Zahlungen verfolgen

Dieser Leitfaden behandelt den vollständigen Prozess der Verfolgung von Rechnungszahlungen in docs101. Sie erfahren, wie Sie Rechnungen als bezahlt markieren, Rechnungsstatus verstehen, überfällige Rechnungen überwachen und Dashboard-Metriken nutzen, um Ihre Zahlungseintreibung zu verbessern.

Rechnungsstatus-Lebenszyklus

Jede Rechnung in docs101 durchläuft einen definierten Status-Lebenszyklus. Das Verständnis dieser Status ist wesentlich für die Zahlungsverfolgung. Alle Statusübergänge werden manuell durch den Benutzer durchgeführt.

Entwurfsstatus

Wann: Erstellt, aber noch nicht an den Kunden versendet

Eigenschaften:

• Ohne Einschränkungen bearbeitbar
• Nicht für Kunden sichtbar
• Kann keine Zahlungen empfangen
• Kann gelöscht werden, ohne die Buchhaltung zu beeinflussen

Typische Dauer: Minuten bis Stunden (bis Sie zum Versand bereit sind)

Was Sie tun können:

• Alle Rechnungsfelder und Positionen bearbeiten
• Zahlungsbedingungen, Kunden oder Beträge ändern
• Positionen hinzufügen, entfernen oder ändern
• Speichern und später zurückkehren
• Entwurf löschen, wenn nicht benötigt

Entwurfsdauer

Es gibt keine Zeitbegrenzung für den Entwurfsstatus. Vermeiden Sie jedoch, Rechnungen zu lange als Entwurf zu belassen, da dies zu Buchhaltungsabweichungen führen kann.

Status Versendet

Wann: Per E-Mail an den Kunden versendet

Eigenschaften:

• Gesperrt für Bearbeitung (Beträge und Positionen können nicht geändert werden)
• Kunde erhält die Rechnung als ZUGFeRD-konforme PDF per E-Mail
• Bereit zum Empfang von Zahlungen

Typische Dauer: Tage bis Wochen (bis Zahlung eingeht)

Was Sie im Status Versendet tun können:

• Rechnung erneut versenden
• Als bezahlt markieren (sobald Zahlung eingegangen)
• Rechnung stornieren (wenn nötig)

Nachfassen

Wenn Ihr Kunde nach einigen Tagen nicht reagiert hat, erwägen Sie, die Rechnung mit einer Erinnerungsnachricht erneut zu versenden.

Status Bezahlt

Wann: Zahlung wurde vom Kunden empfangen und Sie markieren sie manuell als bezahlt

Eigenschaften:

• Rechnung ist gesperrt für Bearbeitung
• Aus überfälliger Verfolgung entfernt
• Zahlungsdatum ist erfasst

Typische Dauer: Permanent (archivierter Status)

Erfasste Informationen:

• Datum des Zahlungseingangs
• Zahlungsreferenz (Überweisungs-ID usw.)

Was Sie im Status Bezahlt tun können:

• Vollständige Rechnung und Zahlungshistorie anzeigen
• Für Buchführungsunterlagen exportieren
• Als Referenz für zukünftige Kundentransaktionen nutzen
• Nicht bearbeitbar oder änderbar

Überfälliger Status (Berechnet)

"Überfällig" ist kein echter Status in docs101, sondern ein berechneter Zustand basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Wann: Rechnung ist "Versendet" und das heutige Datum liegt nach dem Fälligkeitsdatum, und die Rechnung ist noch nicht bezahlt

Eigenschaften:

• Automatisch berechnet basierend auf dem Fälligkeitsdatum
• Mehrere Rechnungen können gleichzeitig überfällig sein
• Im Dashboard als separater Zähler sichtbar

Wie Überfällig funktioniert:

Szenario	Status	Tage überfällig
Rechnung versendet am 15.01.2024, fällig am 22.01.2024, heute ist 20.01.2024	Versendet (noch nicht überfällig)	0
Rechnung versendet am 15.01.2024, fällig am 22.01.2024, heute ist 22.01.2024	Versendet (fällig heute)	0
Rechnung versendet am 15.01.2024, fällig am 22.01.2024, heute ist 25.01.2024	Überfällig	3
Rechnung versendet am 15.01.2024, fällig am 22.01.2024, bezahlt am 27.01.2024	Bezahlt	N/A (nicht mehr als überfällig verfolgt)

