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Rechnung erstellen & versenden

Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess der Erstellung einer professionellen Rechnung und des Versands an Ihren Kunden. Ob Sie von Grund auf erstellen oder Kundenstandardwerte verwenden — Sie lernen, jeden Aspekt Ihrer Rechnung zu konfigurieren und sicherzustellen, dass sie vor dem Versand die Compliance-Standards erfüllt.

Erstellungsmodus wählen​

docs101 bietet zwei Rechnungserstellungs-Modi: einen Geführten Wizard (Schritt für Schritt, drei Phasen) und ein Expert Dashboard (alle Felder auf einem Bildschirm). Beide Modi unterstützen die gleichen Funktionen und erzeugen identische Ergebnisse. Neue Nutzer starten standardmäßig mit dem Wizard.

Sie können Ihren bevorzugten Modus unter Einstellungen > Präferenzen festlegen und jederzeit während der Rechnungserstellung wechseln. Für einen detaillierten Vergleich siehe Rechnungserstellungs-Modi.

Die in diesem Leitfaden beschriebenen Workflows gelten für beide Modi. Der Wizard verteilt die Schritte auf drei Phasen; das Expert Dashboard zeigt sie auf einem Bildschirm.

Neue Rechnung erstellen​

Ausgangspunkt: Von Grund auf vs. Kundenstandardwerte​

Beim Erstellen einer neuen Rechnung haben Sie mehrere Optionen:

Von Grund auf

Beginnen Sie mit einer leeren Rechnung, in der Sie alle Felder manuell konfigurieren. Verwenden Sie dies für einmalige Rechnungen mit individuellen Einstellungen.

Von Kundenstandardwerten

Falls Sie einen Kunden in docs101 mit Standard-Zahlungsbedingungen, Währung und Rechnungsvorlagen eingerichtet haben, können Sie eine Rechnung erstellen, die diese Einstellungen automatisch übernimmt. Das ist schneller und stellt die Konsistenz aller Rechnungen dieses Kunden sicher.

Aus einer vorhandenen Rechnung

Duplizieren Sie eine bestehende Rechnung, um einen neuen Entwurf mit allen Positionen, Rabatten und Einstellungen zu erstellen. Ideal für wiederkehrende oder ähnliche Rechnungen. Details finden Sie unter Rechnung duplizieren.

Best Practice

Richten Sie Kundenstandardwerte für Ihre regulären Kunden in deren Profil ein. Das spart Zeit bei zukünftigen Rechnungen und gewährleistet Konsistenz.

Grundlegende Rechnungsinformationen​

Nach der Auswahl des Ausgangspunkts füllen Sie diese Kernfelder aus:

FeldBeschreibungErforderlich
KundeWählen Sie den Kunden für diese RechnungJa
RechnungsnummerEindeutige Kennung (kann automatisch generiert werden)Ja
RechnungsdatumDas Erstellungsdatum der RechnungJa
FälligkeitsdatumZahlungsfrist (berechnet aus Zahlungsbedingungen)Ja
WährungWährung für alle Beträge (EUR, GBP usw.)Ja
BestellnummerOptionale Referenznummer (z. B. Bestellnummer des Kunden)Nein
Rechnungsnummerierung

docs101 unterstützt konfigurierbare Rechnungsnummerierung mit folgenden Optionen:

  • Platzhalter: Verwenden Sie {YYYY}, {MM} und {DD} für dynamische Datumskomponenten
  • Präfix: Fügen Sie allen Rechnungsnummern ein eigenes Präfix hinzu (z. B. "RE-")
  • Auffüllung: Konfigurieren Sie Null-Auffüllung von 0 bis 10 Stellen (z. B. Auffüllung 4 macht aus "1" eine "0001")
  • Zurücksetzungshäufigkeit: Wählen Sie, wann der Zähler zurückgesetzt wird — nie, täglich, monatlich oder jährlich

Konfigurieren Sie diese Einstellungen unter Geschäftseinstellungen > Nummerierung.

Rechnungsformat​

docs101 bestimmt das Rechnungsformat automatisch anhand Ihres Firmenlandes und des Kundenadressen-Landes:

FirmenlandKundenadresse LandFormat
Deutschland (DE)Deutschland (DE)ZUGFeRD/Factur-X
Frankreich (FR)Frankreich (FR)ZUGFeRD/Factur-X
Alle anderen Kombinationen—PDF

Das Format wird als Badge neben dem Rechnungsstatus angezeigt. Im Status Entwurf können Sie auf das Badge klicken, um das Format manuell zu ändern.

