Rechnung duplizieren

Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen möchten, die einer bereits vorhandenen ähnelt, können Sie diese duplizieren, anstatt von Grund auf neu zu beginnen. Die Duplikat-Funktion erstellt einen neuen Entwurf, der alle Positionen, Rabatte, USt-Ausnahmen und Einstellungen aus der Quellrechnung übernimmt — das spart Zeit und reduziert Fehler.

Wann Rechnungsduplizierung sinnvoll ist

Das Duplizieren von Rechnungen ist in vielen gängigen Szenarien nützlich:

• Wiederkehrende Dienstleistungen: Sie stellen einem Kunden jeden Monat die gleichen Leistungen in Rechnung (z. B. Hosting, Beratungspauschale, Wartung)
• Ähnliche Projekte: Ein neues Projekt hat die gleichen Positionen wie ein vorheriges, mit kleineren Anpassungen
• Korrektur einer versendeten Rechnung: Sie müssen eine überarbeitete Rechnung mit den gleichen Positionen, aber anderen Daten oder Beträgen ausstellen
• Saisonale Abrechnung: Quartals- oder Jahresrechnungen, die jede Periode der gleichen Struktur folgen

Best Practice

Für wirklich wiederkehrende Rechnungen mit identischen Beträgen jeden Monat empfiehlt es sich, die letzte Rechnung zu duplizieren und nur das anzupassen, was sich geändert hat. Das ist schneller als eine Neuerstellung und stellt Konsistenz sicher.

So duplizieren Sie eine Rechnung

Sie können Rechnungen von zwei Stellen aus duplizieren: der Rechnungsliste und der Kundendetail-Seite.

Von der Rechnungsliste

1. Navigieren Sie zur Rechnungsübersicht
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rechnung, die Sie duplizieren möchten — Aktionssymbole erscheinen rechts in der Zeile
3. Klicken Sie auf das Duplikat-Symbol (zwei übereinanderliegende Dokumente)
4. Ein Bestätigungsdialog zeigt die Quellrechnungsnummer an
5. Klicken Sie auf "Duplicate", um zu bestätigen

Von der Kundendetail-Seite

1. Öffnen Sie den Kunden, dessen Rechnung Sie duplizieren möchten
2. Scrollen Sie zur Tabelle Letzte Rechnungen im Übersicht-Tab
3. Klicken Sie auf das Duplikat-Symbol in der Spalte Aktionen der Rechnungszeile
4. Ein Bestätigungsdialog zeigt die Quellrechnungsnummer an
5. Klicken Sie auf "Duplicate", um zu bestätigen

Nach der Bestätigung werden Sie automatisch zur neuen Rechnung weitergeleitet, wo Sie die kopierten Daten überprüfen und anpassen können.

Was wird kopiert

Die Duplikat-Funktion übernimmt alle relevanten Rechnungsdaten in den neuen Entwurf:

Kopierte Felder

Kategorie	Felder
Kunde	Kunde, Kundenadresse
Positionen	Alle Einzelposten mit Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis, Steuersatz, Rabatt, USt-Kategoriecode und verknüpftem Produkt
Rabatte	Positionsrabatte (Typ, Wert, Betrag) und Rechnungsrabatte (Beschreibung, Prozentsatz, Betrag)
USt-Ausnahmen	Alle USt-Ausnahme-Einträge (Kategoriecode, Begründungscode, Begründungstext)
Zahlung	Bankkonto, Zahlungsbedingungen
Einstellungen	Rechnungsvorlage, Ansprechpartner, Währung, Rechnungstyp
Referenzen	Bestellnummer, Kundenbestellnummer, Metadaten

Zurückgesetzte Felder

Diese Felder werden nicht aus der Quelle kopiert — sie erhalten neue Werte:

Feld	Neuer Wert	Grund
Rechnungsnummer	"DRAFT"	Eine echte Nummer wird bei Fertigstellung vergeben
Status	DRAFT (Entwurf)	Das Duplikat ist ein neuer bearbeitbarer Entwurf
Rechnungsdatum	Heute	Spiegelt das tatsächliche Erstellungsdatum wider
Leistungszeitraum (Start/Ende)	Heute	Sollte auf den neuen Abrechnungszeitraum angepasst werden
Fälligkeitsdatum	Neu berechnet	Basierend auf den Zahlungsbedingungen und dem heutigen Datum
Bezahlt am	Leer	Die neue Rechnung wurde noch nicht bezahlt
USt-Aufschlüsselung	Neu berechnet	Wird anhand der duplizierten Positionen komplett neu erstellt
PDF-/XML-Dateien	Leer	Es wurden noch keine Dokumente erzeugt

Rechnungsnummer

Die duplizierte Rechnung startet als "DRAFT". Eine endgültige Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, wenn Sie die Rechnung fertigstellen und versenden — gemäß Ihrem konfigurierten Nummerierungsschema.

Nicht kopiert

• Anhänge: Dateianhänge der Quellrechnung werden nicht übernommen. Laden Sie bei Bedarf neue Anhänge hoch.
• E-Mail-Verlauf: Versandhistorie und Zustellstatus gehören ausschließlich zur Originalrechnung.

Nach dem Duplizieren

Nachdem der neue Entwurf erstellt wurde, werden Sie in der Regel Folgendes tun:

1. Datum anpassen: Aktualisieren Sie den Leistungszeitraum für den neuen Abrechnungszeitraum
2. Positionen überprüfen: Fügen Sie Einzelposten hinzu, entfernen oder ändern Sie sie nach Bedarf
3. Beträge aktualisieren: Ändern Sie Mengen oder Preise, falls sich diese geändert haben
4. Vorschau prüfen: Erstellen Sie eine PDF-Vorschau, um zu überprüfen, ob alles korrekt aussieht
5. Versenden: Stellen Sie die Rechnung fertig und senden Sie sie an Ihren Kunden

Immer vor dem Versand prüfen

Auch wenn das Duplikat alle Daten korrekt kopiert, überprüfen Sie die neue Rechnung immer vor dem Versand. Daten, Mengen oder Preise müssen möglicherweise für den neuen Abrechnungszeitraum aktualisiert werden.

Duplizieren aus jedem Status

Sie können Rechnungen unabhängig von ihrem aktuellen Status duplizieren:

Quellstatus	Duplizierbar?	Anwendungsfall
Entwurf	Ja	Einen Entwurf kopieren, an dem Sie noch arbeiten
Versendet	Ja	Eine Folgerechnung auf Basis einer bereits versendeten erstellen
Bezahlt	Ja	Eine zuvor bezahlte Rechnung für einen neuen Zeitraum wiederholen
Storniert	Ja	Die Struktur einer stornierten Rechnung wiederverwenden

Die neue Rechnung wird immer als Entwurf (DRAFT) erstellt, unabhängig vom Status der Quellrechnung.

Referenz-Links

• Rechnung erstellen & versenden — Vollständiger Workflow zur Rechnungserstellung
• Rabatte & Ausnahmen — Wie Rabatte und USt-Ausnahmen funktionieren