Dashboard-Anzeige: Das Haupt-Dashboard zeigt drei Schlüsselzähler:

• Offen: Rechnungen versendet, aber noch nicht bezahlt (einschließlich pünktiger und überfälliger)
• Überfällig: Anzahl unbezahlter Rechnungen nach Fälligkeitsdatum
• Bezahlt: Rechnungen als bezahlt markiert

Fälligkeitsdatum ist entscheidend

Das Fälligkeitsdatum bestimmt den Überfällig-Status. Stellen Sie es korrekt ein, um genaue Berichte zu erhalten. Bei Netto-30-Bedingungen sollte das Fälligkeitsdatum 30 Tage nach dem Rechnungsdatum liegen.

Status Storniert

Wann: Rechnung ist als storniert markiert und sollte nicht mehr als gültig gelten

Eigenschaften:

• Gesperrt für Bearbeitung
• Aus Zahlungsverfolgung entfernt
• Erscheint in der Rechnungsliste mit "Storniert"-Badge
• Kann nicht als bezahlt markiert werden

Wann verwenden:

• Rechnung wurde fehlerhaft versendet
• Kunde gibt Waren/Dienstleistungen zurück
• Falscher Kunde oder Betrag auf Rechnung
• Doppelte Rechnung ausgestellt

Buchhalterische Behandlung:

• Stornierte Rechnungen werden in der Buchhaltung mit einem Stornierungsvermerk erfasst
• Die ursprüngliche Rechnung wird nicht aus den Aufzeichnungen entfernt, sondern nur als ungültig markiert

Stornierung ist endgültig

Sobald eine Rechnung storniert ist, kann sie nicht rückgängig gemacht werden. Falls Sie versehentlich stornieren, erstellen Sie stattdessen eine neue korrigierte Rechnung.

Rechnung als bezahlt markieren

Wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten, markieren Sie die Rechnung in docs101 als bezahlt, um Ihre Aufzeichnungen zu aktualisieren und sie aus der Überfällig-Verfolgung zu entfernen.

Grundlegender Prozess

Schritt für Schritt:

1. Navigieren Sie zur Rechnung in docs101

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Als bezahlt markieren"

3. Ein Dialog öffnet sich mit folgenden Feldern:

   • Bezahldatum: Datum des Zahlungseingangs (Standard ist heute)
   • Zahlungsreferenz: Optionaler Bezeichner (Überweisungs-ID usw.)
   • Notizen: Optionale zusätzliche Details

4. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf "Bestätigen"

5. Der Rechnungsstatus wechselt zu "Bezahlt"

6. Rechnung wird aus den Zählern "Offen" und "Überfällig" entfernt

Beispiel: Als bezahlt markieren

Szenario: Sie erhalten eine Überweisungsbenachrichtigung über 1.500,00 am 15.02.2024 mit Referenz "RE-2024-001".

Prozess:

1. Öffnen Sie die Rechnung in docs101
2. Klicken Sie auf "Als bezahlt markieren"
3. Geben Sie ein:
   • Bezahldatum: 15.02.2024
   • Zahlungsreferenz: RE-2024-001
   • Notizen: "Banküberweisung eingegangen"
4. Klicken Sie auf "Bestätigen"
5. Rechnung zeigt jetzt "Bezahlt" mit erfasstem Datum und Referenz

Belege aufbewahren

Speichern Sie die Zahlungsbestätigung (E-Mail, Kontoauszug usw.) bei Ihren Rechnungsunterlagen. Dies belegt den Zahlungseingang bei möglichen Streitfällen.

