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Rechnungserstellungs-Modi — Wizard & Expert

docs101 bietet zwei Wege zur Rechnungserstellung: einen Geführten Wizard, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt, und ein Expert Dashboard, das alle Felder auf einem Bildschirm zeigt. Beide Modi erzeugen das gleiche Ergebnis — eine vollständig konforme, versandfertige Rechnung.

Sie können Ihren bevorzugten Modus unter Einstellungen > Präferenzen festlegen und jederzeit während der Rechnungserstellung zwischen den Modi wechseln.

Präferenz einstellen​

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Präferenzen
  2. Wählen Sie unter Rechnungserstellungs-Modus eine der beiden Optionen:
    • Geführter Wizard — Schritt-für-Schritt-Ablauf mit drei Phasen (Standard für neue Nutzer)
    • Expert Dashboard — Alle Felder auf einem Bildschirm sichtbar
  3. Klicken Sie auf Speichern

Ihre Präferenz gilt für alle zukünftigen Rechnungen. Sie können den Modus pro Rechnung weiterhin über den Modus-Wechsel-Link im Header der Rechnungserstellung ändern.

Wizard-Modus (Geführt)​

Der Wizard unterteilt die Rechnungserstellung in drei Phasen. Jede Phase konzentriert sich auf eine Aufgabe, reduziert Fehler und macht den Prozess für neue Nutzer zugänglich.

Phase 1: Kundenauswahl​

In der ersten Phase wählen Sie den Rechnungsempfänger aus.

  1. Bestehenden Kunden suchen — Geben Sie den Kundennamen ein und wählen Sie aus den Ergebnissen
  2. Oder neuen Kunden anlegen — Klicken Sie auf Neuer Kunde, um direkt im Wizard einen neuen Kunden zu erstellen, ohne die Seite zu verlassen
  3. Adresse auswählen — Wählen Sie die Rechnungsadresse für diese Rechnung

Nach der Kundenauswahl erscheinen Smart-Default-Chips unter der Adresse, die die Standardwerte für diese Rechnung anzeigen:

  • Adresse — Die ausgewählte Rechnungsadresse
  • Zahlungsbedingungen — Aus dem Kundenprofil übernommen (z. B. Netto 30)
  • Währung — Die Standard-Währung des Kunden (z. B. EUR)
  • Vorlage — Die zugewiesene Rechnungsvorlage des Kunden
  • E-Invoicing — Das erkannte Rechnungsformat (ZUGFeRD/Factur-X oder PDF)
Kundenstandardwerte

Diese Chips spiegeln die im Kundenprofil gespeicherten Standardwerte wider. Richten Sie diese einmalig pro Kunde unter Kunden > [Kunde] > Bearbeiten ein, um bei jeder Rechnung Zeit zu sparen.

Klicken Sie auf Weiter, um zu Phase 2 zu gelangen.

Phase 2: Positionen​

In der zweiten Phase fügen Sie die zu verrechnenden Produkte oder Dienstleistungen hinzu.

  • Inline-Tabelle — Fügen Sie Positionen direkt in einer Tabellenzeile hinzu. Füllen Sie Titel, Menge, Einheit, Nettopreis, Steuer-Behandlung und USt-Satz aus
  • Laufende Summe — Der Footer zeigt eine live aktualisierte Zwischensumme, USt und Bruttosumme, während Sie Positionen hinzufügen
  • Produktkatalog — Klicken Sie auf Aus Katalog hinzufügen, um aus Ihren gespeicherten Produkten auszuwählen

Tastenkürzel für schnellere Eingabe:

TastenkürzelAktion
TabZum nächsten Feld springen
EnterAktuelle Position speichern und neue Zeile beginnen
EscapeAktuelle Zeile abbrechen
Automatische Steuerermittlung

Wenn Sie die erste Position hinzufügen, empfiehlt docs101 automatisch eine Steuer-Behandlung und einen Steuersatz basierend auf Ihrem Unternehmensprofil und den Kundendaten. Siehe Automatische Steuerermittlung weiter unten für Details.

Klicken Sie auf Weiter, um zu Phase 3 zu gelangen.

Phase 3: Prüfung & Finalisierung​

In der letzten Phase prüfen Sie alles, bevor die Rechnung erstellt wird.

