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Produktkatalog

Überblick​

Der Produktkatalog ist der Ort, an dem Sie alle Produkte und Dienstleistungen erstellen und verwalten, die Sie verrechnen. Einmal erstellt, können Produkte schnell zu Rechnungen hinzugefügt werden, was Zeit spart und Konsistenz gewährleistet.

Zugriff auf Produktkatalog​

  1. Gehen Sie zu Administration > Produktkatalog
  2. Zeigen Sie alle Produkte an und fügen Sie neue hinzu

Erstellen eines Produkts​

Schritt 1: Klicken Sie auf "Produkt hinzufügen"​

Gehen Sie zu Produktkatalog > Neues Produkt hinzufügen

Schritt 2: Grundlegende Informationen​

Produktname

  • Name des Produkts oder der Dienstleistung
  • Pflichtfeld
  • Erscheint auf Rechnungen und in Ihrem Katalog
  • Beispiele: "Beratungsstunden", "Softwarelizenz", "Webdesign"

SKU (Lagerhaltungseinheit)

  • Optionale eindeutige Kennung für das Produkt
  • Hilfreich zum Organisieren Ihres Katalogs
  • Beispiele: "CONSULT-01", "LICENSE-SOFT-01"
  • Kann leer gelassen werden

Beschreibung

  • Detaillierte Beschreibung dessen, was das Produkt oder die Dienstleistung umfasst
  • Optional, aber empfohlen
  • Erscheint auf Rechnungen in den Positionsdetails
  • Beispiele: "Professionelle Beratungsleistungen, pro Stunde", "Jährliche Softwarelizenz mit Updates"

Schritt 3: Preisgestaltung & Details​

Standardpreis (Netto)

  • Preis ohne MwSt.
  • Pflichtfeld
  • Dies ist der Standardpreis, der beim Hinzufügen des Produkts zu einer Rechnung verwendet wird
  • Kann pro Rechnung angepasst werden
  • Beispiel: "150,00" für 150 EUR

Einheit

  • Masseinheit für das Produkt
  • Optional, aber empfohlen
  • Beispiele: "Stunde", "Tag", "Monat", "Stück", "Lizenz"
  • Erscheint auf Rechnungen (z. B. "5 Stunden @ 150,00 EUR/Stunde")

Produkttyp

  • Klassifizierung als Dienstleistung oder Produkt
  • Kann die MwSt.-Behandlung in einigen Ländern beeinflussen (Dienstleistungen können bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen andere Steuerregeln haben)

Aktiv-Status (is_active)

  • Neue Produkte sind standardmäßig aktiv
  • Deaktivieren Sie Produkte, die Sie nicht mehr verwenden
  • Inaktive Produkte erscheinen nicht in der Produktauswahl beim Erstellen von Rechnungen
  • Kann jederzeit reaktiviert werden

Schritt 4: Produkt speichern​

Klicken Sie auf Speichern, um das Produkt zu Ihrem Katalog hinzuzufügen.

Verwendung von Produkten in Rechnungen​

Beim Erstellen einer Rechnung:

  1. Gehen Sie zu Vertrieb > Rechnungen > Neue Rechnung
  2. Klicken Sie im Positionsbereich auf Produkt hinzufügen
  3. Beginnen Sie, den Produktnamen einzugeben
  4. docs101 zeigt passende aktive Produkte aus Ihrem Katalog
  5. Klicken Sie zum Auswählen; Preis und Einheit werden automatisch ausgefüllt
  6. Passen Sie Menge und Preis nach Bedarf an
  7. Speichern Sie die Rechnung

Vorteile:

  • Schnelle Rechnungserstellung ohne erneute Preiseingabe
  • Konsistente Preisgestaltung über Rechnungen hinweg
  • Automatische Vorgaben für Preis und Einheit
  • Professionelles Erscheinungsbild

Bearbeitung von Produkten​

So aktualisieren Sie ein Produkt:

  1. Suchen Sie das Produkt in Ihrem Katalog
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten
  3. Ändern Sie beliebige Felder
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern
info

Änderungen beeinflussen nur neue Rechnungen. Bestehende Rechnungen behalten die ursprünglichen Produktdetails zum Zeitpunkt ihrer Erstellung.