Teilzahlungen

Wenn ein Kunde eine Teilzahlung leistet, haben Sie zwei Optionen:

Option 1: Auf Vollzahlung warten

• Markieren Sie die Rechnung erst als bezahlt, wenn der volle Betrag eingegangen ist
• Die Rechnung bleibt im Status "Versendet" (oder "Überfällig")
• Sobald der Gesamtbetrag eingeht, markieren Sie als bezahlt und notieren beide Zahlungen in der Referenz

Option 2: Gutschrift erstellen

• Wenn Sie den ausstehenden Saldo separat verfolgen müssen
• Erstellen Sie eine neue Rechnung oder Gutschrift für den Restbetrag

Best Practice: Die meisten Unternehmen verwenden Option 1 (erst bei Vollzahlung als bezahlt markieren). Verwenden Sie Gutschriften nur bei detaillierter Verfolgung von Teilbeträgen.

Teilzahlungs-Workflow

• Originalrechnung: 1.000,00 (fällig 15.02.2024)
• Kunde zahlt 600,00 am 20.02.2024
• Sie wissen, dass 400,00 noch ausstehen
• In docs101: Noch nicht als bezahlt markieren
• Rechnung bleibt im Status "Versendet"
• Kunde zahlt restliche 400,00 am 28.02.2024
• Jetzt als bezahlt markieren mit Datum 28.02.2024
• Referenz: "Zwei Zahlungen: 600,00 am 20.02.2024, 400,00 am 28.02.2024"

Überfällige Rechnungen überwachen

Das docs101-Dashboard bietet mehrere Werkzeuge zum Verfolgen und Verwalten überfälliger Zahlungen.

Dashboard-KPIs

Das Haupt-Rechnungs-Dashboard zeigt drei Schlüsselkennzahlen:

1. Zähler offene Rechnungen

• Zeigt die Gesamtzahl versendeter, aber noch nicht bezahlter Rechnungen
• Umfasst sowohl pünktige als auch überfällige Rechnungen
• Klick auf dieses Widget filtert die Rechnungsliste auf alle "Offenen" Rechnungen

2. Zähler überfällige Rechnungen

• Zeigt die Anzahl unbezahlter Rechnungen nach Fälligkeitsdatum
• Berechnet als: heutiges Datum > Fälligkeitsdatum UND Status ist nicht "Bezahlt"
• Klick auf dieses Widget filtert auf "Überfällige" Rechnungen
• Dies ist Ihre Prioritätsliste für Mahnungen

3. Zähler bezahlte Rechnungen

• Zeigt die Gesamtzahl als bezahlt markierter Rechnungen
• Hilfreich zur Verfolgung der Abschlussquote

Durchschnittliche Zahlungsdauer

docs101 berechnet die durchschnittliche Zeit vom Rechnungsdatum bis zum Zahlungsdatum:

Metrik: Durchschnittliche Zahlungsdauer

• Definition: Tage zwischen Rechnungsdatum und Bezahldatum (für alle bezahlten Rechnungen im gewählten Zeitraum)
• Beispiel: Rechnung am 1. erstellt, Kunde zahlt am 15. = 14 Tage
• Zweck: Hilft, Zahlungsverzögerungen und Liquiditätsprobleme zu erkennen

Interpretation:

• Zahlungsbedingung Netto 30, tatsächlich 35 Tage: Kunden zahlen durchschnittlich 5 Tage verspätet
• Zahlungsbedingung Netto 30, tatsächlich 50 Tage: Erhebliche Verzögerungen, prüfen Sie die langsam zahlenden Kunden
• Zahlungsbedingung Netto 30, tatsächlich 28 Tage: Vor dem Zeitplan, guter Cashflow

Metriken zur Planung nutzen

Wenn Ihre durchschnittliche Zahlungsdauer über Ihren Zahlungsbedingungen liegt, passen Sie Ihre Liquiditätsprognose entsprechend an. Möglicherweise müssen Sie die Kundenbedingungen anpassen.

