Zahlungsbedingungen
Überblick
Zahlungsbedingungen legen fest, wann eine Rechnung fällig ist. Jede Bedingung hat einen Code, ein Label für Dropdown-Menüs, einen Typ der die Fälligkeitsberechnung steuert, und übersetzte Vorlagentexte, die auf der gedruckten Rechnung erscheinen. Sie können beliebig viele Bedingungen erstellen und als Standard in Kundenprofilen hinterlegen. Für Bedingungen vom Typ "Tage nach Rechnungsdatum" können Sie zusätzlich bis zu drei Skonto-Rabattstufen konfigurieren, die eine schnellere Zahlung fördern.
Zugang zu Zahlungsbedingungen
- Navigieren Sie zu Administration > Zahlungsbedingungen
- Ansehen, hinzufügen, bearbeiten oder löschen
Funktionsweise
Wenn Sie eine Zahlungsbedingung auf einer Rechnung auswählen, berechnet docs101 das Fälligkeitsdatum automatisch:
| Typ | Beschreibung | Standardwert | Fälligkeitsberechnung |
|---|---|---|---|
Tage nach Rechnungsdatum (days_relative) | Fälligkeitsdatum relativ zum Rechnungsdatum | Anzahl Tage (z. B. 30) | Rechnungsdatum + Tage |
Festes Datum (date_fixed) | Fälligkeitsdatum ist ein bestimmtes Kalenderdatum | Datum im Format YYYY-MM-DD | Angegebenes Datum |
Sofort (immediate) | Zahlung bei Erhalt fällig | Nicht erforderlich | Gleiches Datum wie Rechnungsdatum |
Das berechnete Fälligkeitsdatum kann auf einzelnen Rechnungen jederzeit manuell überschrieben werden.
Verwenden Sie den Typ Sofort für Barzahlungen oder Situationen, in denen die Zahlung sofort erwartet wird. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch auf das Rechnungsdatum gesetzt und die Fälligkeitstage auf 0 — keine manuelle Eingabe nötig.
Übersetzungen
Jede Zahlungsbedingung hat einen Vorlagentext, der auf der Rechnungs-PDF erscheint. docs101 unterstützt mehrsprachige Vorlagentexte, sodass automatisch die richtige Sprache je nach Spracheinstellung des Kunden verwendet wird.
- Englisch (erforderlich): Der Standard-Vorlagentext. Wird immer als Fallback verwendet.
- Deutsch (optional): Wird, sofern vorhanden, auf Rechnungen für deutschsprachige Kunden verwendet.
Die deutsche Übersetzung ist im Modal hinter einem aufklappbaren Akkordeon verborgen, um das Formular kompakt zu halten.
Wie die Sprachauflösung funktioniert
Beim Erzeugen einer Rechnungs-PDF löst docs101 den Vorlagentext wie folgt auf:
- Spracheinstellung des Kunden prüfen (Englisch oder Deutsch)
- Wenn eine Übersetzung für diese Sprache existiert, diese verwenden
- Andernfalls auf die englische Übersetzung zurückfallen
Das bedeutet: Sie müssen die deutsche Übersetzung nur angeben, wenn Sie deutschsprachige Kunden haben und lokalisierte Zahlungshinweise auf deren Rechnungen wünschen.
Platzhalter
Vorlagentexte unterstützen Platzhalter, die beim Erzeugen der Rechnung durch tatsächliche Werte ersetzt werden:
| Platzhalter | Ersetzt durch | Verfügbar für |
|---|---|---|
{days} | Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit | Tage nach Rechnungsdatum |
{date} | Formatiertes Fälligkeitsdatum | Festes Datum, Tage nach Rechnungsdatum |
Beispiele:
- Englisch:
Payment due within {days} days of invoice date - Deutsch:
Zahlbar innerhalb von {days} Tagen nach Rechnungsdatum - Sofort:
Zahlbar bei Erhalt(keine Platzhalter nötig)
Sprach-Badges
Die Zahlungsbedingungen-Tabelle zeigt Sprach-Badges neben jeder Bedingung:
- EN (immer vorhanden) — Englische Übersetzung vorhanden
- DE (optional) — Deutsche Übersetzung vorhanden
So sehen Sie auf einen Blick, welche Bedingungen vollständig übersetzt sind.
