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Rechnungsanhänge

docs101 ermöglicht es Ihnen, Dateianhänge zu Ihren Rechnungen hochzuladen. Anhänge können beim Versand der Rechnung per E-Mail mitgeschickt werden — beispielsweise AGB, Projektspezifikationen oder andere ergänzende Dokumente.

Anhänge nur per E-Mail

Anhänge werden ausschließlich in der E-Mail an Ihren Kunden mitgesendet. Sie erscheinen nicht im Rechnungs-PDF und werden weder eingebettet, verlinkt noch auf irgendeine Weise im generierten PDF-Dokument referenziert. Das Rechnungs-PDF bleibt immer ein eigenständiges ZUGFeRD/Factur-X-konformes Dokument.

Wann Anhänge verwenden​

Typische Anwendungsfälle für Rechnungsanhänge:

  • AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen als PDF anhängen
  • Projektdokumentation: Projektspezifikationen oder Leistungsbeschreibungen beifügen
  • Stundenzettel: Zeiterfassungsberichte oder detaillierte Aufschlüsselungen mitschicken
  • Lieferscheine: Liefernachweise oder Versanddokumente beifügen
  • Verträge: Unterschriebene Verträge oder Vereinbarungen anhängen, auf die die Rechnung Bezug nimmt
  • Tabellen: Detaillierte Kalkulationen oder Kostenaufstellungen beilegen

Unterstützte Dateiformate​

Folgende Dateitypen können als Anhänge hochgeladen werden:

KategorieFormateDateiendungen
DokumentePDF.pdf
Word-DokumenteMicrosoft Word.doc, .docx
TabellenMicrosoft Excel.xls, .xlsx
BilderJPEG, PNG.jpg, .jpeg, .png
TextKlartext.txt
Dateigrößenlimit

Jeder Anhang darf maximal 5 MB groß sein. Es gibt keine Begrenzung der Anzahl von Anhängen pro Rechnung.

Anhänge hochladen​

Schritt für Schritt​

  1. Öffnen Sie die Rechnung, der Sie Anhänge hinzufügen möchten
  2. Wechseln Sie zum Tab "Anhänge"
  3. Laden Sie Dateien auf eine von zwei Arten hoch:
    • Drag & Drop: Ziehen Sie Dateien direkt in den Upload-Bereich
    • Datei-Browser: Klicken Sie auf den Upload-Bereich, um den Datei-Browser zu öffnen und Dateien auszuwählen
  4. Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist — ein Fortschrittsbalken zeigt den Upload-Status an
  5. Der Anhang erscheint nach dem Upload in der Anhangstabelle

Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, indem Sie im Datei-Browser mehrere Dateien auswählen oder mehrere Dateien in den Upload-Bereich ziehen.

Erst speichern

Die Rechnung muss gespeichert sein, bevor Sie Anhänge hochladen können. Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, speichern Sie diese zuerst und wechseln Sie dann zum Anhänge-Tab.

Anhangstabelle​

Nach dem Upload wird jeder Anhang in einer Tabelle mit folgenden Informationen angezeigt:

SpalteBeschreibung
Datei-IconFarbcodiertes Symbol je nach Dateityp (rot für PDF, blau für Word, grün für Excel, lila für Bilder)
DateinameDer ursprüngliche Name der hochgeladenen Datei
DateigrößeGröße in lesbarem Format (KB oder MB)
TypDer MIME-Typ der Datei
HochgeladenDatum und Uhrzeit des Uploads
AktionenLöschen-Schaltfläche zum Entfernen des Anhangs

Ein Badge am Anhänge-Tab zeigt die Gesamtanzahl der Anhänge an.

Anhänge löschen​

Um einen Anhang zu entfernen:

  1. Wechseln Sie zum Tab "Anhänge"
  2. Klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche neben dem Anhang, den Sie entfernen möchten
  3. Bestätigen Sie die Löschung im Dialog
Löschung ist endgültig

Gelöschte Anhänge können nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie der Datei haben, bevor Sie sie löschen.