Automatische Formaterkennung

Das Format wird bei jeder Änderung der Kundenadresse neu ermittelt. Wenn Sie von einem deutschen auf einen niederländischen Kunden wechseln, ändert sich das Format automatisch von ZUGFeRD auf PDF. Manuelle Änderungen werden bei Adressänderungen durch die automatische Erkennung ersetzt.

Formatänderung mit vorhandenen Positionen

Wenn Ihre Rechnung bereits Positionen enthält und Sie das Format manuell ändern, erscheint ein Bestätigungsdialog. Eine Formatänderung kann die USt-Kategoriedaten bestehender Positionen beeinflussen.

Konfiguration der Zahlungsbedingungen​

Zahlungsbedingungen bestimmen, wann Ihre Rechnung fällig ist. Wählen Sie eine Bedingung aus dem Dropdown und das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet. Häufig verwendete vordefinierte Bedingungen:

  • Sofort: Fällig bei Erhalt
  • Netto 7: Fällig 7 Tage nach Rechnungsdatum
  • Netto 14: Fällig 14 Tage nach Rechnungsdatum
  • Netto 30: Fällig 30 Tage nach Rechnungsdatum
  • Netto 60: Fällig 60 Tage nach Rechnungsdatum
  • Bereits bezahlt: Für Rechnungen, bei denen die Zahlung bereits eingegangen ist (z. B. Kreditkarte, Stripe-Abonnement)

Sie können auch eigene Zahlungsbedingungen mit individuellen Codes, Labels und Vorlagentexten erstellen. Bedingungen können relative Tage (berechnet ab Rechnungsdatum) oder ein festes Kalenderdatum verwenden. Siehe Zahlungsbedingungen für das Erstellen und Verwalten von Zahlungsbedingungen.

Das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet, wenn Sie Zahlungsbedingungen auswählen. Sie können es bei Bedarf manuell überschreiben.

Skonto (Frühzahlungsrabatte)

Wenn die gewählte Zahlungsbedingung Skonto-Rabattstufen konfiguriert hat, berechnet docs101 automatisch die Rabattbeträge und Fristen für die Rechnung. Siehe Zahlungsbedingungen > Skonto für Details.

Auswirkung des Fälligkeitsdatums

Das Fälligkeitsdatum wirkt sich auf die Zahlungsverfolgung und KPIs aus. Stellen Sie sicher, dass es Ihren tatsächlichen Vereinbarungen mit dem Kunden entspricht, um genaue Berichte über überfällige Rechnungen zu erhalten.

Zahlungsart​

Zusätzlich zu den Zahlungsbedingungen hat jede Rechnung eine Zahlungsart, die anzeigt, wie der Kunde zahlt oder bezahlt hat. Wählen Sie die Zahlungsart aus dem Dropdown:

ZahlungsartBeschreibung
ÜberweisungZahlung per SEPA oder Überweisung (Standard)
KreditkarteZahlung per Kreditkarte oder Debitkarte
PayPalZahlung via PayPal
BargeldBarzahlung
ScheckZahlung per Scheck
SonstigeJede andere Zahlungsart

Die ausgewählte Zahlungsart beeinflusst den Zahlungstext auf der Rechnung. Der Platzhalter {payment_method} in Ihrer Zahlungsbedingungsvorlage wird durch den übersetzten Namen der Zahlungsart ersetzt.

Bankkontosichtbarkeit

Das Bankkonto-Dropdown wird nur angezeigt, wenn die Zahlungsart auf Überweisung eingestellt ist. Bei allen anderen Zahlungsarten wird das Bankkonto-Feld ausgeblendet, um das Formular übersichtlich zu halten. Die Rechnungsvorlage kann trotzdem Ihre Bankdaten anzeigen, unabhängig von der Zahlungsart.

Prepaid-Rechnung erstellen​

Falls Sie bereits vor der Rechnungserstellung die Zahlung erhalten haben — beispielsweise ein SaaS-Abonnement per Stripe belastet, eine Kreditkartenzahlung oder eine Vorauszahlung — können Sie eine Prepaid-Rechnung erstellen, die direkt als „Bezahlt" finalisiert wird.

