KSeF und FA_VAT: E-Invoicing in Polen
docs101 unterstützt aktuell ausschließlich ZUGFeRD/Factur-X. KSeF/FA_VAT-Unterstützung für den polnischen Markt ist für eine zukünftige Version geplant. Unternehmen mit Sitz in Polen können docs101 derzeit nicht für konforme Rechnungsstellung nutzen.
Polen führt eine zentralisierte E-Invoicing-Plattform namens KSeF (Krajowy System e-Faktur — Nationales E-Rechnungssystem) ein. Wie Italiens SDI fungiert KSeF als ein Clearance-System, bei dem Rechnungen vor ihrer Gültigverkaendigung an eine Regierungsplattform eingereicht und validiert werden müssen.
Was ist KSeF?
KSeF ist eine von der Regierung betriebene zentralisierte Plattform für die Ausstellung, Speicherung und Abrufung strukturierter elektronischer Rechnungen in Polen. Sie wird vom Polnischen Finanzministerium und der Nationalen Finanzbehoe (Krajowa Administracja Skarbowa — KAS) verwaltet.
KSeF ist seit Januar 2022 auf freiwilliger Basis verfügbar und ermöglicht Unternehmen, sich mit dem System vor der Pflichteinrichtung vertraut zu machen.
Was ist FA_VAT?
FA_VAT ist das XML-Schema für Rechnungen im KSeF-System. Es definiert die Struktur und Datenfelder, die jede elektronische Rechnung enthalten muss. Das Schema ist Polens strukturiertes Rechnungsformat und entspricht dem EN 16931-Standard.
Die aktuelle Version, die für die Pflichteinrichtung vorbereitet wird, ist FA(3), die am 1. Februar 2026 in Kraft tritt. Diese Version führt Verbesserungen am Schema basierend auf Rückmeldungen aus dem Zeitraum der freiwilligen Einrichtung ein.
Wie es funktioniert
Der KSeF-Prozess folgt einem Clearance-Modell:
- Rechnungserstellung: Der Lieferant erstellt eine Rechnung, die dem FA_VAT XML-Schema entspricht
- Einreichung: Die Rechnung wird über die API der Plattform oder durch einen autorisierten Vermittler bei KSeF eingereicht
- Validierung: KSeF validiert die Rechnung gegen das Schema und polnische Steuervorschriften
- Zuweisung: Nach erfolgreicher Validierung weist KSeF der Rechnung eine eindeutige Referenznummer (numer KSeF) zu
- QR-Code: Ein QR-Code kann generiert werden, der zur Rechnung in KSeF verlinkt und eine Überprufung durch Dritte ermöglicht
- Abruf: Der Empfänger ruft die Rechnung von KSeF mit der Referenznummer, automatisiertem API-Zugriff oder tokenbasierter Autorisierung ab
- Speicherung: KSeF speichert alle validierten Rechnungen für 10 Jahre
Die eindeutige Referenznummer und der QR-Code ermöglicht es jeder dritten Partei (z.B. einem Steuerprüfer oder Geschäftspartner), die Authentizität einer Rechnung gegen das Zentralsystem zu überprüfen.
Zeitplan für die Pflichteinrichtung
Der Rollout folgt einem gestaffelten Ansatz basierend auf der Unternehmensgröße:
- 1. Februar 2026: Pflicht für Grosssteuerzahler (solche mit einem Umsatz 2024, der PLN 200 Millionen, ca. EUR 46 Millionen, übersteigt)
- 1. April 2026: Pflicht für alle anderen als MwSt. registrierten Steuerzahler
- 1. Januar 2027: Ausweitung auf Mikrounternehmer und kleine Firmen mit monatlichen Verkaeufen bis PLN 10.000
Übergangszeitraum
Um den Übergang zu erleichtern, werden keine finanziellen Strafen für Nichtkonformität bis zum 1. Januar 2027 verhängt. Dies gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme mit KSeF zu integrieren, während das Mandat bereits technisch in Kraft ist.
