ZUGFeRD & Factur-X in docs101

Was ist ZUGFeRD/Factur-X?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und Factur-X sind hybride Rechnungsformate, die ein für Menschen lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten in derselben Datei kombinieren. Dies ermöglicht:

• Automatische Rechnungsverarbeitung durch Buchhaltungssoftware ohne manuelle Dateneingabe
• Konformität mit dem europäischen Standard EN 16931
• Nahtloser grenzüberschreitender Rechnungsaustausch innerhalb der EU
• Zuverlässige Validierung der Rechnungsdaten durch alle Beteiligten in der Kette

docs101 generiert Rechnungen automatisch im ZUGFeRD/Factur-X-Format, wenn sowohl das Firmenland als auch das Kundenadressenland in einem unterstützten Land liegen. Für andere Länderkombinationen werden Rechnungen als Standard-PDFs erstellt. Details zur Formatzuweisung finden Sie unten.

info

ZUGFeRD und Factur-X sind technisch derselbe Standard — ZUGFeRD ist der deutsche Name, Factur-X der franzoesische/internationale Name. docs101 erstellt Rechnungen, die unter beiden Bezeichnungen gültig sind.

Wann das ZUGFeRD/Factur-X-Format verwendet wird

docs101 bestimmt das Rechnungsformat anhand der Länder Ihres Unternehmens und der Kundenadresse auf der Rechnung:

Firmenland	Kundenadresse Land	Format
Deutschland (DE)	Deutschland (DE)	ZUGFeRD/Factur-X
Frankreich (FR)	Frankreich (FR)	ZUGFeRD/Factur-X
Alle anderen Kombinationen	Beliebig	Nur PDF

Diese Erkennung erfolgt automatisch, wenn Sie die Kundenadresse auf einer Rechnung auswählen oder ändern. Sie können das Format auch manuell über das Format-Badge auf der Rechnungsdetailseite ändern, solange die Rechnung im Status Entwurf ist.

Format-Badge

Das Rechnungsformat wird als Badge neben dem Status auf der Rechnungsdetailseite angezeigt. Klicken Sie im Entwurfsstatus darauf, um zwischen PDF und ZUGFeRD zu wechseln.

Für reine PDF-Rechnungen erstellt docs101 ein Standard-PDF ohne eingebettete XML. Es wird keine KOSiT-Validierung durchgeführt und der XML-Download ist für diese Rechnungen nicht verfügbar.

Wie docs101 ZUGFeRD-Rechnungen generiert

Jede ZUGFeRD/Factur-X-Rechnung, die Sie in docs101 erstellen, durchläuft einen dreistufigen Prozess:

1. PDF-Generierung

Ihre Rechnung wird als professionelles, druckbares PDF/A-3-Dokument mit allen visuellen Elementen ausgegeben — Logo, Formatierung, Positionen, Summen und Zahlungsdetails.

2. XML-Generierung und -Einbettung

docs101 konvertiert Ihre Rechnungsdaten über eine externe API in eine ZUGFeRD/Factur-X-XML-Datei. Die XML entspricht dem EN 16931-Standard und wird direkt in das PDF eingebettet. Die eingebettete XML enthält:

• Rechnungsmetadaten — Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung
• Verkäuferdaten — Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer
• Käuferdaten — Kundenname, Adresse, Umsatzsteuer-ID
• Positionen — Beschreibungen, Mengen, Stückpreise, Nettobeträge, MwSt.-Saetze und -Beträge
• MwSt.-Aufschlüsselungen — Summen gruppiert nach MwSt.-Kategorie (Standard, ermaessigt, Null, befreit, Reverse Charge, innergemeinschaftlich, Export)
• Finanzsummen — Nettosumme, Steuersumme, Bruttosumme, Zahlungsbetrag
• Zahlungsbedingungen — Fälligkeitsdatum, Skonto, Zahlungsbedingungstext
• Bankdaten — IBAN, BIC, Kontoinhaber (falls als Standard konfiguriert)
• Referenzen — Bestellnummer, Vertragsnummer oder andere Kennungen

3. KOSiT-Validierung

Nach der XML-Generierung validiert docs101 die Datei mit dem KOSiT-Validator (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Dies ist das offizielle deutsche Validierungstool für EN 16931-E-Rechnungen. Der Validator prüft:

• XML-Schema-Konformität
• Schematron-Geschäftsregel-Compliance
• Korrekte Verwendung von Codelisten und Kennungen
• Vorhandensein aller EN 16931-Pflichtfelder

Falls die Validierung fehlschlaegt, meldet docs101 die spezifischen Fehler, damit diese vor der Fertigstellung der Rechnung behoben werden können.

tipp

Die KOSiT-Validierung erfolgt automatisch während der Rechnungsgenerierung. Sie müssen sie nicht manuell ausloesen.