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung und wählen Sie den Kunden
  2. Fügen Sie wie gewohnt Ihre Positionen hinzu
  3. Wählen Sie im Zahlungsdetail-Bereich die Zahlungsart (z. B. Kreditkarte)
  4. Wählen Sie „Bereits bezahlt" als Zahlungsbedingung
  5. Geben Sie das Bezahldatum ein — das Datum, an dem die Zahlung eingegangen ist
  6. Geben Sie optional eine Referenz ein (z. B. Stripe-Charge-ID, Transaktionsnummer)
  7. Die Zahlungstextvorschau zeigt den generierten Text an (z. B. „Vollständig bezahlt per Kreditkarte am 08. Apr 2026")
  8. Finalisieren Sie die Rechnung — sie erhält sofort den Status Bezahlt und überspringt den Status „Offen"

Nach der Finalisierung können Sie die Rechnung per E-Mail als Beleg versenden. Der Status wechselt dann von „Bezahlt" zu „Versendet", was anzeigt, dass die Rechnung bezahlt und zugestellt ist.

Bezahldatum

Das Bezahldatum kann nicht auf ein zukünftiges Datum eingestellt werden. Es muss heute oder früher sein.

Häufige Anwendungsfälle
  • SaaS-Abonnements: Kunde zahlt monatlich per Stripe → Prepaid-Rechnung als Beleg erstellen
  • E-Commerce-Bestellungen: Kunde bezahlt per Kreditkarte beim Checkout → Rechnung dokumentiert die Transaktion
  • Vorauszahlungen: Kunde überweist Mittel vor Arbeitsbeginn → Prepaid-Rechnung bestätigt Eingang

Rechnungspositionen hinzufügen​

Rechnungspositionen sind die Einzelposten, aus denen sich Ihre Rechnung zusammensetzt. Jede Position stellt ein verkauftes Produkt oder eine erbrachte Dienstleistung dar.

Positionen hinzufügen​

Fügen Sie Positionen über die Inline-Tabelle hinzu. Jede Zeile entspricht einem Posten auf Ihrer Rechnung.

Voraussetzung

Sie müssen zuerst einen Kunden und eine Adresse auswählen, bevor Sie Positionen hinzufügen können. Dadurch wird sichergestellt, dass das Rechnungsformat feststeht und die richtigen Steuerfelder angezeigt werden.

  1. Füllen Sie eine Zeile in der Positionstabelle aus (Felder siehe unten)
  2. Drücken Sie Enter, um zu speichern und eine neue Zeile zu beginnen, oder Tab, um zwischen Feldern zu wechseln
  3. Wiederholen Sie dies für weitere Positionen

Positionsdetails​

Jede Position benötigt folgende Informationen:

FeldBeschreibungBeispiel
TitelName des Produkts oder der Dienstleistung"Website-Design"
BeschreibungOptionale detaillierte Beschreibung"Individuelles Website-Design für 5 Seiten"
MengeAnzahl der Einheiten5
EinheitMaßeinheitStunden, Stück, Seiten
NettopreisPreis pro Einheit vor USt100,00
Steuer-BehandlungWie diese Position besteuert wirdReguläre Besteuerung, Reverse Charge, Steuerbefreit usw. Siehe Steuer-Behandlung & USt
USt-SatzSteuerprozentsatz (wird für die meisten Behandlungen automatisch gesetzt)19% (Deutschland), 21% (Niederlande)
Positionsrabatte

Rabatte werden separat vom Positionsformular verwaltet. Nach dem Hinzufügen einer Position verwenden Sie das Rabatt-Icon (Tag-Symbol) in der Positionstabelle, um den Rabatt-Dialog zu öffnen und einen prozentualen oder Festbetrag-Rabatt anzuwenden. Siehe Rabatte & Ausnahmen für Details.

Die Steuer-Behandlung bestimmt, wie die Position besteuert wird:

  • Reguläre Besteuerung — normale USt zum Landessteuersatz
  • Reverse Charge — Kunde schuldet USt (grenzüberschreitend B2B in EU)
  • Steuerbefreit — keine USt (Medizin, Finanzen, Bildung)
  • Nullsatz — steuerpflichtig mit gesetzlich 0%
  • Nicht umsatzsteuerpflichtig — außerhalb des USt-Geltungsbereichs (Kleinunternehmerregelung)
  • Innergemeinschaftlich — Waren an USt-registriertes EU-Unternehmen
  • Export außerhalb EU — Waren/Dienstleistungen in Nicht-EU-Länder
  • Kleinunternehmer — Kleinunternehmerregelung (wird automatisch zugewiesen, wenn der Unternehmensschalter aktiv ist)

Für detailliertes USt-Handling und Ausnahmen siehe den Rabatte & Ausnahmen Leitfaden.