Skonto (Frühzahlungsrabatte)
Skonto ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden einen reduzierten Rechnungsbetrag anzubieten, wenn sie vor dem regulären Fälligkeitsdatum zahlen. Sie definieren Rabattstufen auf einer Zahlungsbedingung, und docs101 berechnet automatisch die konkreten Rabattbeträge und Fristen für jede Rechnung, die diese Bedingung verwendet.
Dieser Abschnitt behandelt Skonto — Anreize auf Rechnungsebene für schnellere Zahlung. Für prozentuale oder Festbetrag-Rabatte auf einzelne Positionen siehe Rabatte & Ausnahmen.
Verfügbarkeit
Skonto ist nur für den Zahlungsbedingungstyp Tage nach Rechnungsdatum (days_relative) verfügbar. Der Rabatte-Tab ist für die Typen "Festes Datum" und "Sofort" deaktiviert, da diese keinen relativen Zahlungszeitraum haben, in dem eine Skontofrist sinnvoll wäre.
Rabattstufen konfigurieren
So fügen Sie einer Zahlungsbedingung Rabattstufen hinzu:
- Öffnen Sie das Zahlungsbedingungen-Modal (neu erstellen oder bestehende bearbeiten)
- Stellen Sie sicher, dass der Typ Tage nach Rechnungsdatum eingestellt ist
- Wechseln Sie zum Tab Discounts
- Klicken Sie auf + Add Tier
- Geben Sie die Tage (Zahlungsfrist für diesen Rabatt) und den Prozentsatz (Rabattrate) ein
- Wiederholen Sie dies für bis zu 3 Stufen
- Klicken Sie auf Save
Stufenfelder
| Feld | Beschreibung | Einschränkungen |
|---|---|---|
| Days | Anzahl der Tage nach Rechnungsdatum, bis zu denen die Zahlung eingehen muss | Positive ganze Zahl, eindeutig über alle Stufen, muss kleiner als die Fälligkeitstage der Zahlungsbedingung sein |
| Percentage | Rabattsatz bezogen auf die Rechnungssumme | Größer als 0, maximal 100 |
Validierungsregeln
- Maximal 3 Stufen pro Zahlungsbedingung
- Tage müssen eindeutig sein — keine zwei Stufen dürfen dieselbe Frist haben
- Tage müssen kleiner als Fälligkeitstage sein — eine Skontofrist von 14 Tagen ist bei einer Netto-10-Bedingung ungültig
- Kürzere Frist = höherer Prozentsatz — eine 7-Tage-Stufe muss einen höheren Prozentsatz bieten als eine 14-Tage-Stufe
Die Sortierregel (kürzere Frist = höherer Prozentsatz) wird automatisch durchgesetzt. Ein Kunde, der früher zahlt, soll immer einen besseren Rabatt erhalten. docs101 lehnt Konfigurationen ab, die diese Regel verletzen.
Skonto-Übersetzungen
Jede Zahlungsbedingung mit Rabattstufen hat einen eigenen Skonto-Zeilentext — eine Vorlage, die steuert, wie jede Rabattstufe auf der Rechnungs-PDF erscheint. Dieser ist vom Haupttext der Zahlungsbedingung getrennt.