Rechnungen mit Anhängen versenden​

Wenn Sie eine Rechnung mit Anhängen versenden, zeigt der E-Mail-Dialog eine Liste aller verfügbaren Anhänge:

  1. Klicken Sie auf "Rechnung versenden"
  2. Im Versand-Dialog sehen Sie einen Bereich Anhänge mit allen hochgeladenen Dateien
  3. Alle Anhänge sind standardmäßig ausgewählt — deaktivieren Sie einzelne, die Sie nicht mitschicken möchten
  4. Verwenden Sie die Schaltflächen "Alle auswählen" / "Alle abwählen" zum schnellen Umschalten
  5. Der Dialog zeigt an, wie viele Anhänge ausgewählt sind
  6. Klicken Sie auf "Senden", um die Rechnung mit den ausgewählten Anhängen zu versenden

Ihr Kunde erhält die Rechnungs-E-Mail mit:

  • Dem generierten Rechnungs-PDF (immer enthalten)
  • Allen ausgewählten Dateianhängen
Anhänge nur per E-Mail — nicht im PDF

Zur Klarstellung: Anhänge werden als separate Dateien zusammen mit dem Rechnungs-PDF per E-Mail versendet. Sie sind niemals Teil des Rechnungs-PDFs selbst. Das PDF bleibt ein unverändertes, ZUGFeRD/Factur-X-konformes Dokument. Ihr Kunde erhält die Anhänge als zusätzliche Dateien in derselben E-Mail.

E-Mail-Zustellbarkeit und Anhänge​

Ihre Rechnung muss im Posteingang Ihres Kunden ankommen — das hat Priorität. Anhänge können beeinflussen, ob eine E-Mail zugestellt wird oder im Spam landet. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt.

Sichere Wahl​

  • PDF-Dateien sind der sicherste Anhangtyp. E-Mail-Anbieter und Spam-Filter behandeln sie als Standard-Geschäftsdokumente.
  • Bilder (JPEG, PNG) und Textdateien sind ebenfalls in der Regel unproblematisch.
  • Gesamtgröße im Blick behalten. Obwohl jeder Anhang bis zu 5 MB groß sein darf, sollte die Gesamtgröße aller Anhänge unter 10 MB bleiben. Kleinere E-Mails werden zuverlässiger zugestellt und laden schneller für Ihren Kunden.

Worauf Sie achten sollten​

  • Word- und Excel-Dateien (.doc, .docx, .xls, .xlsx) lösen häufiger Spam-Filter aus, besonders wenn sie Makros enthalten. Konvertieren Sie diese wenn möglich vor dem Anhängen in PDF.
  • Mehrere große Anhänge erhöhen das Risiko von Zustellproblemen. Wenn Sie viele Dateien senden müssen, fassen Sie sie in einer einzigen PDF zusammen oder senden Sie ergänzende Dokumente separat.
  • Ungewöhnliche Dateinamen mit Sonderzeichen können gelegentlich Probleme verursachen. Verwenden Sie einfache, beschreibende Namen wie AGB-2026.pdf.

Im Zweifelsfall​

Wenn ein Anhang für die Rechnung selbst nicht unbedingt nötig ist, senden Sie ihn in einer separaten E-Mail. Das Rechnungs-PDF ist das Dokument, das zählt — alles andere ist ergänzend. docs101 fügt immer das Rechnungs-PDF bei, und Sie wählen im Versand-Dialog, welche zusätzlichen Anhänge mitgesendet werden.

Best Practices​

Best Practices
  • Aussagekräftige Dateinamen verwenden: Benennen Sie Ihre Dateien eindeutig (z. B. AGB-2026.pdf), damit Ihr Kunde sie leicht zuordnen kann
  • PDF-Format bevorzugen: PDFs sind universell lesbar, behalten ihre Formatierung und haben das beste Zustellbarkeitsprofil
  • Vor dem Versand prüfen: Überprüfen Sie im Versand-Dialog, welche Anhänge ausgewählt sind, bevor Sie auf Senden klicken
  • Sensible Daten vermeiden: Laden Sie keine Dateien mit Passwörtern, Identifikationsnummern oder anderen sensiblen Informationen als E-Mail-Anhänge hoch