Was in der XML eingebettet wird

Die vollständige Auflistung der in jede Rechnungs-XML eingebetteten Daten:

Datenkategorie	Felder
Rechnungsmetadaten	Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Dokumententyp
Verkäufer	Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer
Käufer	Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID
Positionen	Beschreibung, Menge, Stückpreis, Nettobetrag, MwSt.-Satz, MwSt.-Betrag
Summen	Positionssumme, Steuersumme nach Kategorie, Gesamtsumme, Zahlungsbetrag
Zahlung	Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungstext, Skonto
Bankdaten	IBAN, BIC, Kontoinhaber, Bankname
Referenzen	Bestellnummer, Vertragsnummer, Projektreferenz

Diese strukturierten Daten können von Ihrem Steuerberater, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Behörden extrahiert werden, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Wie die Validierung funktioniert

docs101 bietet mehrere Validierungsebenen:

Automatische Validierung während der Generierung

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, validiert docs101 die generierte XML über KOSiT gegen EN 16931. Falls es Probleme gibt — fehlende Pflichtfelder, ungültige MwSt.-Saetze, strukturelle Fehler — sehen Sie eine Fehlermeldung mit Details, bevor die Rechnung gespeichert wird.

PDF-Validierungstool

docs101 bietet ein kostenloses, öffentliches PDF-Validierungstool unter POST /api/validate-invoice. Jeder kann ein ZUGFeRD/Factur-X-PDF hochladen und erhält einen detaillierten Validierungsbericht mit:

• Ob eingebettete XML gefunden wurde
• KOSiT-Validierungsergebnisse (bestanden/nicht bestanden mit Fehlern und Warnungen)
• PDF/A-3 XMP-Metadaten-Konformität
• Extrahierte Rechnungsdaten (Beträge, Daten, MwSt.-Details)

Mehr erfahren Sie im Leitfaden zum PDF-Validierungstool.

Externe Validatoren

Sie können Ihre Rechnungen auch herunterladen und mit beliebigen Drittanbieter-ZUGFeRD/Factur-X-Validatoren überprüfen. Die eingebettete XML ist standardkonform und wird von jedem Tool erkannt, das EN 16931 unterstützt.

Best Practices

• MwSt.-Konfiguration aktuell halten — docs101 verwendet Ihre Unternehmens-MwSt.-Einstellungen zur Kategorisierung von Positionen. Überprüfen Sie EU-Compliance, um sicherzustellen, dass Ihre Saetze korrekt sind.

• Vollständige Kundeninformationen eintragen — EN 16931 erfordert vollständige Adress- und Steuernummerninformationen für beide Parteien. Unvollständige Kundendaten können die Rechnungsgenerierung verhindern.

• Konsistente Nummerierung verwenden — Konfigurieren Sie Ihr Nummerierungsschema in der Administration, um sicherzustellen, dass Rechnungen fortlaufend und konform sind.

• Standard-Bankkonto einrichten — Wenn konfiguriert, werden Bankdaten in die XML eingebettet, was direkte Zahlungen ermöglicht und B2B-Rechnungsanforderungen erfüllt.

• Mit dem PDF-Validierungstool überprüfen — Nach der Rechnungsgenerierung können Sie die Rechnung im PDF-Validierungstool hochladen, um die vollständige Konformität zu bestätigten.

Technische Details

Für eine tiefergehende Erklärung des ZUGFeRD/Factur-X-Standards siehe Konzepte: ZUGFeRD Erklärt.

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Weiter: Erfahren Sie mehr über EU-Compliance-Anforderungen für Ihr Land und Setup.