Buchungsexport für Ihren Steuerberater

Überblick

Der Buchungsexport erstellt eine vollständige finanzielle Momentaufnahme als ZIP-Datei, die Sie mit Ihrem Steuerberater, Buchhalter oder Buchhalter teilen können. Sie enthält alle Daten, die diese benötigen, um Ihre Steuererklarung einzureichen oder eine Buchhaltungsanalyse durchzuführen.

Was in der ZIP enthalten ist

1. Hauptbuch (general_ledger.csv)

Eine CSV-Datei mit jeder nicht-entwurf Rechnung im ausgewählten Datumsbereich. Jede Zeile enthält folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
document_no	Rechnungsnummer
document_date	Rechnungsdatum
posting_date	Buchungsdatum
description	Positions- oder Rechnungsbeschreibung
net_amount	Nettobetrag (vor MwSt.)
vat_rate	Anwendbarer MwSt.-Satz
vat_amount	Berechneter MwSt.-Betrag
gross_amount	Bruttobetrag inklusive MwSt.
debit_account	Sollkonto-Zuordnung
credit_account	Habenkonto-Zuordnung
customer_id	Kundenkennung
currency	Währungscode (z. B. EUR)

Dies ermöglicht es Ihrem Buchhalter, alle Finanzaktivitäten zu überprüfen und eine ordnungsgemäße Kategorisierung sicherzustellen.

2. Kunden/Lieferanten-Liste (customers_vendors.csv)

Eine CSV-Datei mit allen eindeutigen Kunden, die in den exportierten Rechnungen referenziert werden. Ihr Buchhalter verwendet dies, um Kundenbeziehungen und Steuerverpflichtungen zu überprüfen.

3. Rechnungs-PDFs

PDF-Kopien aller nicht-entwurf Rechnungen innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs. Jede PDF ist nach ihrer Rechnungsnummer benannt. Falls Ihre Rechnungen ZUGFeRD/Factur-X eingebettete Daten enthalten, bleiben diese in der PDF erhalten.

Wie Sie einen Export generieren

Schritt 1: Navigieren Sie zu Exporte

1. Klicken Sie auf Exporte im Hauptmenü
2. Wählen Sie Paket-Export

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Datumsbereich

Wählen Sie ein Start- und Enddatum für den Export. Gängige Optionen sind:

• Ein einzelner Monat (z. B. 1. Januar — 31. Januar)
• Ein volles Quartal (z. B. 1. Januar — 31. März)
• Ein volles Kalenderjahr (z. B. 1. Januar — 31. Dezember)
• Ein benutzerdefinierter Bereich passend zu Ihrem Berichtszeitraum

tipp

Die meisten Buchhalter fordern Exporte monatlich oder vierteljährlich an. Wählen Sie denselben Datumsbereich konsistent, um Ihre Aufzeichnungen geordnet zu halten.

Schritt 3: Export generieren

1. Überprüfen Sie, dass der Datumsbereich korrekt ist
2. Klicken Sie auf Export generieren
3. docs101 kompiliert die Daten und erstellt die ZIP-Datei (dies kann je nach Volumen einige Sekunden bis wenige Minuten dauern)

Schritt 4: Herunterladen

Sobald die ZIP bereit ist, erscheint sie in Ihrem Downloads-Bereich. Klicken Sie auf Download, um sie auf Ihren Computer zu speichern.

Dateibenennnung

Exporte werden automatisch basierend auf dem Datumsbereich benannt, um das Organisieren und Teilen mit Ihrem Buchhalter zu erleichtern.

Teilen mit Ihrem Buchhalter

Best Practices

1. Regelmäßige Exporte — Generieren Sie Exporte monatlich oder vierteljährlich, nicht nur am Jahresende
2. Frühzeitiges Teilen — Teilen Sie Exporte, bevor Ihr Buchhalter danach fragt
3. Notiz einfügen — Erwaehnen Sie beim E-Mail-Versand den abgedeckten Datumsbereich
4. Sicherungen erstellen — Laden Sie Exporte lokal als eigene Sicherung herunter

E-Mail-Vorlage

Hallo [Name des Buchhalters],

anbei finden Sie den Finanzexport für [Datumsbereich] aus docs101.

Die ZIP enthält:
- Hauptbuch-CSV (alle Rechnungstransaktionen)
- Kunden/Lieferanten-CSV
- Rechnungs-PDFs

Teilen Sie mir mit, wenn Sie noch etwas benötigen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Importieren in Excel oder Buchhaltungssoftware

Ihr Buchhalter kann die CSV-Dateien direkt importieren in:

• Microsoft Excel — .csv-Dateien direkt oeffnen oder den CSV-Import-Assistenten verwenden
• Google Sheets — .csv-Dateien hochladen oder per Drag-and-Drop einfügen
• Andere Buchhaltungssoftware — Die meisten Programme akzeptieren das Standard-CSV-Format für den Datenimport

info

Die CSV-Dateien verwenden Standardformatierung und sollten mit jeder Software kompatibel sein, die CSV-Import unterstützt.

Verarbeitung großer Exporte

Wenn Sie viele Rechnungen haben:

• Der Export kann 1--2 Minuten dauern
• Die Dateigröße kann durch enthaltene PDF-Kopien anwachsen
• Erwaegen Sie monatliche statt jährliche Exporte für einfachere Handhabung
• Kontaktieren Sie den Support, wenn Exporte zu lange dauern

Fehlerbehebung

Problem: "Exportgenerierung fehlgeschlagen"

• Überprüfen Sie, dass Ihr Datumsbereich gültig ist (Startdatum vor Enddatum)
• Versuchen Sie es erneut mit einem kleineren Datumsbereich

Problem: "CSV sieht in Excel beschädigt aus"

• Versuchen Sie, die CSV über Excels Datenimport-Funktion zu importieren, anstatt die Datei doppelzuklicken
• Stellen Sie sicher, dass die korrekte Codierung (UTF-8) beim Import ausgewählt ist

Problem: "Rechnungen fehlen im Export"

• Nur nicht-entwurf Rechnungen mit Daten im ausgewählten Bereich werden einbezogen
• Überprüfen Sie, ob die Rechnungsdaten in Ihren gewählten Bereich fallen

Problem: "Datei ist zu gross"

• Exportieren Sie monats- oder quartalsweise statt für ein ganzes Jahr, um die Dateigröße zu reduzieren

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Weiter: Erfahren Sie, wie Sie Ihre Exporte und Downloads verwalten.