Firmeneinrichtung

Überblick

Die Firmeneinrichtung ist der Ort, an dem Sie Ihre offiziellen Geschäftsdetails konfigurieren. Diese Informationen erscheinen auf all Ihren Rechnungen und werden für die Compliance-Überprüfung mit EU-Standards verwendet.

Zugriff auf Firmeneinrichtung

1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Business Settings > Details
2. Die Seite zeigt vier Bereiche in einem Raster: Registrierungsdetails, Kontaktinformationen, Adresse und Firmenlogo
3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Formular freizuschalten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern

Registrierungsdetails

Der Bereich oben links enthält Ihre Steuer- und Geschäftsidentifikatoren.

Company Registration Number

• Die eindeutige Kennung, die Ihrem Unternehmen vom nationalen Handels- oder Unternehmensregister zugewiesen wird
• Beispiele je nach Land: Handelsregisternummer (Deutschland), Firmenbuchnummer (Österreich), SIREN-Nummer (Frankreich), KVK-nummer (Niederlande), Company Registration Number / CRN (UK)
• Pflichtfeld für Kleinunternehmer ohne USt-ID (siehe unten)

VAT Number

• Ihre EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. DE123456789)
• Erforderlich für B2B-Rechnungen innerhalb der EU
• docs101 validiert das Format automatisch gegen die VIES-Datenbank
• Wenn Sie umsatzsteuerbefreit sind (Kleinunternehmer), lassen Sie dieses Feld leer

Seller Identifier

• Eine weltweit eindeutige Geschäftskennung wie GLN oder DUNS-Nummer
• Pflichtfeld, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und keine Company Registration Number haben

Small Business VAT Exemption

• Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie für die Umsatzsteuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung Ihres Landes berechtigt sind (z. B. § 19 UStG in Deutschland)
• Wenn aktiviert, wird allen Rechnungspositionen automatisch die Steuer-Behandlung „Kleinunternehmer" zugewiesen (USt-Kategorie „E", 0% USt)
• Sie müssen mindestens eine Company Registration Number oder einen Seller Identifier angeben, um Ihr Unternehmen eindeutig zu identifizieren

warnung

Die Aktivierung der Kleinunternehmerregelung betrifft alle Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass Sie rechtlich berechtigt sind, bevor Sie diese Einstellung aktivieren. Kontaktieren Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

Legal Representative

• Vollständiger Name der Person(en), die offiziell zur Vertretung des Unternehmens registriert sind (z. B. Geschäftsführer, CEO)
• In einigen Ländern (z. B. Deutschland, Österreich) ist die Angabe des Geschäftsführers auf Geschäftsdokumenten gesetzlich vorgeschrieben
• Dringend empfohlen — erscheint auf Ihren Rechnungen

Tax Identification Number (TIN)

• Ihre nationale Steueridentifikationsnummer, unterscheidet sich von der USt-ID
• In Deutschland ist dies Ihre „Steuernummer"
• Kann erforderlich sein, wenn Sie nicht umsatzsteuerregistriert sind

Kontaktinformationen

Der Bereich oben rechts enthält Ihre geschäftlichen Kontaktdaten. Diese erscheinen auf Ihren Rechnungen.

Name

• Ihr offizieller Firmen- oder Geschäftsname

Email

• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse

Phone / Mobile

• Geschäftliche Telefon- und Mobilnummern

Website

• Ihre Firmen-Website-URL

Adresse

Der Bereich unten links enthält Ihre Geschäftsadresse. Diese erscheint auf allen Rechnungen und muss mit Ihrer offiziellen Geschäftsregistrierung übereinstimmen.

Street

• Vollständige Straßenadresse mit Hausnummer

Postal Code / City

• Ihre Postleitzahl und Stadt

District

• Optional — Bezirk oder Region

Country Code

• Wählen Sie Ihr Land aus dem Dropdown-Menü

Firmenlogo

Der Bereich unten rechts ermöglicht das Hochladen Ihres Firmenlogos.

• Klicken Sie auf den Logo-Bereich, um ein neues Bild hochzuladen
• Unterstützte Formate: PNG, JPG, GIF, WebP, AVIF
• Das Logo erscheint auf allen generierten Rechnungen
• Um ein Logo zu entfernen, fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das Lösch-Symbol

Logo-Tipps

Verwenden Sie ein PNG mit transparentem Hintergrund für beste Ergebnisse auf farbigen Rechnungsvorlagen. Ein hochauflösendes Logo sorgt für professionelle Darstellung.

Auswirkungen auf Rechnungen

Ihre Firmeneinrichtung beeinflusst:

• Rechnungskopf — Firmenname und Adresse erscheinen auf allen Rechnungen
• E-Mail-Anzeigename — Standard-E-Mail-Anzeigename verwendet Ihren Firmennamen
• Compliance-Daten — USt-ID und Steuernummer werden in ZUGFeRD/Factur-X XML eingebettet
• Standardeinstellungen — Werden als Vorgaben für neue Rechnungen verwendet

info

Das Ändern von Firmendetails beeinflusst nur neue Rechnungen. Bestehende Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Firmeninformationen.

Best Practices

1. Mit offizieller Registrierung abgleichen — Stellen Sie sicher, dass alle Details Ihren offiziellen Geschäftsregistrierungsdokumenten entsprechen
2. Legal Representative angeben — In einigen Ländern erforderlich und für alle dringend empfohlen
3. Logo-Qualität — Verwenden Sie ein hochauflösendes Logo für professionelle Darstellung auf Rechnungen
4. Bei Änderungen aktualisieren — Wenn sich Ihre Firmenadresse oder Geschäftsführung ändert, sofort aktualisieren
5. Für Compliance überprüfen — Lassen Sie Ihren Buchhalter überprüfen, um die Einhaltung lokaler Anforderungen sicherzustellen

Compliance-Checkliste

Überprüfen Sie vor der Erstellung Ihrer ersten Rechnung:

• Firmenname entspricht offizieller Registrierung
• Adresse enthält alle erforderlichen Angaben (Straße, PLZ, Stadt, Land)
• USt-ID ist korrekt formatiert und besteht VIES-Validierung (Regelbesteuerung) — oder Kleinunternehmer-Toggle ist aktiviert mit Registration Number/Seller Identifier
• Legal Representative ist angegeben
• Logo ist hochgeladen und sieht professionell aus
• Ihr Buchhalter hat die Einstellungen überprüft

Siehe EU-Compliance-Leitfaden für länderspezifische Anforderungen.

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Weiter: Richten Sie Bankkonten für Rechnungszahlungen ein.