Rechnungs-Leitfaden
Der Abschnitt Rechnungs-Leitfaden bietet umfassende Informationen zu allem, was Sie über die Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Rechnungen in docs101 wissen müssen. Ob Sie Ihre erste Rechnung einrichten oder einen bestehenden Workflow optimieren — hier finden Sie detaillierte Anleitungen und Best Practices.
Was ist abgedeckt
Unsere Rechnungs-Leitfaden behandeln alle Aspekte des Rechnungslebenszyklus:
- Rechnungserstellung: Detaillierte Workflows zur Erstellung von Rechnungen von Grund auf oder mit Kundenstandardwerten, Konfiguration von Zahlungsbedingungen und Metadaten
- Rechnung duplizieren: Neue Rechnungen auf Basis vorhandener erstellen — alle Positionen, Rabatte und Einstellungen werden automatisch übernommen
- Rechnungsanhänge: Ergänzende Dateien (PDFs, Dokumente, Tabellen, Bilder) hochladen und beim E-Mail-Versand der Rechnung mitschicken
- Rechnungsversand: E-Mail-Zustellung über AWS SES, Empfängereinstellungen, Compliance-Prüfung und erneuter Versand
- Steuer-Behandlung & USt-Sätze: Wie docs101 Steuer-Behandlungen (Reguläre Besteuerung, Reverse Charge, Steuerbefreit u.a.) und Steuersätze handhabt, inklusive Kleinunternehmerregelung
- Rabatte & Ausnahmen: Positionsbasierte Prozentrabatte, USt-Ausnahmen und Reverse-Charge-Handling für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen. Für Skonto (Frühzahlungsrabatte) siehe Zahlungsbedingungen
- Zahlungsverfolgung: Manuelles Aktualisieren des Rechnungsstatus (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Storniert), Überwachung überfälliger Rechnungen und Dashboard-KPIs
- Clockify-Integration: Verbindung Ihres Clockify-Kontos zum Durchsuchen von Arbeitsbereichen, Benutzern und Kunden direkt in docs101
Schnellnavigation
Kern-Rechnungs-Workflows
| Leitfaden | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung erstellen & versenden | Vollständiger Workflow zur Rechnungserstellung und zum Versand per E-Mail mit ZUGFeRD-Compliance |
| Rechnungsanhänge | Dateien hochladen und an Rechnungs-E-Mails anhängen — unterstützte Formate, Größenlimits und Anleitung |
| Rechnung duplizieren | Neuen Entwurf auf Basis einer vorhandenen Rechnung erstellen — alle Positionen und Einstellungen werden kopiert |
| Steuer-Behandlung & USt-Sätze | Wie docs101 die richtige Steuer-Behandlung und den Steuersatz auswählt — und wie Sie diese anpassen können |
| Rabatte & Ausnahmen | Positionsbasierte Rabatte, USt-Ausnahmen und Reverse-Charge-Szenarien |
| Zahlungen verfolgen | Rechnungen als bezahlt markieren, überfälligen Status überwachen und Zahlungsmetriken verfolgen |
| Clockify-Integration | Clockify verbinden und Workspace-Daten direkt in docs101 durchsuchen |
Wichtige Konzepte
Bevor Sie in die Leitfaden eintauchen, machen Sie sich mit diesen Schlüsselkonzepten vertraut:
Rechnungsstatus
Jede Rechnung in docs101 hat einen Status, der ihr Lebenszyklus-Stadium widerspiegelt:
- Entwurf: Rechnung wird bearbeitet und ist noch nicht zum Versand bereit
- Versendet: Rechnung wurde per E-Mail an den Kunden zugestellt
- Bezahlt: Zahlung wurde empfangen und erfasst
- Storniert: Rechnung wurde als storniert markiert und ist nicht mehr gültig
Rechnungen wechseln manuell den Status: Entwurf zu Versendet (beim Versand), Versendet zu Bezahlt (bei Zahlungsbestätigung) oder Versendet/Entwurf zu Storniert. Es gibt keine automatischen Statusübergänge.
Rechnungspositionen
Jedes Zeilenelement auf einer Rechnung (genannt "Position") kann Folgendes enthalten:
- Titel und Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts
- Menge und Maßeinheit (Stunden, Stück usw.)
- Nettopreis pro Einheit (Betrag vor USt)
- USt-Satz der Position
- Rabatt in Prozent
- Steuer-Behandlung (bestimmt USt-Kategorie und Steuersatz)
Compliance & Standards
docs101 erstellt Rechnungen, die folgenden Standards entsprechen:
- ZUGFeRD/Factur-X: Deutscher und europäischer E-Rechnungs-Standard mit eingebettetem XML, validiert durch KOSiT
- PDF/A: Langzeitarchivierungs-PDF-Format
- USt-Richtlinie: Ordnungsgemäße USt-Behandlung bei Inlands- und grenzüberschreitenden Rechnungen
- VIES-Validierung: Prüfung der USt-IDs von Kunden über das europäische Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem
docs101 stellt ein kostenloses öffentliches PDF-Validierungstool bereit, das ZUGFeRD-XML-Struktur, PDF/A-Konformität und KOSiT-Validierung prüft. Sie können damit jede E-Rechnungs-PDF überprüfen.
Häufige Rechnungsszenarien
Szenario: B2B-Dienstleistungsrechnung
Erstellen Sie detaillierte Rechnungen mit mehreren Dienstleistungspositionen, wenden Sie positionsbasierte Rabatte an, nutzen Sie USt-Befreiung für grenzüberschreitende EU-Kunden und verfolgen Sie die Zahlung über Kontoausz üge.
Relevante Leitfaden: Rechnung erstellen & versenden, Rabatte & Ausnahmen, Kontoauszüge
Szenario: Wiederkehrende monatliche Abrechnung
Duplizieren Sie die Rechnung des Vormonats, um schnell eine neue mit den gleichen Positionen, Kunden und Einstellungen zu erstellen. Passen Sie den Leistungszeitraum und ggf. geänderte Beträge an und versenden Sie.
Relevante Leitfaden: Rechnung duplizieren, Rechnung erstellen & versenden
Szenario: Zeitbasierte Abrechnung
Erfassen Sie abrechenbare Stunden für Ihre Kunden mit Clockify und erstellen Sie anschließend Rechnungspositionen manuell in docs101 basierend auf den Workspace-Daten, die Sie über die Clockify-Integration einsehen können.
Relevante Leitfaden: Clockify-Integration, Rechnung erstellen & versenden
Erste Schritte mit Rechnungen
Wenn Sie neu bei docs101 sind, beginnen Sie mit dem Leitfaden Erste Schritte: Erste Rechnung, der eine schnelle 5-Minuten-Anleitung zu den Grundlagen bietet.
Sobald Sie mit den Grundlagen vertraut sind, kehren Sie hierher zurück, um die detaillierten Leitfaden zu erkunden.
Free-Plan-Limits
Der kostenlose Plan umfasst bis zu 3 Rechnungen pro Monat. Wenn Sie mehr versenden müssen, sollten Sie ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan in Betracht ziehen.
Benötigen Sie Hilfe?
Jeder Leitfaden enthält hilfreiche Hinweisboxen, die wichtige Tipps, Warnungen und zugehörige Konzepte hervorheben. Verwenden Sie die Querverweise, um zwischen verwandten Themen zu navigieren und ein umfassendes Verständnis Ihrer Rechnungs-Workflows aufzubauen.