- Englisch (erforderlich): Muss angegeben werden, wenn Rabattstufen existieren
- Deutsch (optional): Wird für deutschsprachige Kunden verwendet, fällt auf Englisch zurück
Der Skonto-Zeilentext unterstützt diese Platzhalter:
| Platzhalter | Ersetzt durch | Beispiel |
|---|---|---|
{percentage} | Rabattsatz | 3 |
{discount_amount} | Berechneter Rabattbetrag | 150.00 |
{reduced_amount} | Reduzierter Rechnungsbetrag nach Rabatt | 4.850,00 |
{currency} | Währungscode der Rechnung | EUR |
{due_date} | Formatierte Skontofrist | 15. Jan. 2026 |
Standardvorlagen:
- Englisch:
{reduced_amount} {currency} if paid by {due_date} (includes {percentage}% discount) - Deutsch:
{reduced_amount} {currency} bei Zahlung bis zum {due_date} ({percentage}% Skonto)
Wie Skonto auf Rechnungen erscheint
Wenn Sie eine Zahlungsbedingung mit Rabattstufen auf einer Rechnung auswählen, materialisiert docs101 automatisch konkrete Skonto-Datensätze. Dies geschieht jedes Mal, wenn sich die Zahlungsbedingung oder die Rechnungssumme ändert — kein manuelles Eingreifen nötig.
Berechnung
Jede Rabattstufe wird auf Basis des Rechnungs-Bruttobetrags (Gesamtsumme inklusive USt) berechnet:
| Wert | Berechnung |
|---|---|
| discount_amount | Bruttobetrag x Prozentsatz / 100 (gerundet auf 2 Dezimalstellen) |
| due_date | Rechnungsdatum + Stufentage |
| reduced_amount | Bruttobetrag - Rabattbetrag |
Status-Badges
Auf der Rechnungsdetailseite zeigt jeder materialisierte Skonto-Eintrag ein Status-Badge:
| Badge | Farbe | Bedingung |
|---|---|---|
| active | Grün | Skontofrist ist mehr als 3 Tage entfernt |
| expiring | Gelb | Skontofrist ist 3 Tage oder weniger entfernt |
| expired | Rot | Skontofrist ist abgelaufen |
PDF-Anzeige
Auf der generierten Rechnungs-PDF erscheinen die Skontozeilen unterhalb des Haupttexts der Zahlungsbedingung. Jede Stufe wird mit der Skonto-Zeilentextvorlage dargestellt, wobei die Platzhalter durch die berechneten Werte ersetzt werden.
Beispiel
Zahlungsbedingung: Netto 30 mit 3 Rabattstufen
| Stufe | Tage | Prozentsatz |
|---|---|---|
| 1 | 7 | 3% |
| 2 | 14 | 2% |
| 3 | 21 | 1% |
Rechnung: 5.000,00 EUR brutto, Rechnungsdatum 1. März 2026
| Stufe | Rabattbetrag | Reduzierter Betrag | Fälligkeitsdatum |
|---|---|---|---|
| 7 Tage / 3% | 150,00 EUR | 4.850,00 EUR | 8. März 2026 |
| 14 Tage / 2% | 100,00 EUR | 4.900,00 EUR | 15. März 2026 |
| 21 Tage / 1% | 50,00 EUR | 4.950,00 EUR | 22. März 2026 |
Der volle Betrag (5.000,00 EUR) ist bis zum 31. März 2026 fällig, wenn kein Skonto genutzt wird.
Finalisierungsvalidierung
Wenn eine Rechnung mit Skontoeinträgen finalisiert wird, prüft docs101:
- Jedes Skonto-Fälligkeitsdatum liegt vor dem Rechnungs-Fälligkeitsdatum
- Jeder Rabattbetrag übersteigt nicht die Rechnungssumme
- Die Sortierregel gilt: kürzere Frist = höherer Prozentsatz
Falls eine Prüfung fehlschlägt, wird die Finalisierung blockiert und ein Fehler zurückgegeben.