Deaktivierung von Produkten​

Deaktivieren Sie Produkte, die Sie nicht mehr verwenden:

  1. Suchen Sie das Produkt in Ihrem Katalog
  2. Setzen Sie den Aktiv-Status auf inaktiv
  3. Das Produkt erscheint nicht mehr im Produktauswahl-Dropdown

Vorteile der Deaktivierung statt Löschung:

  • Produkt ist im täglichen Gebrauch verborgen
  • Historische Rechnungen mit diesem Produkt werden weiterhin korrekt angezeigt
  • Kann jederzeit reaktiviert werden, wenn Sie es wieder verwenden

Löschen von Produkten​

So löschen Sie ein Produkt dauerhaft:

  1. Suchen Sie das Produkt in Ihrem Katalog
  2. Klicken Sie auf Löschen
  3. Bestätigen Sie das Löschen

Einschränkungen:

  • Kann Produkte, die bereits auf Rechnungen verwendet werden, nicht löschen
  • Deaktivieren Sie stattdessen, wenn das Produkt in historischen Rechnungen referenziert wird
  • Gelöschte Produkte können nicht wiederhergestellt werden

Verwaltung Ihres Katalogs​

Anzeigen aller Produkte​

Gehen Sie zum Produktkatalog, um zu sehen:

  • Alle Produkte mit Namen, SKUs, Preisen und Status
  • Sortierung nach Name, Preis oder Status

Suche​

Verwenden Sie die Suchfunktion, um Produkte zu finden:

  1. Gehen Sie zum Produktkatalog
  2. Geben Sie Produktname, SKU oder Beschreibung in das Suchfeld ein
  3. Ergebnisse erscheinen sofort
  4. Klicken Sie auf ein Produkt zum Anzeigen oder Bearbeiten

Best Practices​

  1. Deutlich benennen — Verwenden Sie beschreibende Namen, die Ihre Kunden verstehen
  2. Beschreibungen einschließen — Helfen Sie Kunden zu verstehen, wofür sie zahlen
  3. Realistische Preise festlegen — Der Standardpreis sollte Ihren tatsächlichen Satz widerspiegeln (vor MwSt.)
  4. Regelmäßig überprüfen — Deaktivieren Sie Produkte, die Sie nicht mehr anbieten
  5. Preise aktualisieren — Wenn sich Ihre Saetze ändern, aktualisieren Sie Produktpreise sofort
  6. SKUs eindeutig halten — Falls Sie SKUs verwenden, stellen Sie sicher, dass jedes Produkt eine eindeutige Kennung hat

MwSt. und Compliance​

MwSt.-Saetze:

  • Der MwSt.-Satz wird pro Rechnungsposition festgelegt, nicht pro Produkt
  • Der Standardsatz Ihres Landes ist in der Regel beim Hinzufügen von Positionen vorausgewählt
  • Kann pro Position für Spezialfälle angepasst werden (ermaessigte Artikel, steuerbefreite Lieferungen)
  • MwSt.-Daten werden in ZUGFeRD/Factur-X XML für Compliance eingebettet

Produkttyp-Auswirkung:

  • Einige Länder behandeln Dienstleistungen und Produkte unterschiedlich bei der MwSt.
  • Korrekte Klassifizierung als Dienstleistung oder Produkt verbessert die Compliance
  • Beispiel: Grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen können den Reverse-Charge-Mechanismus verwenden

Häufige Anwendungsfälle​

Berater / Freiberufler:

  • Erstellen Sie ein Produkt: "Beratungsstunden" mit Ihrem Stundensatz
  • Variieren Sie die Menge pro Rechnung basierend auf geleisteten Stunden

Softwareunternehmen:

  • Erstellen Sie Produkte für jeden Lizenztyp oder jede Servicestufe
  • Konsistente Preisgestaltung über alle Kundenrechnungen

Agentur:

  • Erstellen Sie separate Produkte für Design, Entwicklung und Projektmanagement
  • Wiederverwendung über aehnliche Kundenprojekte

Weiter: Richten Sie Ihren Abonnement & Abrechnung-Plan ein.