Positionen aus Produktkatalog hinzufügen​

Falls Sie einen Produktkatalog in docs101 eingerichtet haben, können Sie Positionen schnell hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf "Aus Katalog hinzufügen"
  2. Suchen Sie das Produkt nach Name
  3. Wählen Sie das Produkt — Titel, Beschreibung und Standardpreis werden automatisch ausgefüllt
  4. Passen Sie bei Bedarf Menge, Einheit oder Preis für diese Rechnung an
  5. Klicken Sie auf "Hinzufügen"

Produkte im Katalog haben konfigurierte Standard-Nettopreise und USt-Sätze. Sie können diese pro Rechnung überschreiben, ohne den Katalog zu verändern.

Mehrere Positionen löschen​

Im Expert-Modus können Sie mehrere Positionen gleichzeitig auswählen und löschen, anstatt sie einzeln zu entfernen:

  1. Verwenden Sie die Checkboxen in der ersten Spalte, um die zu entfernenden Positionen auszuwählen
  2. Klicken Sie auf Löschen in der Auswahl-Aktionsleiste über der Tabelle oder drücken Sie Entf / Backspace
  3. Bestätigen Sie die Löschung im Dialog

Die verbleibenden Positionen werden automatisch neu nummeriert. Für alle Details zu Mehrfachauswahl-Interaktionen (Shift+Klick-Bereichsauswahl, Tastenkürzel) siehe Expert-Modus > Mehrfachauswahl & Stapel-Löschung.

Erweiterte Rechnungseinstellungen​

Zahlungs-Bankkonto​

Wählen Sie, welches Bankkonto auf der Rechnung für die Zahlung angezeigt wird. Bei mehreren konfigurierten Bankkonten:

  1. Klicken Sie auf das Feld Bankkonto
  2. Wählen Sie aus Ihren konfigurierten Konten
  3. IBAN, BIC und Kontoinhaber werden automatisch ausgefüllt

Kunden verwenden diese Informationen für ihre Überweisung. Stellen Sie sicher, dass das gewählte Konto aktuell ist und Zahlungen empfangen kann.

Rechnungsvorlage & Layout​

docs101 bietet verschiedene Rechnungsvorlagen. So wählen Sie eine Vorlage:

  1. Klicken Sie auf "Vorlage" in den Rechnungseinstellungen
  2. Zeigen Sie verfügbare Vorlagen in der Vorschau an
  3. Wählen Sie die passende für Ihr Branding
  4. Die Vorlage bestimmt das visuelle Layout, das Farbschema und die enthaltenen Felder
Kundenspezifische Vorlagen

Sie können für jeden Kunden in seinem Profil eine Standardvorlage festlegen. So erhalten alle Rechnungen dieses Kunden ein einheitliches Erscheinungsbild.

Zusätzliche Metadaten​

  • Projekt-/Auftragsreferenz: Verknüpfen Sie die Rechnung mit einem bestimmten Projekt
  • Notizen (Intern): Private Notizen, nur für Sie und Ihr Team sichtbar, nicht an den Kunden übermittelt
  • Notizen für Kunden: Nachricht auf der gedruckten Rechnung (z. B. "Vielen Dank für Ihr Vertrauen")

Vorschau & Compliance-Prüfung​

Bevor Sie Ihre Rechnung versenden, prüfen Sie sie immer in der Vorschau auf Fehler und Compliance:

PDF-Vorschau generieren​

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "PDF-Vorschau" oben rechts
  2. Ein neues Fenster zeigt Ihre Rechnung, wie der Kunde sie sieht
  3. Überprüfen Sie alle Felder, Summen und Formatierung
  4. Prüfen Sie, dass Ihr Firmenlogo und die Angaben korrekt sind

ZUGFeRD/Factur-X-Compliance​

Für Rechnungen im ZUGFeRD-Format generiert docs101 konforme PDFs mit eingebettetem XML. Das System erledigt automatisch:

  • Einbettung strukturierter Rechnungsdaten als XML in die PDF
  • Erstellung PDF/A-konformer Ausgabe für die Langzeitarchivierung
  • Validierung der Rechnungsstruktur über KOSiT (Koordinierungsstelle für IT-Standards)

Für reine PDF-Rechnungen erstellt docs101 ein Standard-PDF ohne eingebettete XML oder KOSiT-Validierung.

Compliance-Warnungen

Falls das System Compliance-Probleme erkennt (z. B. fehlende Firmenangaben, falsche USt-Struktur), wird ein Hinweis angezeigt. Beheben Sie diese vor dem Versand, damit die Rechnung elektronisch verarbeitet werden kann.

