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Bankkonten

Überblick​

Bankkonten speichert Ihre Zahlungsdetails zur Aufnahme auf Rechnungen. Sie können mehrere Konten hinzufügen und eines als Standard festlegen für die automatische Aufnahme auf allen Rechnungen.

Unterstützte Zahlungsarten​

docs101 unterstützt derzeit Banküberweisung (SEPA/Überweisung) als Zahlungsart auf Rechnungen. Weitere Zahlungsarten wie PayPal, Kreditkarte oder Barzahlung sind für ein zukünftiges Release geplant.

Warum ist die Zahlungsart wichtig?

Moderne E-Invoicing-Vorgaben verlangen, dass die auf einer Rechnung angegebene Zahlungsart dem tatsächlichen Zahlungsweg entspricht. Wenn ein Kunde per PayPal bezahlt, muss die Rechnung die PayPal-Transaktionsdetails enthalten. Wenn ein Kunde bar bezahlt, muss das auf der Rechnung vermerkt sein — inklusive Verweis auf die erhaltene Zahlung. Es reicht nicht aus, einfach eine Kontonummer auf jede Rechnung zu drucken, wenn die tatsächliche Zahlung anders erfolgt. Das sorgt für Transparenz und ermöglicht die automatische Verarbeitung von Rechnungen durch Buchhaltungssoftware.

Zugriff auf Bankkonten​

  1. Gehen Sie zu Administration > Bankkonten
  2. Zeigen Sie Konten an, fügen Sie neue hinzu, bearbeiten oder löschen Sie vorhandene

Hinzufügen eines Bankkontos​

Schritt 1: Klicken Sie auf "Bankkonto hinzufügen"​

Gehen Sie zu Bankkonten > Neues Konto hinzufügen

Schritt 2: Bankdetails eingeben​

IBAN

  • Internationale Bankkontonummer
  • Pflichtfeld
  • Format: 2 Buchstaben (Ländercode) + bis zu 30 alphanumerische Zeichen
  • Beispiel: "DE02000000000000000000"
  • docs101 validiert das Format automatisch

BIC (SWIFT-Code)

  • Bank Identifier Code
  • Optional, aber empfohlen
  • Format: 8 oder 11 alphanumerische Zeichen
  • Beispiel: "TESTDE01XXX"
  • Wird für internationale Überweisungen verwendet

Kontoinhaber

  • Name auf dem Bankkonto
  • Pflichtfeld
  • Sollte der offiziellen Kontoregistrierung entsprechen
  • Beispiel: "Acme Corporation GmbH"

Währung

  • Währung des Bankkontos
  • Häufige Werte: EUR, GBP, CHF, USD
  • Wird auf Rechnungen zusammen mit der IBAN angezeigt

Schritt 3: Konto speichern​

Klicken Sie auf Speichern, um das Konto hinzuzufügen.

Festlegen eines Standard-Kontos​

Ein Konto kann als "Standard" gekennzeichnet werden und erscheint automatisch auf allen neuen Rechnungen.

So legen Sie ein Konto als Standard fest:

  1. Suchen Sie das Konto in Ihrer Liste
  2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Als Standard festlegen
  3. Die Standardanzeige zeigt, welches Konto derzeit Standard ist

Beim Erstellen von Rechnungen:

  • Das Standard-Konto wird automatisch angezeigt
  • Sie können für einzelne Rechnungen ein anderes Konto wählen
  • Kontodetails erscheinen im Zahlungsinformations-Bereich der Rechnung

Verwendung mehrerer Konten​

docs101 unterstützt mehrere Bankkonten für verschiedene Zwecke:

Beispiel-Anwendungsfälle:

  • Separates Konto für jedes Land, in dem Sie tätig sind
  • Verschiedene Konten für verschiedene Geschäftsbereiche
  • Ein Konto für Inlandsrechnungen, ein anderes für internationale

Beim Erstellen von Rechnungen:

  • Standard-Konto ist vorausgewählt
  • Sie können ein anderes Konto für bestimmte Rechnungen wählen
  • Kontodetails werden in ZUGFeRD/Factur-X XML für Compliance eingebettet

Bearbeitung von Bankkonten​

So aktualisieren Sie Kontoinformationen:

  1. Suchen Sie das Konto in Ihrer Liste
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten
  3. Aktualisieren Sie die gewünschten Felder
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern
info

Das Ändern von Kontodetails beeinflusst nur neue Rechnungen. Bestehende Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Kontoinformationen.

