Audit Log
Das Audit Log bietet Ihnen eine vollständige, schreibgeschützte Aufzeichnung aller wichtigen Aktionen in Ihrem docs101-Konto. Jedes Mal, wenn sich ein Benutzer anmeldet, eine Rechnung erstellt, ein Kunde aktualisiert, Firmendaten geändert oder ein Teammitglied eingeladen oder entfernt wird, wird dies hier protokolliert.
Was wird protokolliert
| Kategorie | Aktionen |
|---|---|
| Rechnungen | Erstellt (finalisiert), Versendet, Bezahlt, Storniert |
| Kunden | Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht |
| Einstellungen | Firmendaten aktualisiert |
| Benutzer | Anmeldung, Eingeladen, Entfernt |
Vorlagenänderungen, Zahlungsbedingungen, Bankkontoänderungen, Nummerierungsänderungen und Entwurfserstellungen werden nicht im Audit Log erfasst.
Wo zu finden
- Navigieren Sie zu Einstellungen in der Hauptnavigation
- Klicken Sie auf den Tab Audit Log (letzter Tab)
Alle Firmenmitglieder können das Audit Log unabhängig von ihrer Rolle einsehen. Es ist schreibgeschützt — Einträge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Einen Eintrag lesen
Jeder Eintrag im Audit Log zeigt drei Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer | Avatar mit Initialen und Name der Person, die die Aktion ausgeführt hat. Systemgesteuerte Aktionen zeigen [SYS] System. |
| Aktion | Ein farbiges Badge (z.B. CREATED, SENT, PAID) gefolgt vom betroffenen Objekt und optionalem Kontext. |
| Datum | Zeitstempel in der Zeitzone Ihres Browsers, formatiert als TT.MM.JJJJ, HH:mm. |
Beispielzeile:
[MM] Max Mustermann — SENT Rechnung 01012026 an Musterkunde GmbH — 19.03.2026, 14:30
Den Log filtern
Drei clientseitige Filter stehen zur Verfügung. Alle Filter werden mit UND-Logik kombiniert.
Kategoriefilter
Ein Mehrfachauswahl-Dropdown lässt Sie Einträge nach Kategorie ein- oder ausblenden:
- Alle (Standard) — Zeigt alles an
- Rechnungen — Nur rechnungsbezogene Aktionen
- Kunden — Nur kundenbezogene Aktionen
- Einstellungen — Nur Firmendatenänderungen
- Benutzer — Nur Teammitglied-Aktionen
Zeitraum
Verwenden Sie die Datumsfelder Von und Bis, um Einträge auf einen bestimmten Zeitraum einzugrenzen.
Benutzerfilter
Wählen Sie einen bestimmten Benutzer aus dem Dropdown, um nur dessen Aktionen anzuzeigen. Das Dropdown wird dynamisch aus den Benutzern befüllt, die im Log erscheinen.
Badge-Farben
| Badge | Farbe | Aktionen |
|---|---|---|
| CREATED | Grün | Rechnung finalisiert, Kunde erstellt |
| UPDATED | Blau | Kunde aktualisiert, Einstellungen aktualisiert |
| DELETED | Rot | Kunde gelöscht, Benutzer entfernt |
| SENT | Primär | Rechnung per E-Mail versendet |
| PAID | Grün | Rechnung als bezahlt markiert |
| CANCELED | Grau | Rechnung storniert |
| LOGIN | Blau | Benutzer hat sich angemeldet |
| INVITED | Blau | Teammitglied eingeladen |
Paginierung
Das Audit Log zeigt 20 Einträge pro Seite, sortiert nach Datum (neueste zuerst). Nutzen Sie die Paginierungssteuerung am unteren Rand, um durch ältere Einträge zu navigieren.
Datenaufbewahrung
Audit-Log-Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Diese Bereinigung läuft täglich, sodass Ihnen immer ein rollendes 30-Tage-Fenster an Aktivitäten zur Verfügung steht.
Das Audit Log zeichnet nur Aktionen auf, die nach der Aktivierung des Features stattfinden. Bestehende historische Daten werden nicht rückwirkend befüllt — das Log startet leer und füllt sich natürlich, während Sie docs101 nutzen.