Rechnungssummen prüfen​

In der Vorschau überprüfen Sie:

  • Zwischensumme: Summe aller Nettopreise multipliziert mit Mengen
  • Gesamtrabatte: Summe aller gewährten Rabatte
  • USt-Betrag: Berechnet pro USt-Satz
  • USt-Aufschlüsselung: Netto, USt und Brutto gruppiert nach Steuer-Behandlung und Steuersatz — angezeigt im Rechnungsübersichtsbereich und auf dem PDF
  • Rechnungssumme: Zwischensumme minus Rabatte plus USt
Rundung

USt wird pro Position berechnet und entsprechend gerundet. Die Rechnungssumme ist die Summe aller gerundeten Positionssummen.

Die Rechnung versenden​

Wenn Sie mit Ihrer Rechnung zufrieden sind:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechnung versenden"
  2. Das Panel E-Mail-Konfiguration öffnet sich

Konfigurieren Sie Folgendes:

FeldBeschreibungErforderlich
E-Mail-EmpfängerE-Mail-Adresse(n) zum VersandJa
AnzeigenameAbsendername in der E-Mail des Empfängers (z. B. "Rechnungsteam")Ja
BCCOptionale zusätzliche Empfänger, die eine Kopie erhalten, aber dem Hauptempfänger verborgen bleibenNein
AnhängeOptional weitere Dateien anfügen (z. B. AGB)Nein
E-Mail-Empfänger

docs101 verwendet standardmäßig die E-Mail-Adresse aus Ihrem Kundenprofil. Sie können sie für diese Rechnung überschreiben, wenn der Empfänger abweicht.

Versand​

Klicken Sie auf "Jetzt versenden", um die Rechnung sofort zu verschicken. Der Rechnungsstatus wechselt zu "Versendet" und die ZUGFeRD-konforme PDF wird an die E-Mail angehängt.

Rechnungen erneut senden

Sie können Rechnungen aus jedem Status außer Entwurf und Storniert erneut versenden. Falls ein Kunde die E-Mail nicht erhalten hat oder eine weitere Kopie benötigt, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf „Erneut senden". Das erneute Senden ändert den Rechnungsstatus nicht.

Nachverfolgung & Bestätigung​

Nach dem Versand:

  1. Sie sehen eine Bestätigungsmeldung
  2. Der Rechnungsstatus wird automatisch auf "Versendet" aktualisiert
  3. Die versendete Rechnung ist vor weiterer Bearbeitung gesperrt

Verwaltung nach dem Versand​

Als bezahlt markieren​

Prepaid-Rechnungen

Dieser Abschnitt gilt nur für reguläre (Postpaid-)Rechnungen. Prepaid-Rechnungen werden bei der Finalisierung automatisch als „Bezahlt" markiert — kein manuelles Eingreifen nötig. Siehe Prepaid-Rechnung erstellen oben.

Sobald Sie die Zahlung erhalten, markieren Sie die Rechnung als bezahlt:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Als bezahlt markieren"
  3. Wählen Sie das Bezahldatum (normalerweise heute)
  4. Optionale Zahlungsreferenz hinzufügen (z. B. Überweisungsreferenz)
  5. Klicken Sie auf "Bestätigen"

Der Rechnungsstatus wechselt zu "Bezahlt" und die Rechnung wird aus der Überfällig-Verfolgung entfernt. Siehe Zahlungen verfolgen für weitere Details.

Überfällige Rechnungen verfolgen​

Wenn eine Rechnung zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt wurde:

  1. Die Rechnung erscheint in Ihrem "Überfällige Rechnungen"-Dashboard-Widget
  2. Verfolgen Sie den Kontoauszug des Kunden für alle ausstehenden Rechnungen

Siehe Kontoauszüge-Leitfaden für umfassende Zahlungsverfolgung.

Best Practices​

Best Practices für die Rechnungserstellung
  • Beschreibend sein: Verwenden Sie klare, detaillierte Positionstitel und Beschreibungen, damit Kunden verstehen, wofür sie bezahlen
  • Summen prüfen: Zeigen Sie immer eine Vorschau an und überprüfen Sie alle Berechnungen vor dem Versand
  • Realistische Bedingungen: Wählen Sie Zahlungsbedingungen, die Ihrer tatsächlichen Vereinbarung mit dem Kunden entsprechen
  • Vorlagen nutzen: Nutzen Sie Kundenstandardwerte und Rechnungsvorlagen für Konsistenz
  • Zeitnah versenden: Versenden Sie Rechnungen sobald sie fertig sind, um einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten
  • Unterlagen archivieren: Bewahren Sie Zustellungsbestätigungen und Zahlungsinformationen für Buchhaltung und Streitfälle auf

Free-Plan-Limits​

Free Plan

Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Monat. ZUGFeRD/Factur-X-Compliance ist für alle berechtigten Rechnungen unabhängig vom Plan enthalten.