  • PDF-Vorschau — Eine Live-Vorschau der Rechnung, wie Ihr Kunde sie sehen wird
  • Zusammenfassungs-Karten — Wichtige Rechnungsdetails auf einen Blick (Kunde, Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum)
  • Validierungs-Checkliste — docs101 prüft auf Vollständigkeit und Compliance-Probleme (z. B. fehlendes Bankkonto, ungültige USt-Struktur)

Falls die Validierungs-Checkliste Warnungen anzeigt, beheben Sie diese vor der Finalisierung. Wenn alles korrekt aussieht, klicken Sie auf Finalisieren, um die Rechnung zu erstellen.

Finalisierung ist irreversibel

Die Finalisierung überführt die Rechnung vom Entwurfsstatus in den Status Offen. Nach der Finalisierung können Positionen und Kernfelder nicht mehr bearbeitet werden.

Expert-Modus (Dashboard)​

Das Expert Dashboard zeigt alle Rechnungsfelder auf einem einzigen Bildschirm — Kunde, Positionen, Einstellungen und Summen sind gleichzeitig sichtbar und bearbeitbar.

  • Inline-Bearbeitung — Klicken Sie auf ein beliebiges Feld, um es direkt zu bearbeiten, oder nutzen Sie den seitlichen Drawer für detaillierte Positionsbearbeitung
  • Gleiche Validierung — Die gleichen Compliance-Prüfungen aus dem Wizard laufen auch hier und werden als Inline-Warnungen angezeigt
  • Volle Kontrolle — Alle Felder sind sofort zugänglich, ohne zwischen Phasen navigieren zu müssen

Das Expert Dashboard ist ideal für erfahrene Nutzer, die Geschwindigkeit und volle Übersicht über alle Rechnungsfelder gleichzeitig wünschen.

Zwischen Modi wechseln​

Sie können während der Rechnungserstellung den Modus wechseln, ohne Ihre Arbeit zu verlieren:

  • Ein Modus-Wechsel-Link erscheint im Header beider Modi (z. B. „Zum Expert wechseln" oder „Zum Wizard wechseln")
  • Beim Wechsel zum Wizard erkennt die Smart-Phasen-Erkennung, welche Phase angezeigt werden soll:
    • Kein Kunde ausgewählt → Phase 1
    • Kunde ausgewählt, keine Positionen → Phase 2
    • Positionen vorhanden → Phase 3
  • Beim Wechsel zum Expert werden alle Felder mit Ihren aktuellen Daten auf einem Bildschirm angezeigt

Kundenstandardwerte im Wizard​

Wenn Sie in Phase 1 einen Kunden auswählen, übernimmt der Wizard automatisch Standardwerte aus dem Kundenprofil:

StandardwertQuelleÜberschreibbar?
ZahlungsbedingungenKundenprofilJa, in Phase 3 oder Expert
RechnungsvorlageKundenprofilJa, in Phase 3 oder Expert
WährungKundenprofilJa, in Phase 3 oder Expert
RechnungsformatAutomatisch ermittelt aus Firmen- + KundenlandJa, im Entwurfsstatus
Kundenstandardwerte einrichten

Konfigurieren Sie Standardwerte einmalig pro Kunde unter Kunden > [Kunde] > Bearbeiten. So stellen Sie Konsistenz über alle Rechnungen für diesen Kunden sicher und beschleunigen den Wizard-Ablauf.

Automatische Steuerermittlung​

Wenn Sie die erste Position zu einer Rechnung hinzufügen, empfiehlt docs101 automatisch eine Steuer-Behandlung und einen USt-Satz basierend auf drei Datenpunkten:

  1. Ihr Unternehmensprofil — Land, USt-Registrierung, Kleinunternehmerregelung
  2. Kundendaten — Land, Kontakttyp (B2B/B2C), USt-ID-Vorhandensein und Validierungsstatus
  3. Bestehende Positionen — Falls die Rechnung bereits Positionen hat, wird dieselbe Steuer-Behandlung für Konsistenz empfohlen

Die Empfehlung erscheint als vorausgewählter Wert in den Feldern Steuer-Behandlung und USt-Satz — sowohl im Wizard als auch im Expert-Modus.

Steuerempfehlung immer überprüfen

Die automatische Steuerempfehlung deckt gängige Szenarien ab (Inlandsverkauf, EU-Reverse-Charge, Export), kann aber die Art Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung nicht berücksichtigen. Ermäßigte USt-Sätze, steuerbefreite Leistungen (Medizin, Bildung, Finanzen) und Nullsatz-Lieferungen hängen davon ab, was Sie verkaufen — Informationen, die nur Sie haben. Überprüfen Sie die vorausgewählte Steuer-Behandlung immer vor der Finalisierung.

Für die vollständige Liste der Steuer-Behandlungen und wann welche greift, siehe Steuer-Behandlung & USt-Sätze.