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E-Mail-Konfiguration

Überblick​

Die E-Mail-Konfiguration steuert, wie Rechnungen per E-Mail versendet werden. docs101 nutzt Amazon SES (Simple Email Service) — die branchenführende E-Mail-Infrastruktur, der weltweit tausende Unternehmen vertrauen. Das stellt sicher, dass Ihre Rechnungen zuverlässig im Posteingang Ihrer Kunden ankommen, mit hohen Zustellraten und integriertem Schutz gegen Spam-Filter. Sie müssen keinen E-Mail-Server einrichten oder sich um technische Details kümmern — docs101 übernimmt alles für Sie. Sie können den Anzeigenamen anpassen, der als Absender erscheint.

Zugriff auf E-Mail-Einstellungen​

  1. Gehen Sie zu Administration > E-Mail-Konfiguration
  2. Konfigurieren Sie Ihren E-Mail-Anzeigenamen

Wie E-Mail in docs101 funktioniert​

Alle Rechnungs-E-Mails werden von der System-E-Mail-Adresse versendet:

no-reply@docs101.com

Die Absenderadresse selbst ist nicht konfigurierbar — sie ist immer no-reply@docs101.com. Sie können jedoch den Anzeigenamen vollständig anpassen, der neben dieser Adresse in den E-Mail-Programmen Ihrer Empfänger erscheint.

Beispiel:

Von: Acme Corporation <no-reply@docs101.com>
Betreff: Rechnung RG-2026-0001

In diesem Beispiel ist "Acme Corporation" der konfigurierbare Anzeigename.

Anzeigenamen konfigurieren​

  1. Gehen Sie zu Administration > E-Mail-Konfiguration
  2. Finden Sie E-Mail-Anzeigename
  3. Geben Sie Ihren bevorzugten Namen ein (z. B. Ihren Firmennamen)
  4. Klicken Sie auf Speichern
  5. Alle zukünftigen Rechnungs-E-Mails verwenden diesen Anzeigenamen

Best Practices:

  • Verwenden Sie Ihren Firmennamen, damit Empfänger den Absender erkennen
  • Halten Sie es professionell und prägnant
  • Vermeiden Sie Sonderzeichen oder Symbole
  • Empfohlene Länge: 2--50 Zeichen

Beispiele für gute Anzeigenamen:

  • "Acme Corporation"
  • "Mueller Consulting"
  • "Tech Services GmbH"
  • "Buchhaltung"
tipp

Setzen Sie Ihren Anzeigenamen auf Ihren Firmennamen. So erkennen Ihre Kunden sofort, von wem die Rechnung stammt.

Was Rechnungs-E-Mails enthalten​

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden, erhält der Empfänger:

  • Von: Ihr konfigurierter Anzeigename mit no-reply@docs101.com
  • Betreff: Rechnungsnummer und Ihr Firmenname
  • Inhalt: Eine professionelle Nachricht mit:
    • Kurzer Begruessung
    • Rechnungszusammenfassung (Nummer, Betrag, Fälligkeitsdatum)
    • Zahlungsanweisungen
    • Kontaktinformationen Ihres Unternehmens

Die Rechnungs-PDF ist der E-Mail angehaengt.

E-Mail-Zustellung​

docs101 verwendet AWS SES (Simple Email Service) für zuverlässige E-Mail-Zustellung. Dies bietet:

  • Hohe Zustellungsraten
  • TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung
  • SPF- und DKIM-Authentifizierung für die docs101.com-Domain
  • Bounce-Handling
info

Da E-Mails von der docs101.com-Domain mit ordnungsgemäßen SPF- und DKIM-Einträgen gesendet werden, ist die Zustellbarkeit in der Regel sehr gut. Falls ein Kunde meldet, dass E-Mails im Spam landen, bitten Sie ihn, no-reply@docs101.com zu seinen Kontakten hinzuzufügen.

Demnächst: Versand über Ihre eigene E-Mail-Domain (Pro)​

In einem zukünftigen Update können Pro-Plan-Nutzer Rechnungen über ihre eigene E-Mail-Adresse versenden — statt über no-reply@docs101.com. Es wird zwei Optionen geben:

Option 1: Eigener SMTP-Server Verbinden Sie Ihr bestehendes E-Mail-System (z. B. Microsoft 365, Google Workspace), sodass docs101 Rechnungen direkt über Ihren Mailserver versendet.

Option 2: Domain-Verifizierung über DNS Setzen Sie DNS-Einträge (SPF, DKIM) für Ihre Domain, sodass docs101 berechtigt ist, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden — kein separater Mailserver nötig.

Vorteile des Versands über Ihre eigene Domain:

  • Rechnungen kommen von Ihrer eigenen Adresse, z. B. rechnungen@meinefirma.de
  • Antworten Ihrer Kunden landen direkt in Ihrem Posteingang
  • Volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Reputation und Zustellung
  • Stärkere Markenpräsenz im Posteingang Ihrer Kunden
Pro-Plan-Feature

Eigene E-Mail-Domains werden ausschließlich im Pro-Plan verfügbar sein. Free-Plan-Nutzer nutzen weiterhin die zuverlässige Zustellung über docs101.com — ohne zusätzliche Kosten.

Fehlerbehebung​

Problem: "E-Mails gehen in den Spam-Ordner"

  • Bitten Sie den Empfänger, no-reply@docs101.com zu seinen Kontakten oder der Liste sicherer Absender hinzuzufügen
  • Überprüfen Sie, ob Ihr Anzeigename keine Spam-ausloesenden Wörter enthält

Problem: "Falscher Anzeigename auf E-Mails"

  • Gehen Sie zu Administration > E-Mail-Konfiguration und aktualisieren Sie den Anzeigenamen
  • Die Änderung wird bei der nächsten gesendeten E-Mail wirksam

Problem: "Kunde hat die E-Mail nicht erhalten"

  • Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden auf Tippfehler
  • Bitten Sie den Kunden, seinen Spam- oder Junk-Ordner zu prüfen
  • Kontaktieren Sie den Support, falls das Problem anhält

Best Practices​

  1. Professionellen Anzeigenamen verwenden — Verwenden Sie Ihren Firmennamen, keine generische Bezeichnung
  2. Kontaktinformationen aktuell halten — Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmendetails in der Firmeneinrichtung korrekt sind, da sie im E-Mail-Text erscheinen
  3. Kunden informieren — Teilen Sie Kunden mit, dass Rechnungen von no-reply@docs101.com kommen, damit sie die Adresse auf die Whitelist setzen können

Datenschutz & Sicherheit​

  • E-Mail-Inhalte werden sicher mit TLS-Verschlüsselung übertragen
  • docs101 verwendet AWS SES, einen vertrauenswürdigen Enterprise-E-Mail-Zustelldienst
  • Rechnungs-E-Mails enthalten nur die für den Empfänger notwendigen Informationen

Weiter: Konfigurieren Sie Bankkonten für Rechnungszahlungen.