Zahlungsbedingung erstellen
Schritt 1: "Add Payment Term" anklicken
Navigieren Sie zu Zahlungsbedingungen > Add Payment Term
Schritt 2: Details eingeben
Code
- Kurzer, eindeutiger Bezeichner für die interne Referenz
- Beispiel: "NET30", "SOFORT", "FAELLIG-2025-06"
Label
- Lesbare Beschreibung für Dropdown-Menüs
- Beispiel: "Netto 30 Tage", "Fällig bei Erhalt"
Typ
- Days after invoice: Berechnet das Fälligkeitsdatum relativ zum Rechnungsdatum
- Fixed date: Verwendet ein bestimmtes Kalenderdatum als Fälligkeitsdatum
- Immediate: Zahlung bei Erhalt fällig — Fälligkeitsdatum entspricht dem Rechnungsdatum
Englische Übersetzung
- Der Zahlungshinweistext, der auf der Rechnung gedruckt wird (erforderlich)
- Unterstützt Platzhalter:
{days}für die Anzahl der Tage,{date}für das Fälligkeitsdatum - Beispiel: "Payment due within {days} days of invoice date"
Deutsche Übersetzung (optional)
- Klappen Sie das Akkordeon "German Translation" auf, um eine deutsche Version einzugeben
- Gleiche Platzhalter-Unterstützung wie beim englischen Text
- Beispiel: "Zahlbar innerhalb von {days} Tagen nach Rechnungsdatum"
Standardwert (Default Value)
- Für Typ "Days after invoice": Anzahl der Tage (z. B.
30) - Für Typ "Fixed date": Datum im Format
YYYY-MM-DD(z. B.2025-06-15) - Für Typ "Immediate": kein Wert erforderlich (wird automatisch auf 0 gesetzt)
Wenn Sie den Typ Immediate auswählen, wird das Feld "Default Value" automatisch ausgeblendet, da kein Wert benötigt wird.
Schritt 2b: Rabattstufen konfigurieren (Optional)
Wenn der Typ Tage nach Rechnungsdatum ist, können Sie optional Skonto-Rabattstufen hinzufügen:
- Wechseln Sie zum Tab Discounts
- Klicken Sie auf + Add Tier und geben Sie Tage und Prozentsatz für jede Stufe ein
- Hinterlegen Sie einen Skonto-Zeilentext (Englisch erforderlich, Deutsch optional) mit Platzhaltern
Siehe Skonto (Frühzahlungsrabatte) für vollständige Konfigurationsdetails und Validierungsregeln.
Schritt 3: Speichern
Klicken Sie auf Save, um die Bedingung zu erstellen. Sie ist sofort für Rechnungen und Kundenprofile verfügbar.
Zahlungsbedingung bearbeiten
- Finden Sie die Bedingung in der Tabelle
- Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button (Stift-Symbol)
- Aktualisieren Sie die gewünschten Felder
- Klicken Sie auf Save
Änderungen an einer Zahlungsbedingung wirken sich nicht rückwirkend auf bestehende Rechnungen aus. Nur neue Rechnungen verwenden die aktualisierte Konfiguration.
Zahlungsbedingung löschen
- Finden Sie die Bedingung in der Tabelle
- Klicken Sie auf den Löschen-Button (Papierkorb-Symbol)
- Bestätigen Sie das Löschen im Dialog
Was beim Löschen passiert:
- Nicht referenziert: Wenn keine Rechnung und kein Kunde diese Bedingung verwendet, wird sie endgültig aus der Datenbank entfernt.
- Referenziert: Wenn mindestens eine Rechnung oder ein Kunde die Bedingung noch referenziert, wird sie stattdessen deaktiviert. Deaktivierte Bedingungen erscheinen nicht mehr in Dropdown-Menüs, bleiben aber mit bestehenden Datensätzen verknüpft, um die Datenintegrität zu wahren.
In beiden Fällen verschwindet die Bedingung aus Ihrer Liste. Die Unterscheidung wird automatisch vorgenommen — Sie müssen sich nicht darum kümmern.
Das Löschen einer Zahlungsbedingung, die als Standard eines Kunden gesetzt ist, deaktiviert diese. Erwägen Sie, betroffenen Kunden vorher einen anderen Standard zuzuweisen.