Löschen von Bankkonten​

So entfernen Sie ein Konto:

  1. Suchen Sie das Konto in Ihrer Liste
  2. Klicken Sie auf Löschen (Papierkorbsymbol)
  3. Bestätigen Sie das Löschen

Einschränkungen:

  • Standard-Konto kann nicht gelöscht werden (legen Sie zunächst ein anderes als Standard fest)
  • Das Löschen beeinflusst nicht bestehende Rechnungen
  • Gelöschte Konten können nicht wiederhergestellt werden

Kontoinformationen auf Rechnungen​

Ihr Bankkonto erscheint auf Rechnungen im Zahlungsinformationen-Bereich:

IBAN: DE02000000000000000000
BIC:  TESTDE01XXX
Kontoinhaber: Acme Corporation GmbH

Diese Informationen:

  • Werden in der ZUGFeRD/Factur-X XML eingebettet
  • Ermöglichen Kunden die Zahlung per Banküberweisung
  • Sollten exakt Ihren tatsächlichen Bankdetails entsprechen

Best Practices​

  1. Genaue Details verwenden — Stellen Sie sicher, dass IBAN und BIC Ihrem tatsächlichen Konto entsprechen
  2. Standard festlegen — Haben Sie immer ein Standard-Konto konfiguriert
  3. Vollständigen Kontoinhaber-Namen verwenden — Verwenden Sie den offiziellen Namen Ihrer Bankregistrierung
  4. Währung korrekt halten — Stellen Sie sicher, dass die Währung der tatsächlichen Kontowährung entspricht
  5. BIC überprüfen — BIC-Code bei Ihrer Bank gegenkontrollieren (muss 8 oder 11 Zeichen sein)
  6. Vor dem Start testen — Senden Sie eine Test-Rechnung, um die korrekte Anzeige der Bankdetails zu überprüfen

Fehlerbehebung​

Problem: "Ungültiges IBAN-Format"

  • Überprüfen Sie, ob die IBAN korrekt eingegeben ist (Ländercode + Prüfziffern + Kontonummer)
  • Die IBAN-Länge variiert je nach Land
  • Verwenden Sie Ihren Kontoauszug oder Online-Banking, um Ihre IBAN zu bestätigen

Problem: "BIC-Code nicht erkannt"

  • BIC muss genau 8 oder 11 Zeichen sein
  • Fragen Sie Ihre Bank nach dem korrekten BIC/SWIFT-Code
  • BIC leer zu lassen ist für inländische SEPA-Überweisungen akzeptabel

Problem: "Kann Standard-Konto nicht löschen"

  • Legen Sie zunächst ein anderes Konto als Standard fest, dann löschen Sie das ursprüngliche

Problem: "Falsche Währung ausgewählt"

  • Bearbeiten Sie das Konto und wählen Sie die korrekte Währung

Compliance-Hinweise​

EN16931 (EU-E-Invoicing-Standard):

  • Die IBAN ist Pflicht, wenn als Zahlungsart Überweisung (Zahlungsmittel-Code 30) angegeben ist — das ist der Standard für Banküberweisungen
  • Im SEPA-Raum ist die BIC in der Regel nicht erforderlich — die IBAN allein reicht für SEPA-Überweisungen aus
  • Für internationale Überweisungen außerhalb des SEPA-Raums wird die BIC empfohlen
  • Wenn ein Standard-Konto festgelegt ist, werden Zahlungsdetails automatisch auf Ihren Rechnungen aufgenommen

SEPA-Zahlungen:

  • Die IBAN ermöglicht SEPA-Überweisungen in ganz Europa
  • Kunden mit SEPA-fähigen Banken können direkt mit der IBAN auf der Rechnung bezahlen

Sicherheit & Datenschutz​

  • Bankkontodetails werden sicher übertragen
  • Details sind nur für Rechnungsempfänger sichtbar
  • Ihre Banking-Anmeldedaten werden nie von docs101 gespeichert
  • Kontonummern erscheinen auf Rechnungen als Zahlungsinformation

Weiter: Richten Sie Ihren Produktkatalog ein.