Technische Details
FA_VAT-Schema
Das FA_VAT-Schema definiert die erforderliche Struktur für KSeF-Rechnungen. Wichtige Elemente sind:
- Lieferanten- und Kundenkennung: NIP (Polnische Steuernummer), Name, Adresse
- Rechnungsmetadaten: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum, Währung
- Rechnungspositionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Nettobetrag, MwSt.-Satz, MwSt.-Betrag, Bruttobetrag
- MwSt.-Zusammenfassung: Aufschlüsselung nach MwSt.-Satz mit Gesamtsummen
- Zahlungsinformationen: Zahlungsmethode, Bankkonto, Fälligkeitsdatum
- Rechtliche Hinweise: Reverse-Charge-Indikatoren, Split-Payment-Anmerkungen, Steuerbefreiungscodes
API-Integration
KSeF stellt eine REST-API für die automatisierte Rechnungseinreichung und den Abruf bereit. Unternehmen können sich direkt integrieren oder autorisierte Vermittler nutzen. Die API unterstuezt:
- Rechnungseinreichung: Einzelne Rechnung oder Batch-Upload
- Statusprufung: Abfrage des Verarbeitungsstatus eingereichte Rechnungen
- Rechnungsabruf: Download von Rechnungen nach Referenznummer oder Datumsbereich
- Sitzungsverwaltung: Authentifizierung über qualifizierte elektronische Signaturen oder vertrauenswürdige Profile
Authentifizierung
Der Zugriff auf KSeF erfordert Authentifizierung über:
- Qualifizierte elektronische Signatur (kwalifikowany podpis elektroniczny)
- Vertrauenswürdiges Profil (profil zaufany) — Polens nationales Identitätssystem digital
- Autorisierungstokens für automatisierte Systeme
Umfang des Mandats
Was ist inbegriffen
- Alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen polnischen MwSt.-registrierten Unternehmen
- Rechnungen, die von polnischen Unternehmen an polnische Verbraucher (B2C) ausgestellt werden, wenn eine Rechnung angefordert wird
Was ist ausgeschlossen
- Rechnungen von Unternehmen, die nicht für MwSt. in Polen registriert sind
- Bestimmte vereinfachte Rechnungen (z.B. Fahrscheine, Belege bis PLN 450)
- Grenzüberschreitende Rechnungen an Nicht-Polen-Empfänger (obwohl diese in einer zukünftigen Phase möglicherweise über KSeF gemeldet werden)
Verhältnis zu EN 16931
Das FA_VAT-Schema ist mit EN 16931 abgestimmt und berücksichtigt Peppol BIS-Konventionen. Es enthält jedoch zusätzliche Felder, die speziell für polnische Steueranforderungen gelten, wie:
- Polnische NIP-Steueridentifikationsnummern
- Split-Payment-Mechanismus-Indikatoren (erforderlich für bestimmte hochwertige Transaktionen in Polen)
- GTU-Codes (Waren- und Dienstleistungsgruppencodes für spezifische Transaktionskategorien)
- Verweise auf vorherige Rechnungen für Korrektionen
Wichtigste Unterschiede zu anderen Systemen
| Aspekt | KSeF (Polen) | SDI (Italien) | ZUGFeRD (Deutschland) |
|---|---|---|---|
| Modell | Clearance | Clearance | Dezentral |
| Format | FA_VAT XML | FatturaPA XML | PDF + CII XML |
| Zentralspeicherung | 10 Jahre | Ja (über Agenzia) | Nein (Lieferant speichert) |
| QR-Verifikation | Ja | Nein | Nein |
| Pflicht seit | Feb 2026 | Jan 2019 | Empfang: Jan 2025 |
| Strafen-Gnadenfrist | Bis Jan 2027 | Keine | N/A |
Mehr erfahren
- ZUGFeRD und E-Invoicing-Formate in der EU: Überblick über alle EU-E-Invoicing-Formate
- EN 16931-Standard: Der europäische Standard, der KSeF zugrunde liegt
- Digitale Rechnungsstellung in der EU: Regulatorische Landschaft über EU-Mitgliedstaaten