Zahlungsbedingungen verwenden
Auf Rechnungen
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus dem Dropdown. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch basierend auf Typ und Rechnungsdatum berechnet. Sie können das Fälligkeitsdatum bei Bedarf manuell überschreiben.
Für Sofort-Bedingungen werden sowohl das Fälligkeitsdatum als auch die Fälligkeitstage automatisch gesetzt und schreibgeschützt:
- Fälligkeitstage:
0 - Fälligkeitsdatum: identisch mit dem Rechnungsdatum
Wenn die gewählte Zahlungsbedingung Rabattstufen konfiguriert hat, berechnet docs101 automatisch die materialisierten Skontoeinträge und zeigt sie auf der Rechnungsdetailseite an. Jede Rabattstufe zeigt den Rabattbetrag, die reduzierte Gesamtsumme, das Fälligkeitsdatum und ein Status-Badge, das angibt, ob der Rabatt aktiv, bald ablaufend oder abgelaufen ist.
Als Kundenstandard
Sie können jedem Kunden in dessen Profil unter Defaults eine Standard-Zahlungsbedingung zuweisen. Beim Erstellen einer neuen Rechnung für diesen Kunden wird die Zahlungsbedingung automatisch vorausgefüllt.
Das sorgt für Konsistenz und spart Zeit bei wiederkehrenden Kunden. Siehe Kunden verwalten für Details.
Auswirkung auf Zahlungsverfolgung
Das aus den Zahlungsbedingungen abgeleitete Fälligkeitsdatum beeinflusst:
- Überfälligkeitserkennung: Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum erscheinen im Dashboard-Widget für überfällige Rechnungen
- KPI-Berechnung: Durchschnittliche Zahlungsdauer und pünktliche Zahlungsquoten
- Kontoauszüge: Kundenauszüge zeigen offene und überfällige Beträge
Siehe Zahlungen verfolgen für mehr zur Zahlungsverfolgung.
Vordefinierte vs. eigene Bedingungen
docs101 liefert häufig verwendete Zahlungsbedingungen bereits mit (z. B. Sofort, Netto 7, Netto 14, Netto 30, Netto 60). Sie können diese direkt verwenden oder eigene Bedingungen erstellen, die zu Ihren individuellen Geschäftsvereinbarungen passen.
Best Practices
- Klare Labels verwenden — Wählen Sie Labels, die sofort verständlich sind (z. B. "Netto 30 Tage" statt "T30")
- Codes standardisieren — Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention für alle Codes
- Kundenstandards setzen — Weisen Sie jedem Kunden Zahlungsbedingungen zu, damit Rechnungen vorkonfiguriert sind
- Vereinbarungen abbilden — Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen die tatsächlichen vertraglichen Vereinbarungen widerspiegeln
- Für Ihre Zielgruppe übersetzen — Wenn Sie deutschsprachige Kunden haben, hinterlegen Sie deutsche Übersetzungen, damit deren Rechnungen sich natürlich lesen
- Regelmäßig prüfen — Entfernen oder aktualisieren Sie nicht mehr verwendete Bedingungen, um die Liste übersichtlich zu halten
- Frühzahlung fördern — Nutzen Sie Rabattstufen bei Netto-30- oder Netto-60-Bedingungen, um Kunden zu schnellerer Zahlung zu motivieren
- Aussagekräftige Skontotexte schreiben — Passen Sie den Skonto-Zeilentext an, damit Kunden Rabattbetrag und Frist klar verstehen
Referenz-Links
- Rabatte & Ausnahmen — Positionsrabatte und USt-Ausnahmen
- Rechnung erstellen & versenden — Rechnungserstellungs-Workflow
- Zahlungen verfolgen — Zahlungsverfolgung und Überfälligkeitsmanagement
- Kunden verwalten — Kundenprofile und Standardwerte
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