Filtern und Sortieren von Rechnungen

Die Rechnungsliste bietet mehrere Filteroptionen:

Nach Status filtern:

1. Navigieren Sie zur Rechnungsliste
2. Klicken Sie auf den "Status"-Filter
3. Wählen Sie:
   • Alle: Alle Rechnungen unabhängig vom Status
   • Entwurf: Noch nicht versendete Rechnungen
   • Versendet: Versendet, aber noch nicht bezahlt
   • Bezahlt: Als bezahlt markierte Rechnungen
   • Überfällig: Unbezahlt nach Fälligkeitsdatum
   • Storniert: Stornierte Rechnungen

Nach Datumsbereich filtern:

1. Klicken Sie auf den "Datum"-Filter
2. Wählen Sie aus vordefinierten Bereichen (Diesen Monat, Letzter Monat, Letzte 90 Tage) oder benutzerdefinierter Bereich
3. Filter wird auf das Rechnungsdatum angewendet

Sortieroptionen:

• Rechnungsnummer (aufsteigend/absteigend)
• Rechnungsdatum (neueste/älteste)
• Fälligkeitsdatum (bevorstehend/vergangen)
• Betrag (höchster/niedrigster)
• Kundenname (A-Z)

Beispiel-Workflow — Überfällige Rechnungen finden:

1. Status-Filter klicken > "Überfällig" wählen
2. Sortierung klicken > "Fälligkeitsdatum" wählen (älteste zuerst)
3. Die Liste zeigt alle unbezahlten Rechnungen nach Fälligkeitsdatum, sortiert nach Überfälligkeit
4. Oben stehen Ihre dringendsten Mahnfälle

Tipps zum Nachfassen bei überfälligen Rechnungen

Manueller Nachfass-Prozess

Bei überfälligen Rechnungen zeitnah nachfassen:

1. Rechnung erneut versenden

• Öffnen Sie die überfällige Rechnung
• Klicken Sie auf "Rechnung erneut versenden"
• Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu (z. B. "Zahlung für RE-2024-001 noch ausstehend. Bitte überweisen Sie bis [Datum].")
• Sofort versenden

2. Telefonisch nachfassen

• Bei erheblich überfälligen Rechnungen (30+ Tage)
• Sprechen Sie direkt mit dem Ansprechpartner in der Buchhaltung
• Fragen Sie, ob es ein Problem mit der Rechnung gibt
• Bestätigen Sie Zahlungsweise und voraussichtliches Zahlungsdatum

3. Mahnung per E-Mail

• Bei Rechnungen 30+ Tage überfällig
• Professionellen, aber bestimmten Ton verwenden
• Rechnungsnummer und ursprüngliches Fälligkeitsdatum nennen
• Zahlung innerhalb von 5-7 Werktagen anfordern

4. Bei Bedarf eskalieren

• Bei Rechnungen 60+ Tage überfällig
• Rechtliche Schritte oder Inkasso erwägen
• Kontoauszug auf Muster verspäteter Zahlungen prüfen
• Mit Kunden über Anpassung der Zahlungsbedingungen sprechen

Kontoauszüge-Integration

Für umfassende Zahlungsverfolgung über alle Kundentransaktionen:

1. Gehen Sie zum Bereich Kunden
2. Wählen Sie einen Kunden
3. Zeigen Sie seinen Kontoauszug an
4. Sehen Sie alle Rechnungen (bezahlt und unbezahlt) mit Zahlungsdaten
5. Berechnen Sie den gesamten ausstehenden Saldo
6. Identifizieren Sie Kunden mit mehreren überfälligen Rechnungen

Siehe Kontoauszüge-Leitfaden für detaillierte Anweisungen.

Best Practices für Zahlungsverfolgung

Best Practices für Zahlungsverfolgung

• Sofort als bezahlt markieren: Bei Zahlungseingang am selben Tag in docs101 erfassen
• Zahlungsreferenzen verwenden: Immer die Referenz aus der Kundenzahlung (Überweisungs-ID usw.) erfassen
• Realistische Fälligkeitsdaten setzen: Müssen den tatsächlichen Vereinbarungen entsprechen
• Überfällig-Zähler überwachen: Wöchentlich überfällige Rechnungen prüfen; Probleme nicht aufschieben
• Früh nachfassen: Rechnungen kurz nach dem Fälligkeitsdatum erneut versenden
• Metriken vierteljährlich prüfen: Durchschnittliche Zahlungsdauer quartalsweise analysieren
• Dokumentation aufbewahren: Zahlungsbestätigungen und Korrespondenz für Prüfung und Streitfälle archivieren

Referenz-Links

• Rechnung erstellen & versenden - Rechnungserstellungs-Workflow
• Kontoauszüge-Leitfaden - Kundenzahlungsverfolgung