstools. Wenn Ihr aktuelles Tool CSV- oder Excel-Export unterstützt, können Sie die Datei bereits jetzt hochladen — docs101 erkennt gängige Spaltennamen automatisch.

KI-Credits und Nutzung​

Jeder Import verbraucht einen KI-Credit aus dem enthaltenen Tageskontingent Ihres Plans — unabhängig vom Dateityp oder der Anzahl der Kunden in der Datei.

PlanKI-Credits pro Tag
Free10
Professional100

Sie können Ihre verbleibenden Credits auf der Abonnement-Seite einsehen. Das Kontingent wird täglich zurückgesetzt.

Verwandte Themen​